陶佳琦

针对科技图书参考文献管理中普遍存在的格式混乱、反复退修、效率低下等问题，本文基于Endnote X9软件，提出与编者协同的交互式参考文献管理方法，通过分析科技图书参考文献的特殊性，梳理现有解决方案的局限性，在《信息与文献 参考文献著录规则》（GB/T 7714-2015）框架下，从输出样式设计、作者使用规范、审校修正策略三方面构建全流程管理框架。

参考文献是构成学术出版物的重要基石。对于科技期刊与科技图书而言，参考文献不仅是作者论证观点的依据，彰显了学术研究的严谨性与科学性，其本身也是至关重要的信息源，串联起各类研究成果，形成完整的知识脉络，为读者的深入探索提供了指引。因此，确保参考文献引用的准确性与著录的规范性，始终是作者与编辑在出版流程中必须恪守的核心准则，也是保障学术成果兼具真实性与批判性的关键所在。

与科技期刊不同，科技图书作为一种综合性知识载体，其参考文献的构成与处理逻辑具有显著的特殊性。首先，在功能定位上，科技图书更注重内容的系统性与完整性，这使得其参考文献的首要价值在于夯实知识体系的根基，而非凸显单项研究的前沿性。其次，在形态特征上，科技图书体量庞大、引文类型繁杂，加之参编人员众多带来的著录习惯差异与工具输出格式分歧，共同构成了其参考文献管理的复杂性。上述特性投射至出版实务，则具体表现为：编辑在收稿后，往往需投入大量精力逐条核对、更新并统一参考文献要素，陷入反复退稿修稿的循环，却仍难以彻底解决著录不规范的问题。这一局面不仅直接延长了出版周期、降低了工作效率、提高了差错风险，更深层的影响在于，它迫使编辑将注意力重心从对学术内容的实质把关，转移至对格式细节的机械修正，从而偏离了编辑工作的核心价值。

本文旨在利用Endnote X9软件为同行提供一种与编者共同完成、可重复使用的框架性方法，将修订后的参考文献规范性框架嵌入组稿、编辑加工阶段，实现对图书参考文献的交互式管理，为图书编辑提供一种对参考文献高效勘误的思路，优化科技图书编辑的工作流程，提高科技图书的策划质量及编校质量。

学术编辑对参考文献规范化管理的相关研究述评

笔者以“参考文献”和“编辑加工”为主题词回顾国内出版界近20年的研究，发现科技出版物参考文献的随意性引用问题一直十分突出，编辑在实际工作中通常难以完全站在作者角度完成对参考文献可靠性和可用性的核验工作，编校工作更多为识别参考文献的标引、引用格式及引用方式的正确性。

为提高参考文献的编校效率和准确性，许多学者曾提出多种思考和解决方案。王殿佑提出利用NoteExpress批量管理参考文献，但在使用过程中需先将原稿件中的参考文献在文献数据库中进行逐条检索和存储，再从线上数据库中批量导出至本地进行管理，过程烦琐且易出错，不适用于体量较大的科技图书参考文献的编辑加工。张宏等人与刘清海等人曾提出利用Endnote对参考文献批量编辑加工的想法，但前者主要介绍适用于英文文献的管理方案，且尚需对不同类型的文献（如期刊文献、会议文献、图书文献等）分别建立filter导入，适用范围较窄且操作复杂；后者仅简要介绍了Endnote中管理文献的Output Styles模块功能，并未讨论具体的实际应用，针对中文文献的修正仍需采用纯文本编辑加工模式。近年来，罗云梅等采用自制软件对参考文献著录格式进行了统一，但该方法目前仅适用于顺序编码制的英文连续出版物（不包括专著、中文文献、会议报告等多种文献类别），且搭载的英文医学检索数据库仅为Pubmed，不足以满足图书编辑的需要；周凤航等曾指出使用善锋软件批量编辑参考文献的优势，但该软件需以公司名义付费使用，无法达到零成本普及。由此可见，各类方案在对大量参考文献的编辑加工中均存在明显的局限性。

一站式管理参考文献的策略

EndNote作为国际主流文献管理工具，最初由Niles & Associates公司于1988年开发，目前由科睿唯安（Clarivate）负责运营与更新。医学专著常涉及中外多种类型的参考文献，而Endnote是目前在中、外学术数据库中均具备官方引文导出格式的软件之一，因此，笔者以Endnote X9为例，讲解和演示交互修订医学专著中涉及的参考文献输出格式，以高效完成对参考文献的编辑加工。

