李娜

本文旨在探究高校档案管理工作中出现的问题，以及协同化发展对策。采用文献分析和现状调研结合的方法，对高校档案的管理理念、制度建设、信息化水平及人才队伍存在的问题进行梳理，剖析数字化和信息化语境中高校档案协同化发展的内在逻辑和现实需求。结果表明，构建统一协调管理机制、促进信息平台一体化发展、优化跨部门协作流程，以及加强政策制度制定、人才培养与技术投入等措施能够显著提高档案管理效率与服务质量。高校档案协同化发展既能助力实现资源共享和流程优化，又能为教学科研、行政决策等提供可靠的数据支持，对高校数字化治理、高质量发展有着重要意义。

高校档案是高校治理、教学科研、历史积累等工作的重要媒介。因此，高校档案管理水平的高低直接关系教育资源的使用效率与决策科学性。在信息化、数字化、协同化趋势日益明显的背景下，高校档案管理工作面临资源类型多元化、管理职能分散化、信息化建设失衡的挑战。传统管理模式受制度、技术与人才等方面的约束，迫切需要探索出一条高效协同管理之路。档案协同化发展既可以推动部门间信息共享和业务联动，又可以增强档案服务教学科研的能力，为推进高校治理现代化进程提供支持。

高校档案管理的现状及主要特点

档案资源的种类日益多元化

随着高校办学规模的不断扩大和治理模式的日益演变，档案资源类型呈现明显的多元化特征。除了传统文书档案、人事档案及教学档案，科研项目档案、学科建设档案、数字化教学资源、校园文化及新媒体档案等也在不断增加。档案载体逐渐从纸质载体扩展到电子文件、音视频资料及多媒体数据等形态，从而形成了多种形态共存的资源结构。与此同时，档案形成的主体也较为分散，涵盖了教学、科研、管理及社会服务的各个领域。此外，档案内容专业性和综合性也越来越强。这一多元化趋势虽然提升了档案信息价值，但对分类标准、管理方式、协同利用机制等方面都提出较高需求，成为促进高校档案管理转型升级的重要实践背景。

管理主体及职责分工现状

目前，高校档案管理呈多主体共同参与运作模式，档案馆、职能部门和二级学院分担着档案形成、归集和管理的责任。档案馆在制度制定、业务指导及集中保管等工作中起着核心作用，然而在实践中，部分职能部门和教学科研单位对档案工作重视程度不足，职责边界界定不清晰，造成档案形成环节责任履行不到位。同时，由于电子文件及业务系统档案的迅速增加，信息部门作为技术支撑的作用日益突出，而与档案管理部门的协作机制尚不健全，职责衔接出现空档。

对信息化建设总体水平的分析

高校在档案信息化建设全面推进的进程中取得了一定的成绩，数字化管理理念逐渐融入档案工作实践，电子档案数量不断增加，档案管理效率及利用的便捷性也得到提高。然而，在总体水平上，受各高校间信息化发展参差不齐、系统建设标准不一致、平台功能零散、数据接口缺乏兼容性等因素制约，高校对档案资源难以进行深入整合与共享。与此同时，部分高校仍以传统管理模式为主，信息技术的应用仍停留在基础存储和检索层面，尚未引入智能化、协同化管理手段。

当前高校档案管理工作存在的主要问题

管理理念落后

目前，高校档案管理在观念层面仍存在明显滞后性，一些管理工作还停留在传统保管与被动服务层面，“重存轻用”的现象较为突出。在信息化、数字化迅猛发展的时代背景下，档案管理未完全纳入高校治理体系及发展战略，价值取向仍停留于事务性的支撑层面，尚未充分发挥教学、科研、管理决策等支撑功能。与此同时，各部门人员对协同化管理的认识不到位，各部门在档案形成、归集与利用等环节缺乏系统联动，造成档案资源零散且利用效率不高。

缺乏制度体系和执行力

高校档案管理制度在实践中普遍存在制度不全、更新落后等问题，难以满足档案资源数字化、多样化的实际需求。部分高校虽制定了相应的管理制度，但制度间的衔接性不强，在操作层面缺少细化规范，造成实施过程中随意性较大。在具体做法上，档案管理责任界限不清、监督与问责机制欠缺等问题，使得制度的约束作用难以得到充分发挥。

