孙琳

高校人事档案是记录教职工职业生涯全周期关键信息的核心载体，也是高校人力资源管理体系的基础支撑。随着数字化转型在高校管理领域的持续推进，传统以实体保管为核心的人事档案管理模式逐渐暴露出信息挖掘不充分、利用效能偏低及难以适配现代人才管理需求等问题。现以档案管理现代化为导向，梳理高校人事档案开发与利用在人才评价支撑、管理决策辅助等方面的核心价值，剖析当前数字化建设标准不统一、开发机制不健全等现实问题，从档案数据整合、信息技术赋能、制度体系完善等方面构建优化路径，推动人事档案管理从传统被动保管向主动开发服务转型，为高校精准开展人才队伍建设提供优质信息资源与数据支撑。

高校人事档案承载的信息覆盖教职工从入职登记、考核评价、职称晋升到退休归档的完整职业轨迹，其中包含的个人基本信息、工作业绩材料、科研备案记录等核心要素，是反映教职工综合素质与职业潜力的重要依据。在高等教育高质量发展进程中，人才队伍建设质量直接关系高校核心竞争力，人事档案蕴含的信息资源价值随之凸显。传统人事档案管理以实体档案安全保管为核心，强调档案载体的完整性维护，忽视了档案信息的深度开发与高效利用，导致大量有价值的档案信息长期处于静态闲置状态。大数据、人工智能等新兴技术的应用，为人事档案数字化转型与信息开发提供了可行路径。如何突破传统管理局限，借助技术实现档案信息的深度挖掘与高效利用，已成为高校人事档案管理需优先解决的问题，对提升人力资源管理的科学化水平具有现实意义。

高校人事档案开发与利用的核心价值定位

赋能人力资源管理的精准化推进

高校人事档案开发与利用的核心价值，首先体现在对人力资源管理工作的精准化赋能。这种赋能效应源于档案内部静态信息资源向动态管理支撑要素的转化，最终服务于高校人才队伍建设的核心目标。经过系统开发梳理的人事档案信息，能为人才选拔提供全面精准的参考依据。人事部门通过对档案中教职工的学历背景、专业技能、工作业绩等核心信息的梳理分析，可有效降低选拔过程中的信息不对称风险，提升选拔工作的科学性与效率，保障人才与岗位的适配性。人事档案承载的培训经历、考核结果、科研成果等信息，能清晰呈现教职工的职业发展短板与潜在方向，为高校制订个性化人才培养方案提供坚实的数据支撑，帮助教职工明确职业目标与提升路径，推动其综合素质提升，为增强人才队伍整体竞争力奠定基础。同时，档案开发形成的信息资源可为人事管理中的岗位适配调整提供关键参考，通过匹配教职工的能力特质与岗位需求，优化高校内部人力资源配置，提升办学运行效能。

支撑高校管理决策科学化实施

人事档案的深度开发与高效利用，是支撑高校管理决策科学化的重要信息基础，其承载的信息价值能为学校整体发展战略落地提供关键支撑。学校管理层通过对人事档案中全校教职工年龄结构、职称构成、专业分布等核心数据的统计分析，可准确把握人才队伍现状，精准识别队伍建设的薄弱环节与优化方向，进而制定契合学校发展实际的人才队伍建设、学科发展等关键规划。档案中长期积累的连续性数据，能直观反映人才队伍的发展趋势与内在规律，为学校应对人才流动、优化师资配置、规划学科人才梯队等前瞻性工作的开展提供可靠的决策依据，助力学校在人才竞争中占据主动地位。在日常管理中，开发后的人事档案信息可为绩效考核、职称评审、薪酬分配等工作提供客观、有说服力的判断依据，保障管理工作的公平公正，维护教职工合法权益，营造和谐稳定的校园环境，为各项事业平稳推进创造有利条件。此外，档案开发提炼的精准信息还能为学校资源配置优化、政策调整完善提供数据参考，提升管理决策的针对性与可行性。

高校人事档案开发与利用的现状分析

数字化建设推进不均衡

当前，多数高校已启动人事档案数字化建设，但不同区域、不同类型高校的建设水平存在显著差异，直接影响档案开发利用的整体推进效果与质量提升。部分基础条件优越的高校凭借充足的资金、专业的技术团队与完善的管理机制，已实现人事档案从收集、整理、归档到查询、利用的全流程数字化管理，构建起功能完善、运行稳定的电子档案管理系统，为档案深度开发奠定了良好基础。而部分地方高校与民办高校受资金不足、技术薄弱、管理重视不够等因素制约，数字化建设进程缓慢，仍以传统实体档案管理为主，仅对少量核心信息进行简单的数字化扫描存储，未建立覆盖全面、标准统一的电子档案数据库，数字化程度较低且数据质量难以保障。这种不均衡的格局导致高校间档案信息无法实现有效共享与互联互通，出现“信息孤岛”现象，限制了整体开发利用水平。此外，即便已完成初步数字化的高校，其部分电子档案系统仍存在功能单一、数据标准不统一、兼容性不足等问题，难以满足深度开发需求，无法实现不同来源档案数据的有效整合与分析，制约了信息价值的充分发挥。