2015年5月15日，国家质量监督检验检疫总局与国家标准化管理委员会联合发布《信息与文献 参考文献著录规则》（GB/T 7714-2015），该标准作为现存参考文献著录最新的国标文件，沿用至今。Endnote在2020年3月31日和2021年4月2日，分别上线适配《信息与文献 参考文献著录规则》（GB/T 7714-2015）的两种文献输出格式：Chinese Std GBT7714 (Author-Year)（著者―出版年制）与Chinese Std GBT7714 (numeric)（顺序编码制）EndNote。笔者直接套用两种官方输出格式发现，输出的参考文献格式得到一定改善，编辑加工难度也有一定程度的降低，但仍存在许多细节问题，如文献题名与文献标识之间有空格、前置符号未满足除“.”外均为中文符号、页码尾页表述不全、期号冗余等。因此，在实际工作中，科技图书编辑有必要对Output Styles进行规范化逻辑修订。笔者以顺序编码制格式为例，以GB/T 7714-2015为标尺，制定了详细的修订策略，图书编辑可利用该策略一次性完成对参考文献输出格式的规范化管理。

定稿前的交互设计

1.设计个性化文献输出格式

在组稿完成后，编辑需根据选题情况对文献输出格式（Output Styles）进行个性化修剪：创建新的Output Styles文件（此处以官方顺序编码制格式为蓝本），并按照“文档―Endnote―Styles”路径寻找目标文件夹，将其放入文件夹中并命名（如图1所示）；通过Endnote X9打开该文件，在“Bibliography”的“Templates”中，可对各种类型参考文献引用列表的输出格式进行统一设定，另外该面板（如图2所示）还可以对作者呈现方式、页码呈现方式、标点符号等进行修正和统一，编辑可通过不断演示输出格式以调适最终呈现效果，修剪后的文献输出格式可以基本确保编者在编写过程中保持参考文献输出格式统一；保存并命名修剪后的Output Style文件。

2.作者使用阶段

在文字撰写阶段，各章节编者统一使用经过编辑设计的Output Style进行参考文献著录，具体方法如下：告知编者按照“文档―Endnote―Styles”路径将本书统一使用的Output Style文件拷贝至目标文件夹；打开Endnote X9软件，选择“Edit-Output Styles-Open Style Manager...”，在打开的面板（如图3所示）中选取编辑提供的Output Style，选择“Edit”对内容进行再编辑，若暂时没有再编辑需求，可关闭该面板；重复执行“Edit-Output Styles-Open Style Manager...”命令，在弹出的列表中勾选Output Style（前方显示“√”，如图4所示），选定后，即可按照统一的参考文献格式对参考文献进行规范著录。

3.审校阶段

编者按照编辑初期统一设计的参考文献著录格式撰写并交稿后，编辑可借助同一模板对照稿件，通过核查编者是否统一、正确使用该模板，初步筛出参考文献格式严重不符的内容并要求返修。在初期审读阶段，该方式可大幅提升编辑加工效率、减轻编者负担，对于医学大部分专著而言效果尤为显著。当然，在初步确认参考文献著录格式统一后，还需对个别著录问题进行个性化修正与核查，这涉及Endnote X9软件设计问题及参考文献所在数据库的引文准确性问题，因此需对具体类型的参考文献著录问题进行如下个性化处理。

专著的修订策略

在《信息与文献 参考文献著录规则》（GB/T 7714-2015）中，专著定义为以单行本或多卷册（在限定的期限内出齐）形式出版的印刷型出版物，包括普通图书、古籍、学位论文、会议文集、汇编、标准、报告、多卷书、丛书等。医学图书编辑在加工中常涉及的专著类别包括图书、会议文集、学位论文、标准等。根据《信息与文献 参考文献著录规则》（GB/T 7714-2015），专著类文献的著录项目主要包括主要责任者、题名项、版本项、出版项（出版地、出版者、出版年）和引文页码。在利用Endnote X9批量处理时，需特别注意各数据库或手工录入的源数据与国标格式间的差异，重点核查版本、出版地和责任者姓名的格式转换。

