李璐

随着地质勘查与工程建筑信息化进程加快，基层地质档案管理面临档案数量较大、存储格式较多以及档案管理过程较为烦琐等问题。本文在研究基层地质档案发展状况与现存问题的基础上，讨论了数字化处理和智能化处理、档案信息系统平台和数据安全等在档案管理中的作用。建议从优化业务流程、推行规范化管理、开展全员培训、实施全过程质检以及加强信息化建设等方面入手，为基层地质档案管理现代化提供技术参考。

基层地质档案是开展地质调查、工程建设和资源管理的基础性成果，在合理利用地质信息和保障资源安全方面发挥着重要作用。随着地质调查工作量的增加以及地质调查工作信息化的推进，传统的纸质地质档案管理模式已无法满足地质调查成果便捷查询、永久存储和成果共享的需求，存在梳理效率不高、信息零散、安全性差等问题。信息化技术的应用能够实现对档案进行数字化、智能化处理以及全生命周期管理，从而提高档案管理质量和效率。本文以基层地质档案管理为研究对象，结合信息化技术应用，分析存在的问题及技术瓶颈，提出优化策略。

基层地质档案管理现状与问题分析

基层档案管理体系与职责划分

基层地质档案管理以分散式为主，普遍未设立专职档案管理机构，相关职能多附属于办公室或技术科室，形成了业务部门负责档案形成、管理部门负责档案保管的模式。由于职责边界不清，档案电子化、质量检查和安全管理等环节缺乏明确分工，部门协同不足，易出现档案移交滞后和责任推诿现象。同时，部分单位重形成、轻管理，或重保管、轻利用，档案管理在绩效考核中权重偏低，受重视程度不够。

档案管理存在的技术与制度问题

在技术层面，信息化基础薄弱，图纸、遥感影像等复杂档案电子化占比偏低，文件格式不统一、元数据不完整，影响数据整合与再利用；存储设备以普通硬盘和服务器为主，缺乏云存储和分布式存储技术，数据安全性不足；检索方式仍以人工为主，检索效率低下。在制度层面，缺乏统一规范，档案数字加工、安全管理和资源共享制度不健全，归档标准不统一，权限控制和审计机制缺失，存在安全风险。

信息化建设需求分析

基层地质档案信息化建设亟须推进数字化转型，规范纸质与新增档案的电子化加工；构建操作简便的档案管理平台，满足基层使用需求；完善多层级安全防护与备份机制；建立跨部门、跨区域的授权共享体系，提升档案资源服务地质业务和决策支持的能力。

信息化技术在地质档案管理中的应用

档案数字化与智能化处理技术

档案数字化与智能化处理技术贯穿档案全生命周期，实现多类型档案标准化与高效转化。文字档案采用高速扫描成像技术，搭配OCR光学字符识别技术，实现文本信息自动提取与全文索引构建，识别准确率可达98%以上；图纸档案采用“扫描矢量化+地理配准”技术，通过CAD二次编辑转化为可编辑矢量图形，保留坐标、比例尺等空间属性，适配GIS系统关联应用；遥感影像、监测数据等异构档案采用格式标准化转换技术，统一存储为GeoTIFF、HDF等归档专用格式，确保数据长期可读。运用人工智能手段，借助深度学习模型理解文档内容，自动生成文档类别，如勘查报告类、测试数据类、成果图表类等，并将这些文档自动归类入库；建立自动抽取元数据机制，自动提取文档生成日期、工程名称、区域位置等信息，提高电子化入库速度和准确性。

档案信息系统平台构建

档案信息系统平台构建采用“云边协同+模块化”架构，分为基础设施层、数据资源层、核心服务层与应用层四级架构，具体如图1所示。

基础设施层基于轻量级云平台及边缘端设备，为基层机构提供可扩展、低投入、易维护的数据存储和运算支持；数据资源层建立统一的时间、空间、档案数据中心，汇聚电子档案、档案描述、地理空间等数据资源，并对多源异构数据进行统筹管理和关联匹配；核心服务层由数据管理、智能检索、权限控制和安全防护四个功能模块组成，提供数据入库审核、全文检索、分级授权、操作审计等基础服务；应用层面向不同用户群体分别设计功能入口，管理人员可以进行档案归档、借阅审批、统计分析等操作，业务人员可以通过关键词检索、地理范围查询、项目名称匹配等方式进行多维检索以获取档案资源，且支持网上查阅、批注、下载等服务模式；建设B/S结构，支持PC和移动端接入使用，并可通过API接口与上级单位档案系统及地质工作业务系统进行对接。