信息化建设碎片化现象突出

目前，高校档案信息化建设总体上呈现显著的碎片化趋势。不同部门根据各自业务需求构建档案管理系统，缺乏统一规划与技术标准，造成系统间数据结构不相容、界面封闭等问题，难以实现信息的高效集成和共享。部分高校虽推出数字档案管理平台，但在功能设置上注重存储、检索，忽视了业务协同与流程衔接，未形成涵盖档案全生命周期的一体化管理体系。与此同时，信息化投入具有阶段性和局部性特点，软硬件更新未同步、数据质量良莠不齐等问题影响了档案资源长期保存和深度利用。

高校档案协同化的内在逻辑和现实需要

高校治理现代化呼唤档案协同

高校治理现代化注重决策科学化、管理精细化和运作高效化，这要求档案管理必须具备更高的协同水平。高校档案资源作为高校治理体系的信息基础，渗透于教学、科研、人事及财务等诸多管理领域，档案资源的完整性、系统性与可获取性对治理效能有着直接影响。在治理结构愈加复杂、管理主体增多的情况下，部门分散的单一管理模式已难以满足信息整合与快速响应的需求。促进档案管理从制度、流程和技术等层面协同联动，可以实现部门间信息共享、业务协作，促进相关决策准确及时。

在数字化语境中实现资源共享具有必然性

数字技术的迅猛发展正深刻改变高校档案资源的产生方式、存储形态与利用方式，传统的封闭式管理已经难以满足信息环境对档案资源管理的实际需求。档案数字化促使资源从实体形态转向数据形态，并为实现跨系统、跨部门的资源共享奠定技术基础。依托统一的数据标准与平台架构对档案信息进行互联，有利于减少重复建设与资源浪费，提高档案管理的整体效率。与此同时，在教学、科研及管理活动中，公众对档案信息时效性、综合性的要求越来越高，单一的档案主体已难以适配多元化利用对象。资源共享机制可有效整合分散数据，释放档案信息潜在价值，推动高校内部治理协同与公共服务能力的提升。

多部门协同提高管理效能

在高校治理体系日益完善的时代背景下，档案管理从单一的部门事务向多主体共同参与的综合管理活动转变。档案的形成、归集、整理和利用渗透于教学、科研、人事、财务等诸多业务环节，任何单一部门都难以实现全过程、系统化管理。同时，缺乏协同易造成信息割裂、重复建设和资源浪费等问题，限制了档案管理效能的发挥。构建多部门协同机制，有利于突破组织壁垒，促使业务流程与档案管理深度对接，推动信息资源高效整合共享。此外，多部门协同可以增强档案数据的完整性、准确性和时效性，从而为学校决策、治理评价与公共服务等方面提供可靠依据，推动高校档案管理从被动保管向主动服务、精细化管理转变。

高校档案协同化的实施途径

建立统一协调档案管理机制

建立统一协调的档案管理机制，是实现高校档案协同化发展的核心步骤。对各个部门职责分工及管理权限进行界定，可以使档案管理流程标准化、制度化，有利于杜绝管理环节中的重复与矛盾，提高工作效率。机制建设要综合考虑顶层设计和基层执行两个方面，构建涵盖决策、监督、反馈的统一体系，保证档案在收集、整理、保管、利用各个环节的有序联动。同时，要促进各部门间信息共享与协同操作，跨部门整合档案资源并进行动态管理，适应教学科研、行政管理、社会服务等多元化发展需求。健全的协调机制既能增强档案管理工作的规范性和科学性，又能为高校信息化建设、数字化转型、档案资源价值最大化等提供坚实保障。

促进档案信息平台的一体化

促进档案信息平台一体化是实现高校档案管理协同化的核心步骤。对各院系、职能部门的档案资源进行整合，实现数据标准的统一、接口的互通及信息的共享，能够显著提高档案管理的效率与实际应用价值。平台建设要遵循模块化、可扩展及安全可靠等原则，综合考虑数字化档案的存储、检索、审批及利用等功能，构建统一信息服务体系。同时，引进大数据分析、人工智能辅助检索等智能化技术，提高档案资源可视化管理水平及决策支持能力。一体化平台在优化高校内部管理流程的同时，满足了科研、教学与社会服务等多层次需求，对高校档案管理由传统模式转向协同化、数字化和智能化提供了坚实支撑。