在专著类别的参考文献中，官方文献的输出格式在word文件中呈现时存在部分细节问题，但问题一般较为统一且明确，因此，可搭配使用Endnote X9及word软件，进行引用后的快速批量处理。

1.中文版本专著、中文译著

目前，需在Endnote X9中手动输入该类型专著的各项要素。版次项（除第1版外）后会出现多余的“ed”格式，如“第4版 ed”,可在word中直接根据专著的文献类型标识符批量删除冗余内容；同时，需注意版次数字表述的统一性，如将“第二版”统一改为“第2版”。

2.英文（或其他语言）原著

目前，大部分英文原版书可从数据库中直接导出Endnote格式文件。因数据库不同，版次项的输出格式差异较大，需根据图书使用习惯统一为全称或缩写，如“3rd ed”或“Third Edition”；部分英文原著缺少出版地，此项需注意补充。

3.会议文集、学位论文、标准类文献

所有中文会议文集名称前会冗余“proceedings of the”，该项可批量删除；当会议文集不涉及出版者时，出版地与年份之间的“，F，”改为“，”，若涉及出版者，需注意区分会议举办地和出版者，该项较易混淆，应注意区分、核查。学术论文尤其需要注意对出版地的补充。

在标准类文献中，当主要责任者在3位以上时，Endnote输出默认格式为“，et al”，需在word中改为“，等”；标准类文献的著录除了责任者和题名，标准编号（如GB/T 7714-2015）是核心要素，必须确保其完整且格式正确（国标中通常不加书名号）。此外，标准类文献的发布机构与出版者有时一致，有时不一致，需按实际出版项填写，不可空缺。

综上，针对专著类型的参考文献，编辑加工的难点主要源于文献所属数据库的录入格式不够规范、Endnote输出格式的局限，但由于问题较为统一且突出，因此，在作者统一录入文献内容并插入word后，编辑可在word中进行批量修正与核对。针对明显缺漏要素的文献，可集中标注以提醒作者在校样中补充或在电子文件中更新，这种双向核对与更新的方式能够大幅提高该类文献的编辑加工效率。

连续出版物的修订策略

连续出版物是医学学术专著参考文献中占比最高的部分，因其使用频率较高，是Endnote X9使用中最好处理的部分。编辑在设计Output Style模板时，可以在图3所示的面板中对主要责任者格式、期（卷）格式、页码格式等问题进行统一预处理，但尚有部分情况需单独考虑，简述如下。

1.主要责任者的修订策略

根据《信息与文献 参考文献著录规则》（GB/T7714-2015）的要求，个人著者采用“姓在前、名在后”的著录形式，欧美著者的名可用缩写字母，缩写名后需标注省略缩写点；用汉语拼音书写的人名，姓全部大写，名可取每个汉字的拼音首字母进行缩写。当著作方式相同的责任者不超过3个时，全部照录；超过3个时，著录前3个责任者，其后加“，等”或与之相应的词。

在使用Endnote X9输出格式时，与专著相同，中文连续出版物涉及3个以上时，需在word中将“，et al”统一改为“，等”；另外，某些西班牙语等小语种文献中涉及的特殊人名字母，如“ñ”“ç”，在输出格式中无法按照《信息与文献 参考文献著录规则》（GB/T 7714-2015）进行大写，编辑需在加工过程中对其进行逐一核实。

2.题名的修订策略

题名部分最常见的问题，是中文文献题名与期刊名称发生异常合并。这一现象通常源于数据库在引文格式输出时的字段界定错误，导致题名与刊名两个独立要素被错误拼接为单一字段。相较之下，英文连续出版物因其字段结构相对稳定，几乎不存在此类问题。针对这一情况，最有效的处理策略是引导编者在Endnote中核查中文期刊名称列表是否存在空白或异常字段，并逐一进行补充与校正。

3.卷（期）的修订策略

卷期项的格式问题在中文文献中尤为突出，其中最常见的莫过于期号的“补零”现象――即当期号为0―10之间的单一数字时，系统常自动添加前导零，如将“3期”输出为“03期”。这一格式虽在某些数据库或期刊的原始导出设置中存在，但不符合《信息与文献 参考文献著录规则》（GB/T 7714-2015）的著录规范，需由编辑在加工过程中统一去除前导零。值得注意的是，某些期刊的实际出版形式中只有卷号而无期号，或仅有期号而无卷号，这并非引文格式错误，而是出版物本身的特点。编辑在处理此类问题时，需具备对连续出版物结构的基本认知，避免将“无期号”或“无卷号”误判为信息缺失而进行不当补充。

