杨潇

高校干部人事档案作为人才信息的核心载体，记录着干部学习工作经历、专业技能、工作作风、绩效考核等信息，是高校培养、选拔人才的核心依据。因此，高校应完善干部人事档案管理，采取多样化策略提升档案管理效能，充分发挥其核心作用。现从高校干部人事档案管理现状与作用入手，结合制度建设、人才培养、管理方法、信息化建设等方面，提出高校干部人事档案管理效能提升路径，为高校高质量发展提供保障。

现代高校人事管理必须坚持“人才资源是第一资源”的原则，构建科学高效的人事档案管理体系，为干部人才引进、培养与任用提供重要依据。然而，随着高校对干部人才的需求日益增长，管理需求也更为多元，加之《干部人事档案工作条例》的颁布与实施，干部人事档案管理面临诸多挑战，管理难度随之上升，各类问题逐渐显露，影响了干部人事档案管理质量。因此，高校必须重视干部人事档案管理工作，不断创新管理方法，加强人才队伍培养，提升干部人事档案管理效能，助力高校高质量发展。

高校干部人事档案管理现状

档案归档现状

当前，高校干部人事档案涵盖人才学历、工作、考核、评审等多维度材料，全面详细地记录人才的成长轨迹与工作履历。不同高校的人事档案管理模式存在差异，体现了各类管理方法的作用。例如，南京大学要求干部人事档案必须包含工作经历、职称审批表等材料，并在所有手续完成后移交档案室归档，确保档案材料的精准全面，且归档时限严格控制在一个月内。由此可见，管理制度是推动档案管理精细化发展的核心举措。各类高校针对干部人事档案管理均制定了相应管理文件，如中国人民大学明确规定，在干部调动时，需完成档案的补充并完整性转移；南京航空航天大学则对干部人事档案内容作出规定，明确指出了档案内容的分类要求、原则与归档责任。

信息化建设推进情况

近年来，蓬勃发展的信息技术推动了高校干部人事档案管理数字化转型，各高校纷纷尝试利用人工智能、大数据技术与信息系统提升管理效率。与此同时，《干部人事档案工作条例》针对数字化建设明确要求，应依托人工智能、物联网、大数据等技术，完善人事档案管理方案，实现档案管理信息化、智能化，为高校人员调度、任用提供精准服务。例如，某大学借助数字技术实现干部人事档案线上管理，实现档案电子归档、实时化更新，并实现线上线下互联互通，提升档案利用率。但因各类因素影响，高校干部档案管理数字化转型存在诸多问题，进程缓慢。

高校干部人事档案管理的作用

提升人才选拔与培养的科学性

高校干部人事档案管理工作通过提供精准全面的数据信息，辅助相关人员完成人才评价、选拔与任用，引导干部进行职业规划与学习，提升人才选拔与培养的科学性。人事档案详尽记录干部个人经历、政治思想、考核结果、奖惩记录等多维度信息，为人才选拔与培养提供了客观依据，防止主观臆断，精准评估干部能力。对于人才选拔工作而言，干部人事档案可反映干部所有工作经历，提供以往与当前专业素养、工作情况的对比，从而确定干部的成长潜力，助力高校科学选拔人才。这种以数据为核心的人才选拔方式，可实现干部成长轨迹的客观呈现，避免人为因素影响选拔结果，提升人才选拔的透明度，确保选拔的干部人才满足岗位需求，提升工作效能。对于干部培养工作，干部人事档案可以实现干部优缺点的真实呈现，为干部培养工作提供信息支撑，确保培养方案的针对性、有效性，提升干部综合能力，从而更高质量地开展管理工作，确保高校教学、科研工作顺利进行。总之，干部人事档案管理极为关键，是高校公平开展人才选拔、个性化培养的关键要素。

保障资源配置的精准性与高效性

干部人事档案管理可实现高校干部信息的实时更新，为人力资源调配提供精准依据，促进人才合理流动，避免资源闲置，保障资源配置的科学性、高效性。首先，干部人事档案提供信息支撑。人事档案相当于“信息库”，详细记录高校干部各类信息，为管理者提供精准的人才画像，辅助其在选拔任用、岗位分析、绩效管理、团队组建等工作中作出科学决策。其次，干部人事档案推动人力资源的动态管理。人事档案需实时更新干部职务变动、绩效考核、职称评审等动态信息，而管理者可通过分析这些信息发现人力资源配置的不合理之处并科学调整，发挥干部最大潜能。最后，干部人事档案促进校内人才流动与竞争。人事档案可以帮助干部明确自身优势与不足，明确职业发展方向，并准确了解校内竞争状态，从而主动学习，激发工作积极性。