开发机制不健全，利用效率偏低

高校人事档案开发与利用缺乏完善的机制保障，是制约工作高质量推进的核心问题。这种机制缺失导致开发工作缺乏系统性和持续性，利用效率长期偏低。从实施主体与组织架构来看，多数高校由人事部门牵头开展档案开发工作，但人事部门日常事务繁杂，普遍缺乏专业的开发团队，也缺少具备档案管理、数据分析、信息技术应用能力的复合型人才，因而难以集中精力开展信息深度挖掘与系统开发。同时，档案开发未被纳入高校常态化工作体系与发展规划，缺乏明确目标、清晰流程、科学考核激励机制及资源保障措施，导致开发工作流于形式，成果质量与实用性无法得到保障。在利用环节，制约效率的问题同样突出。档案信息开放范围与程度不足，加之申请、审批、查阅流程烦琐、周期长，使得教职工与管理部门信息获取难度较大，无法及时满足紧急需求。此外，档案信息呈现形式单一固化，多为原始档案扫描件，缺乏专业化加工整理、分类提炼与专题分析，形成的档案产品实用性不强，无法直接为管理决策提供有效支撑，进一步加剧了利用效率偏低问题，导致大量有价值的档案信息长期闲置。

高校人事档案开发与利用的优化路径

构建一体化数字档案管理平台，实现信息资源整合

高校人事档案数字化转型的核心任务是构建覆盖全流程的一体化数字档案管理平台，依托该平台完成档案信息资源的高效整合与精准调配。平台搭建要求高校从基础设施建设、系统功能优化、数据标准统一等方面协同推进，为档案信息的深度开发与高效利用筑牢技术基础。

在基础设施建设环节，高校应结合自身发展规模与档案管理实际需求，加大数字化建设资金投入力度，完善适配数字化管理的硬件设施与软件环境。数字化建设滞后的高校应确立循序渐进的发展思路，优先开展核心档案信息的数字化采集工作，借助专业扫描设备与数据录入工具完成教职工基本信息、职称评审材料、考核结果等核心档案的数字化转化，逐步实现从实体档案向电子档案的过渡。已初步完成数字化建设的高校则需聚焦系统功能优化升级，提升电子档案管理系统的兼容性与扩展性，推动其与学校人力资源、科研、财务等现有管理系统的对接融合，突破系统间的信息壁垒，实现档案数据与其他管理数据的互联互通与共建共享。

数据标准统一是档案信息资源有效整合的关键，缺乏统一标准的档案数据不仅难以形成有效合力，还会严重制约档案开发利用的质量与效率。高校应组织专业人员，结合档案管理相关规范与学校实际管理需求，制定统一的档案数据标准体系，明确档案信息采集、录入、存储、传输各环节的操作规范与技术要求，保障档案数据的准确性、完整性与一致性。

组建专业开发团队，健全开发利用机制

高校人事档案开发利用水平的提升，依赖专业开发团队与完善机制保障的双重支撑，二者相互配合可推动档案开发利用工作的规范化、系统化。高校要突破部门间壁垒，整合人事、档案管理、信息技术等相关部门优质资源，选拔兼具扎实档案管理专业知识、信息技术应用技能及较强数据分析能力的复合型人才，组建专业的档案开发团队。团队成员构成应注重多元化，既要有熟悉档案管理业务的专业人员精准把握档案信息的核心价值与开发方向，也要有掌握大数据分析、人工智能等先进技术的技术人员为档案信息深度挖掘提供技术支撑，还要有具备管理思维的人员结合学校发展需求制订科学合理的开发计划。

团队组建完成后，要注重成员的专业培训与能力提升，建立常态化培训机制，定期组织成员参与档案管理、信息技术、数据分析等相关领域的培训与学习交流活动，及时掌握行业最新发展动态与技术应用成果，提升团队成员的专业素养与业务能力。同时，建立科学的团队管理机制，明确成员的岗位职责与工作分工，制定清晰的工作流程与考核标准，充分调动成员的工作积极性与主动性。档案开发工作中，团队需结合学校发展战略与管理实际需求，制订详细的开发工作计划，明确开发目标、内容、进度与预期成果，保障开发工作有序推进。