4.页码的修订策略

页码格式除可在交互设计阶段通过Endnote X9统一规范外，还需注意部分期刊不标注传统页码，仅采用文章编号。此类情况并非页码缺失，无需手动补全，编辑应更新对连续出版物著录要素的认知，避免盲目修正。

结语及展望

在实际出版工作中，参考文献格式的统一性问题始终是编辑加工环节顽固且普遍存在的痛点。由于参编作者背景多元、著录习惯各异，加之对文献管理软件应用水平的参差不齐、选用软件类别的千差万别，稿件中参考文献格式混乱、反复退修的现象屡见不鲜，这已成为制约图书出版效率与质量的关键瓶颈。笔者基于多年的一线编辑经验，在与多个作者团队的协同攻关与迭代磨合中，探索并构建了一套适用于学术专著的参考文献一站式管理方法。实践证明，该方法在应对图书出版中数量最多、问题最集中的参考文献（包括图书、会议文集、学位论文、标准、连续出版物等）相关问题时效果显著。尽管目前方案尚未系统覆盖专利、电子资源等相对少见的文献类型，但由于此类文献在实际书稿中引用数量极为有限，可通过个别处理的方式进行统一加工，因此几乎不会对专著整体的编校质量与效率构成影响。该方法的实施，不仅显著减少了编辑在格式核对上的重复劳动，也为后续排版与校对环节提供了清晰、规范的底本，对压缩出版周期、降低差错率具有切实的推动作用。

在工具选择方面，笔者通过对多款主流文献管理软件进行横向比较，最终选定Endnote X9作为核心支撑工具。尽管在处理中文文献格式（如作者“等”与“et al”的转换、全角/半角标点统一、版次项冗余信息清除等）时仍需人工干预，但Endnote X9在著录规范性上展现出难以替代的优势：其默认的排序逻辑严格遵循中英文文献分列，中文按作者姓名汉语拼音字母顺序、英文按作者姓氏字母顺序排列的规则，精准契合《信息与文献 参考文献著录规则》（GB/T 7714-2015）的著录顺序要求；其输出样式对字体、字号、斜体等文字格式的控制高度稳定，有效规避了手动调整带来的格式漂移；对于英文期刊论文（Journal Article）这一常见文献类型，Endnote X9导出的记录在作者姓名排布、缩写规范、标题中专有名词及介词的大小写处理等方面，几乎无需二次调整，极大提升了编辑效率。得益于笔者在长期编辑实践中对参考文献格式乱象背后共性规律的系统性梳理与提炼，如对中外文作者著录规则的差异识别、对版次项冗余信息的模式归纳、对特殊字符处理异常的预判与应对，一站式参考文献管理方法得以从构想走向落地。换言之，Endnote X9提供了坚实的技术底座，笔者通过对软件“漏洞”与格式“乱象”背后规律的洞察，构成了填补技术盲区、实现流程优化的智慧引擎。正是这种“工具理性”与“经验智慧”的双向奔赴，使原本高度依赖人工逐条核对的烦琐工作，得以转化为可批量操作、可流程化复制的标准化方案。

展望未来，随着生成式人工智能技术的迅猛发展与普及，参考文献的智能化处理将迎来前所未有的机遇。当前，以“人工核对+软件辅助”为核心的工作模式，在一定程度上仍依赖编辑的经验判断与重复劳动。下一步的研究与实践，可尝试引入AI工具进行更深度赋能。例如，利用大语言模型对海量参考文献进行格式预审与异常检测，自动识别并提示缺失的出版地、不规范的版次表达或错误的标点符号；或在Endnote等传统软件的基础上，开发AI插件实现格式的批量智能纠错，乃至根据目标期刊或出版社规范自动适配输出样式。虽然AI与文献管理软件的功能定位完全不同，对接数据库的直接性差异也较大，但探索借助AI构建小型知识库，实现“遇新则学、即学即用”的动态扩展，将编辑的专业经验与AI的高效算力深度融合，也可能是未来破解参考文献格式漏洞难题、推动出版流程智能化转型的重要路径。

（作者单位：北京大学医学出版社有限公司）