信息安全与数据备份技术

可以构建“防护―管控―恢复”三位一体的安全保障体系。数据保存采用AES加密标准对档案数据加密保存，在数据传送过程中使用SSL/TLS协议保证数据安全，防止数据被窃取；按照“角色―岗位―权限”分级原则进行数据的访问控制，并采用多因子身份验证方法，严格控制各类用户的下载、修改权限；开启操作日志审计功能，全程记录用户操作行为，实现可追溯、可追责。数据备份采取“本地备份+异地备份+云备份”模式，本地采用磁盘阵列进行实时同步备份，异地建立备份节点以定期传输关键数据；采用基于公有云平台进行增量备份的方式，提供云备份服务，按照档案的重要程度设置不同的备份频次（如每天或每周）。使用容灾恢复技术，制订灾难恢复计划，进行一致性检测和恢复测试，一旦发生意外情况，能保证数据100%恢复，并将恢复时间缩短至4小时以内。同时，部署入侵检测与病毒防护系统，实时监测网络攻击与恶意代码，保障档案信息系统稳定运行。

基层地质档案管理优化策略

工作流程重构与标准化

应建立标准化的全流程闭环体系，明确各环节操作标准与时间节点，具体流程如图2所示。

在档案形成阶段，业务部门按规范收集勘查记录、测试数据、成果报告等材料，完成分类整理与初步校验后，在5个工作日内移交至档案管理部门；在数字化处理阶段，针对不同档案类型采用相应的技术方案，文字档案经“扫描―OCR识别―格式转换”处理，图纸档案完成矢量化与地理配准，同步采集元数据并关联空间信息，确保数据格式统一为归档专用标准；审核归档阶段，由专人对数字化成果进行质量校验，重点核查清晰度、完整性、准确性，审核通过后录入档案信息系统，配备唯一的档案编号并关联项目信息；存储管理阶段，按重要等级实施分级存储，核心档案采用“本地+异地+云”三重存储，定期开展数据完整性校验；利用共享阶段，通过系统提交借阅申请，按权限等级审批后实现在线预览或下载，全程记录利用轨迹；销毁注销阶段，对超过保管期限的档案进行鉴定，无保存价值的按规定流程销毁，同步更新系统数据并留存销毁记录，确保流程可追溯。

人员能力建设与岗位信息化培训

应形成“分层分类+精准赋能”的培训模式，提高档案管理队伍整体素质水平。分层来看，面向管理人员进行信息化规划和运维管理方面的培训，如档案信息化建设规划编制、档案信息化安全管理措施拟定等方面的内容；面向业务操作人员进行技能操作类培训，如计算机应用、档案管理软件运用、文件信息转录录入等技术手段；面向相关工作人员开展档案管理制度及档案利用方面的教育培训，使其了解并掌握档案归档、上交等相关制度及档案查找流程。具体培训可以采取网络远程教学和实地实践结合的教学形式，一方面利用专业网站建立专门的网上学校，并制作系列专题教学视频，方便工作人员随时随地观看；另一方面定期举办相关实践活动、邀请专业人士到岗授课或参观其他部门等，每年累计不少于40个学时。建立岗位考核与奖励制度，将信息化业务技能水平、工作流程、档案质量等情况纳入绩效考核，并设立技能合格奖和先进工作岗位评比，鼓励员工积极学习相关知识；同时，制定后备人才培养机制，引入具有档案管理和信息化双重背景的人才，加强基层管理人员力量。