健全的开发利用机制是档案开发利用工作持续推进的重要保障，高校应将其纳入学校常态化工作体系，建立完善的政策保障、工作协调、考核激励与成果转化机制。学校要建立相关制度，明确档案开发利用的重要地位、工作原则与具体要求，为工作开展提供依据。在工作协调机制方面，建立跨部门协调联动机制，加强人事、档案管理、信息技术及其他相关部门的沟通协作，形成工作合力，确保档案开发利用工作中出现的问题能够及时解决。

完善安全管理体系，提升风险防控能力

档案信息安全是高校人事档案开发与利用工作开展的前提。随着数字化转型的深入推进，档案信息面临的安全风险愈发多元，因此加强安全管理体系建设、提升风险防控能力至关重要。高校要树立全方位、多层次的安全防护理念，构建完善的安全管理体系，全面提升档案信息安全保障水平。

加强电子档案管理系统的安全防护建设，构建多层次技术防护屏障以保障系统安全稳定运行。安装防火墙、入侵检测系统、防病毒软件、数据加密软件等必要的安全防护设备与软件，对系统实施实时监控与防护，有效抵御外部网络攻击、病毒入侵等安全威胁。建立精细化访问权限管理机制，依据用户身份、岗位职责与工作需求严格实施分级授权，明确不同用户的档案信息访问范围与操作权限，实现档案信息的精准管控，防范未授权人员非法访问、泄露或篡改档案信息。

强化档案数据备份与恢复能力建设，建立多副本备份机制，定期开展档案数据备份工作，采用本地备份与异地备份结合的方式，确保数据丢失、损坏等意外情况发生时能够及时恢复，保障档案信息的完整性。针对可能出现的数据泄露、丢失、篡改、破坏等安全事件，建立健全应急处置机制，制订详细的应急处置预案，明确处置流程、方法与责任分工，定期组织应急演练以提升突发安全事件的处置能力。在档案信息传输与共享过程中，制定严格的安全管理规范，采用加密传输等安全方式防范档案信息在传输过程中被窃取或泄露。

强化需求导向，提升开发利用的精准性

高校人事档案开发与利用工作的核心目标是满足学校各项管理工作与教职工的实际需求，唯有坚持需求导向，才能提升开发利用的精准性与实效性，充分发挥档案信息的价值。强化需求导向要求高校深入调研不同用户群体的需求，构建需求驱动的开发利用模式，依据需求开展有针对性的档案信息开发工作。

针对学校管理层，重点调研其在制定发展战略、人才队伍建设规划、学科建设规划等重大决策过程中对档案信息的需求，明确所需档案数据类型、分析维度与呈现形式。针对人事部门，重点调研其在人才选拔、招聘、考核、职称评审、薪酬分配等日常管理工作中对档案信息的需求，厘清具体使用场景与要求。针对各教学科研单位，重点调研其在学科建设、团队组建、科研项目开展等工作中对档案信息的需求，掌握其对教职工专业背景、科研能力、教学业绩等相关信息的需求情况。

调研完成后，对收集的需求信息进行系统梳理、分析与整合，建立完善的需求清单，明确不同用户群体的核心需求与潜在需求，并划分需求优先级。依据需求清单制订有针对性的档案信息开发计划，优先开发与学校核心工作、重点任务密切相关的档案信息资源，形成适配不同用户需求的专题档案信息产品。针对学科建设需求，开发教职工专业背景分布、科研成果统计、学术交流经历、学科团队构成等相关档案信息的专题分析报告，为学科建设规划制定、学科方向调整、学科团队优化提供精准数据支撑。针对人才培养需求，开发教职工培训经历、教学业绩评价、教学改革成果、指导学生情况等相关档案信息的分析报告，为个性化人才培养方案制订、教职工教学能力提升提供参考依据。建立需求动态反馈机制，定期收集用户对档案信息产品的使用体验与改进建议，及时调整开发策略与产品内容。依托数字化档案管理平台，实现专题信息产品的精准推送，确保不同用户群体能高效获取所需档案信息，切实提升人事档案开发利用对高校各项工作的支撑效能。

综上所述，高校人事档案的开发与利用，是衡量其人力资源管理现代化水平的重要标志，核心在于实现静态档案信息向动态管理支撑的转化，为学校人才队伍建设与整体发展战略实施提供服务保障。为此，高校需深化人事档案管理的数字化转型，探索开发利用的新模式，挖掘档案信息的核心价值。在此过程中，高校要聚焦信息转化的实效性与针对性，建立需求导向的开发利用机制，让档案资源成为驱动高校持续发展的基础性资源。

（作者单位：南京铁道职业技术学院）