魏颖

随着信息技术的飞速发展，档案数字化已成为档案管理现代化转型的必然趋势。它极大地提升了档案信息的利用效率和共享能力，但同时也将传统载体档案的安全风险延伸至数字领域，并催生出新的、更为复杂的安全挑战。本文旨在深入探讨档案数字化全过程中面临的安全风险，包括前端的制度建设与人员风险、中期的技术实施与操作风险，以及后端的系统运维与数据存储风险。在全面分析风险成因与表现形式的基础上，本文构建了集“管理体系、技术体系、运营体系”于一体的综合性应对策略框架。该框架强调，档案数字化安全管理并非单纯的技术问题，而是一项需要制度保障、技术支撑和人员素质三者协同的系统工程。此外，本文还对大数据、人工智能等新技术背景下的档案安全发展趋势进行了展望，以期为相关机构构建更稳健、智能的档案数字安全管理体系提供理论参考和实践路径。

档案是记录历史、服务现实、启迪未来的宝贵信息资源，是国家和社会发展的核心记忆凭证。在数字经济时代，推动档案数字化建设，实现档案信息资源的高效共享与长期可读，已成为全球共识。然而，在欣喜于数字化带来的便捷之时，我们必须清醒地认识到，安全是档案工作的生命线。数字档案在生成、存储、传输和利用的各环节，都面临着比实体档案更为隐蔽、破坏性更强、影响范围更广的安全威胁。从硬件故障到网络攻击，从操作失误到内部泄密，任何环节的疏漏都可能导致“数字记忆”的永久性丢失或敏感信息严重泄露。

近年来，全国范围内频发的数据泄露事件和勒索软件攻击事件，为档案数字化安全敲响了警钟。例如，某地市政档案馆曾因遭受勒索病毒攻击，导致大量已数字化的民生档案被加密锁定，业务办理一度陷入瘫痪；另有研究机构因内部人员违规操作，导致大量涉研档案数据在互联网上泄露。这些案例表明，档案数字化安全管理所面临的已不再是理论上的风险，而是现实而迫切的威胁。它要求我们必须从被动防护转向主动防御，从静态管理转向动态治理。

因此，对档案数字化安全管理中的风险进行系统性的识别、评估与防范，并制定科学、有效的应对策略，不仅关乎档案信息本身的完整性与安全性，更关系国家安全、公共利益和组织机构的正常运转。本研究立足档案管理实践，试图超越单纯的技术视角，从管理、技术、法律、人员等维度构建立体的安全防护网，旨在为正处于数字化转型深水区的档案部门提供具有可操作性的安全指南。

档案数字化安全管理的内涵与重要性

档案数字化安全管理是指在档案数字资源的创建、加工、存储、备份、迁移、利用和销毁全生命周期中，通过采取一系列管理措施、技术手段和操作规程，确保其真实性、完整性、可用性和安全性（即“四性”要求）的系统性活动。

内涵解析

1.全过程管理

安全管理覆盖从数字化加工前的规划筹备，到数字化过程中的质量控制，再到数字化成果的长期保存与提供利用的每一个环节。

2.全方位防护

它不仅关注外部网络攻击（如黑客入侵、病毒勒索），也关注内部威胁（如人员误操作、权限滥用）；不仅重视技术防御，也强调制度建设与文化培育。

3.核心目标――“四性”保障

真实性：确保数字档案的内容、结构和背景信息与其形成时的原始状态一致，未被篡改。

完整性：确保数字档案的内容、结构、元数据等齐全完整，没有丢失或损坏。

可用性：确保授权用户能够及时、可靠地检索、访问和利用数字档案。

安全性：确保数字档案不被非授权访问、使用、披露、破坏、修改或销毁，特别是对敏感信息的保密性。

从“静态安全”到“韧性治理”的理念升华

传统的档案安全管理侧重构建坚固的边界和严格的制度，可称之为“静态安全”。然而，在高度复杂和不确定的网络环境中，绝对安全是无法实现的。因此，现代档案数字化安全管理需要引入“韧性治理”理念。韧性是指系统在受到冲击、压力或攻击后，能够保持其核心功能，并迅速恢复和适应的能力。将其应用于档案安全，意味着档案数字化安全管理的目标不应仅仅是建立一道“防弹墙”，而是要构建一个具有弹性的有机体。这个有机体能够在遭受安全事件时，通过分层防御与动态响应机制实现全链条风险应对。

