张小莹

在数字化时代背景下，数字技术与设备在各行业中得到了广泛应用，逐渐成为各行业经济发展的新引擎。在企业文秘工作与文书档案管理工作中，计算机、办公软件与数字技术的应用，能打破以往以人工为主的管理模式，依托数字化平台，提高文书档案采集、整理、存储、开发与利用的工作效率。鉴于此，现从概念、意义、策略三方面入手，着重探究文秘工作与文书档案管理工作一体化建设的方法与策略。首先，对文秘工作、文书档案管理工作以及一体化建设的概念进行了简要概述；其次，分析了文秘工作与文书档案管理工作一体化建设在完善企业资料、提高管理效率、优化工作流程三方面的现实意义；最后，探讨了文秘工作与文书档案管理工作一体化建设的策略，提出了“加强专业培训，更新工作理念；运用数字技术，共建共享资料；建立统一标准，完善管理系统；健全管理制度，协同开展工作；加强数据分析，识别安全风险”五条建议，以期通过一体化建设，提高企业档案收集、整理、存储、管理、开发与取用工作的水平。

文秘工作与文书档案管理工作一体化的概念

文秘工作的概念

文秘工作是文书和秘书工作的总称，是企业日常工作的重要组成部分，更是承上启下、联系内外、沟通左右的纽带，为企业决策起到参谋和助手的作用。具体而言，文书主要负责文件收发、分文批注、阅读管理、缮印校对、运转递送、立卷归档、清缴销毁等工作；秘书主要负责文件起草、拟办核稿、综合材料、会议记录、政务接洽、信访接待等工作。

文书档案管理工作的概念

文书档案管理是对企业在日常活动中形成的各类文书档案进行收集、整理、存储、核实、统计、开发与取用等各项工作，它是维护企业历史真实面貌、保障合法权益、提升决策科学性的重要手段，具有原始性、凭证性、连续性、真实性等特点。文书档案管理工作严格遵循统一管理、分级负责、安全保密、方便取用等原则。

两项工作一体化建设的概念

在数字化时代背景下，文秘工作与文书档案管理工作一体化建设，是企业构建现代化办公管理模式的重要举措，能有效提高工作效率与水平。文书与秘书主要负责公文的起草、审核、印发等工作，是档案管理的重要前提；档案管理则是对文秘工作过程中形成的各类公文进行分类整合、存储与维护的工作，两项工作均以公文为核心，紧密相连。文秘工作与文书档案管理工作一体化建设需确保公文及其处理的规范性，统一的格式、审批流程、书写标准等是文秘工作与文书档案管理工作一体化建设的必要条件。

文秘工作与文书档案管理工作一体化建设的意义

完善企业资料

虽然文秘工作与文书档案管理工作存在明显不同，但二者均以公文为主要工作内容。文书与秘书主要负责文书起草、收发、审核等工作，文书档案管理工作则是对企业在日常活动中形成的各类文书进行收集、整理、存储、核实、统计、开发与取用，两项工作均围绕“公文”这一核心内容展开。推进两项工作一体化建设，可通过制定统一标准、格式、要求与搭建数字化平台，打破两项工作间的信息壁垒，实现公文起草、审核、收发、整理、统计与取用等各项工作的有序开展，确保公文资料的完整、可靠与安全。传统模式下，由于文秘工作与文书档案管理工作缺乏衔接机制，公文在起草、印发后，常因文书档案管理工作未能及时跟进，出现公文散落、遗失、错误等问题，致使重要的公文资料缺失或损坏。由此可知，推进文秘工作与文书档案管理工作一体化建设，可在文秘工作完成后，立即衔接开展文书档案管理工作，实现对公文资料的全面监管与维护，不仅能有效降低企业资料的损耗率，还能解决资料缺失的问题，有助于完善企业资料，从而为企业制定决策、经营发展提供更加全面与准确的资料。

提高管理效率

传统模式下，由于文秘工作与文书档案管理工作存在明显界限，在日常公文管理与取用工作中，难以避免重复的工作环节，导致相关工作的效率较低，甚至对全局工作产生不良影响。现阶段，企业着重推进文秘工作与文书档案管理工作一体化建设，通过去除冗杂环节，解决传统模式下工作效率低下的问题。文书档案一体化管理系统的建设，既能支持文秘人员及时归档、便利取用，又能确保办结档案实时上传至一体化管理系统，并在大数据、云计算等数字技术的支持下，实现对文书档案的智能分类存储、风险分析与长期维护。这不仅能有效提高文书档案的管理效率，还能为企业决策、管理、经营等各项工作提供更全面的资料支撑，进而助力企业提升决策效率与水平。