健全跨部门协同工作流程

健全跨部门协同工作流程，是高校档案管理高效化、协同化管理的关键环节。高校应建立明确的责任分工及业务衔接机制，保障各职能部门在档案收集、整理、储存及利用等环节的信息流通，确保规范运行。流程标准化、制度化设计，减少了重复操作、“信息孤岛”等问题，提升了档案数据的可追溯性与利用效率。同时，可以引进电子化审批、共享数据库及自动化提醒等技术，增强跨部门合作的实时性和透明度。标准的协同流程既优化了档案管理的内部运作机制，又满足了教学科研、行政决策与社会服务等多元化需求，从而为高校档案数字化转型、一体化管理提供坚实支持。

实现高校档案协同化的保障措施

完善政策制度和顶层设计

完善的政策制度和顶层设计，是实现高校档案协同化的重要保障。健全的制度体系可以明确管理职责、规范操作流程，保障档案资源收集、整理、保存与利用等各环节科学有序运行。顶层设计要协调信息化建设、资源共享、业务协同等方面的关系，形成统一的规划和标准，避免部门分割、“信息孤岛”等问题。制度引导与政策支持可以推动高校各部门之间及校际档案管理协同联动发展，增强档案对教学科研与决策支持的服务能力。与此同时，要从制度方面明确数据安全、隐私保护及档案开放共享等原则，为数字化背景下档案管理工作提供制度保障，确保协同化发展的可持续性与规范性。

加大专业人才培养和队伍建设力度

高校档案管理能否高效运转，取决于专业人才的支持和队伍结构的改善。目前，高校档案管理存在专业人才不足、专业能力良莠不齐等突出问题，造成档案收集、整理、数字化管理及信息服务方面效率有限。强化专业人才培养，需要重视理论知识与实践技能有机结合，并从建立系统化培训机制、激励在职人员参与继续教育和专业资格认证等方面着手，提高档案管理人员的信息化应用与跨部门协作能力。同时，要优化人才结构，建立一支由高层次管理人员、技术骨干和操作人员组成的多层次团队，形成职责分工清晰、协同运作有效的专业团队模式。持续推进人才建设、队伍优化，可以有效提高高校档案管理的工作质量，从而为高校的协同化发展提供坚实的人力保障和专业支持。

增强技术投入和应用创新

增强技术投入和应用创新，是高校档案协同化发展的核心动力。在信息技术飞速发展的今天，传统的档案管理模式已经难以适应多元化、数字化管理的要求，因此，高校要积极引入云计算、大数据、人工智能等先进技术，对档案数据进行智能化收集、储存、检索和分析。技术创新既能促进档案管理效率的提高，又能实现跨部门、跨校区资源共享和协同应用，从而为教学、科研和行政决策提供数据支持。同时，要重视技术应用的安全性和规范性，制定健全的数据标准、权限控制和风险防范机制等，以保障档案信息可靠完整。持续加大技术投入和应用创新力度，可以建设高效、智能、可持续发展的档案管理系统，从而为实现高校整体治理现代化奠定坚实的基础。

高校档案管理协同化发展是现代高校治理与资源高效利用的必然趋势。从目前的情况可以看出，档案管理从理念更新到制度建设、从信息化水平到专业人才队伍建设都存在不足，协同化发展能有效弥补上述短板，达到资源共享、流程优化和服务提升的目的。促进协同化发展需要统一管理机制、健全信息平台建设和优化跨部门协作流程，并从政策制度、人才培养、技术应用和评估机制上给予强有力的保障。从整体上看，高校档案协同化发展既提高了管理效率与服务水平，又为教学科研与行政决策提供了数据支持，极具战略价值与现实意义，可以为高校档案管理向数字化、智能化发展奠定基础。

（作者单位：吕梁学院）