承受：借助冗余设计与分布式架构，系统承受部分组件的失效，确保在局部故障时仍能持续运行。

吸收：借助快速隔离与遏制机制，将安全事件的影响控制在最小范围内，防止风险扩散与连锁反应。

恢复：依托完备的备份体系与高效的应急流程，迅速恢复核心业务运转，最大限度缩短中断时间。

适应：从事件中学习并总结经验，持续优化防御策略与技术体系，实现安全能力的动态提升。

这种从“杜绝一切风险”到“与风险共存并具备强大恢复力”的认知转变，是应对当前安全形势的必然要求。

重要性阐述

档案数字化安全管理意义重大且不可或缺。档案中承载着大量国家秘密、商业秘密与个人隐私等敏感信息，其安全直接关乎国家信息安全与公共利益，一旦泄露将引发难以挽回的严重后果。数字档案作为记录当下、传承文明的核心载体，其长期安全保存是维护历史记忆延续性的关键基石，为未来社会留存真实可靠的历史印记；同时，作为组织机构的核心知识资产，其安全性与可用性直接支撑机构决策分析、日常业务办理及知识创新，是保障机构高效运作的重要前提。此外，当前全球网络攻击事件频发，数字档案库已成为黑客、勒索病毒的重点攻击目标，做好档案数字化安全管理更是应对日益严峻的网络安全形势、强化主动防御的必然要求，对国家稳定、社会发展与组织机构有序运转具有不可替代的重要价值。

档案数字化全过程的风险识别与剖析

风险贯穿档案数字化的全生命周期，可以归纳为管理类风险、技术类风险和运营类风险三大类。

管理层面的风险

制度体系不健全风险体现在缺乏专门的数字化安全管理制度，或现有制度陈旧，未能覆盖新技术、新场景；岗位职责不清，安全责任无法落实到人；应急预案缺失或可操作性差，遇突发事件应对慌乱。核心原因在于管理层对安全管理重视程度不足，存在“重建设、轻管理，重应用、轻安全”的短视思维。

人员管理与意识风险体现在拥有较高权限的系统管理员或业务人员可能因利益驱使或不满情绪而窃取、篡改或销毁档案数据；操作人员可能因专业技能不足或疏忽误删文件、错误配置系统参数、使用弱口令、点击钓鱼邮件等导致安全漏洞；数字化加工常外包给第三方公司，若对其人员背景审查不严、监管不力，极易造成数据泄露。核心原因在于人员安全意识培训缺失，权限管理原则执行不严，缺乏有效的行为审计与监督机制。

技术实施与操作层面的风险

1.数字化加工过程风险

在档案拆卷、扫描、装订等环节中，原件可能遭到污损或丢失；扫描质量不达标将影响长期可用性；元数据若采集不全或错误，会削弱档案的凭证价值与可理解性。

2.数据安全与系统漏洞风险

存储介质老化可能引发数据丢失；操作系统、数据库及档案管理软件中的漏洞易成为攻击入口；网络层面面临病毒、勒索软件、DDoS等威胁，数据传输过程中也存在被窃听或篡改的风险。

3.供应链安全风险

依赖外部供应商提供的硬件、芯片、操作系统等存在潜在隐患，如供应链环节被植入后门或停止服务，将导致系统面临断供或被控制的风险，反映出对供应链安全的风险评估与替代能力不足。

运营与长期保存层面的风险

在权限管理方面，由于缺乏全生命周期管理机制，普遍存在权限划分粗放、账户共用、离职人员权限未及时回收等问题，审计监督机制不健全导致越权操作难以追溯。

长期保存面临技术过时风险，由于早期缺乏前瞻规划，档案可能因格式淘汰、技术依赖而无法读取，或因元数据标准不一导致迁移时信息丢失或关联断裂。

数据备份存在策略缺陷，备份介质未异地存放且缺乏定期验证，恢复流程不完善，同时备份数据加密措施缺失可能引发二次泄露。

物理环境防护不足，机房在防火、防水、供电及温控等方面存在隐患，加之日常巡检维护不到位，设备易因环境问题损毁。

档案利用环节管控薄弱，用户可能越权获取或私自传播敏感内容，且日志记录不完整、传输未加密，难以有效监控和追溯使用行为。

构建档案数字化安全管理的综合性应对策略

面对上述错综复杂的局面，任何单一的解决方案都难以应对，必须建立“管理为纲、技术为器、运营为基”的综合性、立体化防御体系。

完善安全管理体系，实现规范有序

1.完善制度标准建设

制定并动态更新《档案数字化安全管理办法》《数字档案操作规程》《安全事件应急响应预案》等一系列规章制度。

明确各岗位安全职责，建立“谁主管、谁负责，谁使用、谁负责”的责任追究机制。

在制度建设方面，应参考《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国网络安全法》以及相关国家标准和行业规范。