优化工作流程

文秘工作与文书档案管理工作一体化建设，打破了传统模式下各部门“各自为政”的局面，促进了部门间信息的共建共享，实现了资料、信息的高效流动与取用。在一体化建设过程中，文秘工作人员可依托管理系统，在起草、印发公文环节，将相关资料及时录入管理系统，确保授权员工能及时访问、利用相关资料。相较传统模式下中文秘工作与文书档案管理工作相互分离的工作模式，一体化建设不仅改变了传统阶段的工作格局，促进文秘工作与文书档案管理工作协同开展，还剔除了冗杂的工作流程，并依托管理平台，推进文秘工作与文书档案管理工作流程有机融合，进一步优化了公文起草、审核、印发、整理、存储与取用工作。

文秘工作与文书档案管理工作一体化建设的策略

加强专业培训，更新工作理念

鉴于传统模式下文秘工作与文书档案管理工作相互分离的模式，企业要推进一体化建设，就应抓住人力这一重要资源，提高全体员工对一体化建设的重视，引导员工树立一体化工作理念，从而促使员工自觉推进文秘工作与文书档案管理工作一体化建设、协同开展。因此，企业应加大对员工队伍的建设力度，通过开展专业培训，引导员工转变工作理念，培养员工一体化的工作意识，确保文秘人员、档案管理人员全面掌握公文起草、印发、整理、存储、取用各工作环节的专业知识和技能。具体而言，通过引导员工树立一体化意识，全面更新文秘工作与文书档案管理工作理念，为文秘工作与文书档案管理工作一体化建设、协同开展创造良好条件。

例如，在档案管理信息化建设过程中，企业可定期开展员工培训，组织员工学习计算机、办公软件的操作技能，并从文秘工作与文书档案管理工作一体化建设角度出发，为文秘人员、档案管理人员提供系统学习专业知识与计算机操作技能的机会，逐步提升员工的知识水平与专业技能，使其认识到文秘工作与文书档案管理工作一体化建设、协同开展的重要性，从而引导员工树立一体化意识。例如，依托数字化平台，可使文书档案的创建、分类、存储与利用等工作实现一体化、协同化开展，并支持员工对文书档案进行全生命周期的监督与管理，有效提高了文书档案管理的效率与水平。在这一背景下，企业可构建“线上+线下”混合式培训模式，在开展线下培训活动时，进行线上直播；同时，将相关培训资料上传至数字化平台，支持员工参加统一培训与个性化学习，持续培养员工的一体化工作意识，引导员工在学习中更新工作理念。

运用数字技术，共建共享资料

打破文秘工作与文书档案管理工作的信息壁垒，实现对公文起草、审核、印发、整理、分类、存储与取用全生命周期的有效管理，是企业构建现代化治理模式的重要举措。企业要有效推进文秘工作与文书档案管理工作一体化建设，应针对传统模式下两项工作相互分离的情况，借助数字技术搭建数字平台，充分发挥大数据、云计算、人工智能等数字技术在数据采集、分析、处理与取用等方面的强大功能，以实现数据的共建共享，支持文秘工作与文书档案管理工作一体化建设、协同开展，为企业的财务、业务决策等提供更加全面与可靠的数据支撑。

例如，企业以负责文书档案管理工作的部门为中心，通过与第三方专业的信息技术公司建立长期的合作关系，将5G通信、大数据、云计算、物联网、人工智能等技术应用于企业办公平台的搭建与系统优化工作，充分发挥数字技术在各方面的强大功能，以技术赋能平台搭建与系统完善。而后，信息技术公司在文书档案管理系统建设的基础上，根据各部门的办公平台与系统的运行特点，在各部门的办公平台之间增设外部接口，确保业务、财务等部门日常工作中产生的各类文书资料可自动上传至文书档案管理系统，实现各部门资料的共建共享，并为文书档案管理工作提供更全面的资料支撑。企业的财务、业务决策也能依托文书档案管理系统，通过取用完整、可靠的资料，实现高水平制定。

建立统一标准，完善管理系统

传统模式下，文秘工作与文书档案管理工作各司其职，工作内容与职责存在明显差异。若要实现文秘工作与文书档案管理工作一体化建设，就应统一两项工作的数据标准和数据口径，从而为公文等资料自动上传至文书档案管理系统创造必要条件。因此，企业应根据我国相关部门制定的一体化建设法律法规、制度规范，在严格落实的过程中，从文秘工作的实际情况出发，简化工作流程，降低外部环境等因素对文秘工作产生的负面影响，打通文秘工作与文书档案管理工作的连接通道，实现两项工作的有效衔接、一体化建设与协同开展。文秘工作与文书档案管理工作一体化建设，可通过统一数据标准与口径，逐步完善管理系统。