提升权益维护与信任的稳固性

数字化、标准化的干部人事档案管理，既能提升档案归档的精准性、全面性，还能保障干部各项权益，使其增强对学校决策的信任。人事档案全方位、多维度地记录干部基本信息、工作经历、职务变动、职称评审等信息，是干部任用、薪资调整的重要依据。通过提升管理效能，可增强干部资料归档的规范性，为干部晋升、评奖评优提供可靠的权益证明，避免因信息不齐全或资料错误影响干部的权益，确保其得到公平待遇。同时，干部人事档案的科学管理、资料共享与信息公开，使高校干部的成长与发展公开透明，在保障干部管理公平性的同时，强化干部对学校的信任，提升学校信誉。此外，人事档案管理还能为高校工作中存在的纠纷或争议提供强有力的信息支撑。当干部不理解选拔要求或其权益受到侵害时，档案可作为关键资料助力学校解释选拔任用工作，查明干部权益受损真相，维护干部权益，增强干部归属感、认同感，提升组织公信力，助力高校后续发展。

高校干部人事档案管理效能提升策略

制度先行，奠定管理基础

一方面，完善档案管理制度。高校要结合自身实际、现有管理体系与《干部人事档案工作条例》等法规，构建标准化制度体系，促进档案管理规范化开展。对此，高校要制定涵盖材料收集、整合、归档、应用、更新等多维度、全过程的管理制度，并明确各工作环节的具体安排、操作规范，细化管理人员职责，做到责任到人。同时，高校要根据制度内容绘制标准化的操作流程图，编写档案管理工作指南，使干部人事档案管理工作做到有理可依、有据可循，保障档案管理规范化。此外，高校应建立干部人事档案动态更新体系，实时更新学校干部档案材料，包括工作变动、职称评审，确保人事档案真实准确地反映干部实际情况。

另一方面，加强制度执行审核与监督。为确保干部人事档案管理始终保持良好水准，辅助管理人员完成干部选拔、培训等工作，高校必须加强管理审核，通过自评、互评等方式，实现人事档案管理流程、工作质量的全面审核，为干部管理提供精准完善的数据支撑。具体而言，高校要制定科学合理的审核监督机制，要求档案管理部门定期或不定期对档案材料进行检查，评估归档材料是否完整规范，一旦发现问题，应及时反馈并要求其立即整改，确保档案材料满足管理要求。同时，应制定完善合理、奖惩分明的考核机制，将管理工作效能与员工绩效考核、评先评优挂钩，对表现优秀的人员进行精神与物质的双重奖励，如绩效奖励、大会表扬、颁发证书；对工作不认真、未严格按照制度要求完成管理工作或出现重大失误的人员进行批评教育，结合具体情况采取扣除绩效等处罚措施，从而提升高校工作者对干部档案管理工作的关注和重视。

以人为本，重视人才培养

高校干部人事档案管理作为基础性、战略性工作，不仅是“管档案”，还是“管人才”“管未来”，其管理效能与人才队伍建设、组织纪律保障密切相关。因此，高校需通过优化管理人才队伍、加强专业培训等方式，培育高质量、综合型的人事档案管理队伍，保障档案管理质量与效率，促进高校优质建设。

高校应在校内选拔素养高、能力强、责任心强且与岗位要求匹配的高质量人才，充实管理队伍。在这一过程中，可优先考虑本校档案学、图书馆学等相关专业或满足招聘需求的优秀毕业生，并从其他部门选拔精操作、善管理、会沟通的工作人员，实现人事档案管理队伍的多元化。为提升人事档案管理质量，需结合人员专业素养和本校实际（档案管理需求、具体工作任务）合理配置人员岗位，确保岗位职责与人员专业技能、工作经历、综合素养一致。此外，高校应重视人才储备，通过校企合作、校内比赛等方式，吸引本校或外校优秀毕业生参与档案管理工作，构建专业型管理队伍。

为提升工作人员综合素养，高校应加强人员培训，结合管理需求制订科学完善的培训方案，鼓励档案管理人员参与各种业务培训。培训内容应涉及专业知识讲解、相关法规政策解读、数字技术学习、实践操作等，让干部人事档案管理人员掌握最前沿的工作方法、政策与技术，确保干部人事档案管理精准高效开展。要采取多元化、系统化的培训方法，如定期组织人员学习《干部人事档案工作条例》的主要内容，确保其准确理解，并要求员工结合自身工作实际制定“行动指南”，相互分享。同时，举办培训班、研讨会、讲座、外出学习、案例分析等活动，邀请行业专家分享工作经历与管理经验，强化培训效果。此外，高校应制定人员发展规划，明确各岗位学习需求与成长方向，引导人事档案管理人员积极学习，为其提供更为广阔的发展空间，提升专业素养，从而发挥档案管理最佳效能；还需要将培训成果、职业发展与薪资待遇挂钩，调动档案管理人员的学习积极性与工作主动性，推动人事档案管理常态化发展。