2.加强人员管理与教育培训

实施严格的权限管理：遵循“最小权限原则”和“职责分离原则”，为不同用户分配完成其工作所必需的最小权限。

开展常态化安全培训：定期对全体员工（包括外包人员）进行安全意识、安全技能和保密教育，并通过案例教学、实战演练提升其风险防范能力。

建立人员审计机制：对系统管理员、数据操作员等关键岗位人员的行为进行日志记录和定期审计，形成有效威慑。

强化外包安全管理：在与外包服务商签订的合同中，明确数据安全、保密责任、违约责任等条款，并对其工作环境、操作流程进行现场监督和检查。

强化技术防护体系，构筑坚固防线

1.保障数字化加工质量与安全

对实体档案进行出库、入库的严格登记和状态检查，加工现场安装监控，杜绝实体档案的损毁和丢失。

制定详细的数字化技术标准，对扫描分辨率、文件格式、色彩管理等进行统一规定，并设立质检岗位进行全过程质量监控。

采用自动化工具辅助元数据采集，降低人为操作失误概率。

2.构建纵深防御技术体系

物理安全：建设符合标准的中心机房，配备门禁、监控、消防、不间断电源等设施。

网络安全：部署防火墙、入侵检测/防御系统、网络行为审计系统，划分VLAN，隔离不同安全区域。

系统安全：及时安装系统补丁，关闭非必要端口和服务，部署终端安全管理系统（防病毒、防勒索软件）。

数据安全：对处于存储状态的静态数据及在网络中传输的动态数据均实施有效加密；在数字摘要与签名应用层面，需为重要数字档案生成特定数字摘要（如Hash值），以此验证其内容完整性，并对关键性系统操作辅以数字签名技术，以明确操作责任主体；在数据查询与利用环节，应贯彻执行数据脱敏机制，对涉及个人隐私与商业秘密的敏感信息进行去标识化处理，从而实现隐私与商业秘密的可靠保护。

优化安全运营体系，确保持续有效

1.实施科学的长期保存战略

格式选择：优先采用开放、标准、技术中立的长久保存格式（如PDF/A for documents, TIFF for images）。

迁移与仿真：定期将数据从旧介质迁移到新介质，或通过技术仿真在新环境中模拟旧系统，以应对技术过时风险。

推行OAIS参考模型：借鉴开放档案信息系统参考模型，构建规范的数字档案长期保存体系。

2.建立可靠的数据备份与恢复机制

遵循“3―2―1备份原则”：至少保留3份数据副本，使用2种不同存储介质，其中1份副本存放在异地。

制定差异化的备份策略（全量、增量、差分），并定期（如每半年一次）进行灾难恢复演练，验证备份数据的有效性和恢复流程的可行性。

3.构建主动的安全监控与应急响应体系

利用安全信息和事件管理系统，对网络、主机、应用的日志进行集中收集、关联分析和实时告警。

成立安全应急响应小组，一旦发生安全事件，能按照预案快速启动处置流程，进行风险遏制、威胁根除、系统恢复和总结，最大限度减少损失。

未来展望：迈向智能化的档案安全管理

随着新技术的发展，档案数字化安全管理将迎来新的机遇与挑战。

人工智能与机器学习的应用：AI可用于智能化的日志分析，自动识别异常访问模式和潜在攻击行为；还可用于图像识别，自动检测和标注档案中的敏感信息，实现更精细化的访问控制。

区块链技术的探索：利用区块链不可篡改、可追溯的特性，可以为数字档案建立可信的“身份链”和“操作链”，极大增强其真实性与凭证效力。

零信任安全架构的引入：摒弃“内网即安全”的传统观念，秉持“从不信任，始终验证”的原则，对所有访问请求进行严格的身份验证、授权和加密，有效应对内部威胁和边界模糊化带来的安全风险。

隐私计算技术的运用：在保障数据“可用不可见”的前提下，实现对敏感档案数据的联合分析和价值挖掘，平衡档案开放利用与安全保密之间的关系。

档案数字化是一把双刃剑，它在赋予档案工作新活力的同时，也带来了严峻的安全挑战。本文系统地梳理了档案数字化全流程中在管理、技术、运营各层面潜藏的风险，并提出了多维度、立体化的综合性应对策略框架。该框架的核心在于认识到安全保障绝非一劳永逸的技术产品采购，而是需要持续投入、不断优化的动态管理过程。它要求档案工作者必须树立全员、全过程、全方位的安全观，将安全理念内化于心、外化于行，通过健全的制度、先进的技术和专业的运营三者协同发力，构筑坚不可摧的安全堤坝，确保承载社会记忆的数字航船在信息的汪洋大海中行稳致远。

（作者单位：内蒙古自治区审计厅综合保障中心）