例如，企业可安装万方云盘（全面覆盖档案全流程管理与智能化服务的万方档案管理系统），实现对多种类型文书档案资料的统一管理。在将纸质资料转化为电子档案的同时，实时采集、上传企业各项工作中形成的各类文书档案资料，实现对各类文书档案资料的统一管理。例如，档案管理系统具备多格式批量导入、智能分类整理、存储环境监测、异地备份、线上借阅与审批等功能，可实现对文书档案资料的全流程数字化管理，并推进档案管理的现代化转型。在统一数据标准、完善管理系统的支持下，企业可依托万方档案管理系统，实现文秘工作与文书档案管理工作协同开展，确保文书资料从起草到取用各环节，均可依托管理系统的功能得以实现，进而提高各类文书档案资料的存储、分析、取用效率。

健全管理制度，协同开展工作

制度是开展工作的主要依据，企业内部治理、业务活动等各项工作的开展均需依据相应的管理制度。因此，企业在推进文秘工作与文书档案管理工作一体化建设过程中，应建立健全相应的管理制度，确保两项工作的协同开展有据可依。同时，管理制度可对文秘工作与文书档案管理工作一体化建设进行监督、约束，有利于两项工作的有机融合与规范开展。

一方面，文秘工作与文书档案管理工作的一体化建设，整合了公文起草、审核、印发、采集、整理、存储、分析、取用等环节，形成一体化工作流程，提高了工作衔接开展的流畅性。针对文书档案从起草到取用各环节，企业应在管理制度中明确公文起草、印发、采集与整理等相关工作的规格、方法、时间、存储方式等，实现对文书档案管理全流程的全面覆盖，确保各项工作均在管理制度的规范下有序、高效开展。另一方面，建立健全协同机制，针对文秘工作对沟通的实际需求，在企业内部办公平台搭建数字化平台，支持文秘工作部门与其他部门建立流畅的沟通关系，并支持文秘工作中公文起草、审核、印发等环节中产生的各类数据自动上传至文书档案管理系统，实现对各类数据的实时采集与全面整理，为后续各项工作取用文书档案资料创造良好的条件。例如，在文件收发环节，文秘工作人员应依据管理制度，仔细核对收件人信息、文件内容，准确、及时记录文件的接收时间、对象与内容等信息，实现对文件收发各项工作的全面监管。

加强数据分析，识别安全风险

当前，数字技术与设备在各行业广泛应用，且逐渐成为各行业发展的新引擎。数字技术在企业管理、经营中的应用，能有效提高各项工作的效率与质量，尤其在以人工为主的重复率较高的工作中，数字技术在提高效率方面发挥着重要作用。因此，企业在推进文秘工作与文书档案管理工作一体化建设过程中，应积极应用数字技术。

例如，在公文起草、审核、收发、整理、存储、分析、取用各环节的日常工作中，运用大数据、云计算、人工智能等技术，在文书档案管理系统的支持下，基于大数据分析模型并通过数据分析，可从众多数据中提取反映企业经营状况、管理情况的关键信息，进而预测未来工作趋势。以大数据分析技术为核心，聚焦文书档案资料这一关键资源，在系统进行智能分析的过程中，从海量文书档案资料中提取与实际不符的异常参数，并对其进行深度挖掘，精准识别企业管理与经营风险，如文书档案泄漏风险。在系统识别风险后的第一时间，管理人员可及时采取有针对性的措施，做好风险规避准备。管理系统可对部分简单的风险进行自动化与智能化处理，从而提升文书档案管理工作的效率，并确保文书档案资料的完整性与安全性。

综上所述，企业推进文秘工作与文书档案管理工作一体化建设，是其顺应数字化时代发展趋势、构建现代化治理体系的重要举措。企业应积极应用数字技术与设备，在文秘日常工作与文书档案管理工作中，充分展现数字技术在数据采集、存储、分析、取用方面的功能与优势，提高文书档案管理工作的效率与质量。企业可从更新工作理念、共建共享资料、完善管理系统、健全管理制度、加强数据分析五方面入手，以技术赋能文秘工作与文书档案管理工作一体化建设、协同开展，以安全、完整、可靠的数据支持企业财务与业务决策，为企业实现可持续发展提供数据支持，并确保企业逐步实现可持续、高质量发展的战略目标。

（作者单位：新昌技师学院）