档案质量控制与监督机制

构建“事前预防―事中管控―事后核查”三级质量保障体系。在档案产生之前及数字化加工前期，制定相关工作流程和规章制度，明确档案收集的内容、方式及数字化加工的具体要求，做好工作人员的业务培训和技术指导工作。在数字化加工过程中，各工作环节设立必要的质检程序，坚持“一人操作、两人校验”的原则，对已完成数字化加工的档案资料进行随机抽检（事前抽检率大于等于30%），检查数据是否完整、格式是否统一、元数据填写是否准确等情况；对已归档的文件资料及新产生的文件资料，每月至少进行一次全面质量检查，并进行打分评级，记录存在的质量问题，提出解决措施以及时纠正处理。实行档案质量终身负责制，责任到人；对发生质量事故的档案，实行责任倒查，依规追究相关人员责任，并将核查结果纳入其年度绩效考核。引入第三方质量评价单位，每年进行一次全方位的质量审查，出具质量评价报告书，并给出改进建议，不断优化档案管理工作水平。

信息共享与联动机制建设

构建“内部便捷共享+跨部门授权共享+跨区域协同共享”的多层次共享体系。内部便捷共享：基于档案信息系统构建档案信息内网服务门户，实现档案查询即查即看，在线查阅可分类（如按照项目名称、地区、类别等）浏览，促进档案的高效便捷应用；跨部门授权共享：形成“一库、两表、三定”共享模式，与自然资源、生态环境、应急等部门签署共享目录清单及对接方案，确定共享对象层级和使用方式，利用API接口对接不同系统，非保密档案直接复制，保密档案经审批后再发送至相关方；跨区域协同共享：依托上级地质资料共享数据库，统一数据模板完成地勘成果汇交，实现省内各下属单位权限互通。通过制定共享制度、明确权责边界、配置分级权限、强化涉密档案加密传输与日志审计，并建立用户反馈机制，持续优化共享服务，全面提升档案资源利用效能。

基层地质档案信息化管理实践案例分析

案例概况

某县级基层地质勘查队主要从事区域地质调查、矿产资源勘查、地质灾害监测等工作。藏有地质资料共1.5万件（套），包括文字报告、图幅、遥感图片、监测记录等。以往采取用传统纸质档案管理模式，数字化程度不足25%，不仅档案查阅利用难度大，还无法实现数据信息有效共享，在一定程度上制约了区域地质工作推进，亟须通过信息化改造解决上述管理难题。

信息化技术应用实践

信息化技术应用实践围绕数字化转型、平台搭建与安全保障开展。采用“自主处理+第三方协作”的方式推动数字档案馆建设，将纸质档案进行快速扫描、光学字符识别后形成全文检索目录，对图纸档案进行图层分离和地理坐标纠正，最终形成普通PDF格式文档或内嵌GeoTIFF数据的PDF档案，并获取元数据及绑定地理信息；建设基于“云+边”的档案业务管理系统，实现档案入库、查询、出库、分享等综合服务功能，支持电脑及手机端操作使用；采用AES加密算法及分级授权控制，以及本地存储、远程存储、云端存储相结合的安全策略，保障数据安全。

管理成效总结

通过信息化改造，单位档案管理水平显著提升，核心指标改善明显，具体如表1所示。

档案数字化率由23%增长到96%，档案查阅周期大幅缩短，平均每卷档案查找周期由原来的90分钟下降为4分钟；档案利用率及调阅次数明显上升，与其他单位协同办理事项的时效性提高了70%；信息安全性进一步加强，未出现任何泄密和失密现象。改扩建后的档案服务，有效保障全区3项矿产普查勘探和5场突发地质灾害调查评估任务落地完成，直观验证了信息化技术与优化方案的可实施性。

信息化转型是基层地质档案管理适应时代发展的必然选择，也是释放档案资源价值的核心路径。本文针对基层地质档案管理体系不健全、技术滞后、共享不足等痛点，结合数字化、智能处理、安全防护等技术应用，从流程重构、人员培训、质量监督、共享联动维度提出优化策略。未来，可进一步深化AI技术融合，构建跨区域协同共享机制，推动基层地质档案管理向智能化、规范化、高效化迈进，为地质工作高质量发展提供数据支撑。

（作者单位：湖南省核地质调查所）