广泛宣传，优化管理方法

高校干部人事档案管理是高校治理的基础，也是人才战略的数据中枢，只有规范化、系统化的档案管理，才能助力高校可持续发展。要提升干部人事档案管理质量，管理人员必须将自身工作视为崇高的事业，才能积极投入工作，自觉遵守规章制度，避免归档材料出现不规范问题。高校应通过会议、培训、宣传栏、短视频、学校网站等方式，增强全体教职工的档案意识，使其主动配合干部人事档案管理部门完成信息采集，提升档案归档效率。同时，组织档案管理人员定期学习相关政策条例，如《高等学校档案管理办法》，明确工作要求、岗位职责与职业底线，并通过案例分析、情景模拟等方式，讲解干部人事档案管理工作的重要性及失职后果，进一步增强档案管理人员的责任感。

创新是高校发展的重要动力，谋创新就是谋发展、谋未来。因此，高校干部人事档案管理要随着时代发展而不断变化，积极创新、持续变革，寻找档案管理新路径、新方法，突破传统档案管理模式。除数字化转型外，可运用目标管理法，制定干部人事档案管理目标，基于此制定若干小目标，从而将复杂性高、综合性强的总目标分解为多个小目标，提升档案管理效能。具体而言，结合本校情况确定目标管理法下的干部人事档案管理流程、操作环节与注意事项，并根据档案管理总目标设定循序渐进的分目标与管理方案。目标管理法的应用必须做好工作反馈，每个小目标完成后总结该环节存在的问题与成效，确保该目标完全落实后再实施下一个目标，并再次分析目标设定是否科学，及时调整与优化。

技术赋能，加强信息化建设

随着大数据、云计算等信息技术的不断发展，高校必须与时俱进，促进干部人事档案管理向数字化转型，这也是提升干部人事档案管理效率、优化服务质量、保障人事档案完整性、安全性的重要途径。高校必须树立数字化战略理念，制订数字化信息标准，加强数字化系统建设，制定数字化管理规章制度，推动档案管理智能化发展。

在信息化建设过程中，高校应做好技术引进、计划制订、质量控制等基础性工作，加速数字化进程。高校需加大投入力度，引进各类数字设备与信息技术，如购买数字存储设备、采用大数据分析技术，实现从纸质化向数字化的顺利转型。同时，结合本校干部人事档案管理需求与相关政策，制订兼具针对性与科学性的数字化转型计划，分阶段推进数字化工作，由电子化保存开始，逐步实现线上操作、智能化应用。建立质量控制体系，明确数字化处理要求、数据录入标准等，并对电子化档案进行多次审核，确保其与纸质档案信息完全相同。此外，还需优化数字信息存储方式、更新机制与检索流程，以便于档案管理。

高校应依托信息技术构建功能强大、安全完善的管理系统，辅助管理人员开展工作，实现人事档案的高效管理。需要实现管理系统与本校其他管理系统的科学对接，实时更新数据，提升管理效率与质量。例如，干部人事档案管理系统、教学管理系统（课程安排、教学计划、考勤记录等）与科研管理系统（科研项目申报、经费管理）互联互通，实现数据共享，避免因“数据孤岛”影响高校管理工作。同时，加强管理系统安全防护，如部署入侵检测系统与防火墙，限制未授权访问，采用抗干扰技术等，避免数据泄露或损坏，有效降低管理系统面临的安全风险。定期进行管理系统检测，发现安全漏洞立即修复，确保管理系统安全高效运行。此外，还需持续拓展管理系统的服务功能，为教职工提供更多样的线上服务，满足其工作需求。

高校干部人事档案管理早已不再是单纯的资料存储工作，其在高校治理、人才发展中扮演着重要角色，是发挥干部最大潜力、提升高校核心竞争力的关键，因此需高度重视高校干部人事档案管理工作，提升管理效能。高校应采取多样化措施提升干部人事档案管理效能，分析当前档案管理现状，明确不足之处，突破传统管理模式，制定完善的管理制度，构建专业管理团队，持续优化管理方法，并依托现代科技加强信息化建设，推动该项工作的系统化、标准化建设，进而推动高校高质量发展。

（作者单位：阳泉师范高等专科学校）