蒋敏

新时期，我国教育领域转型发展进程逐步加快，对高校档案管理服务质量提出了更高要求，需要相关工作者不断创新档案管理意识，调整档案管理服务模式，更新管理手段与设备，搭建起高质量、具有针对性的档案管理服务机制与框架，从而进一步发挥档案的教学辅助、决策支持等功能，为高校长远发展提供强有力的帮助。基于此，现以档案管理服务特性为立足点，深入分析高校档案管理服务质量提升的重要意义，全方位探究高校档案管理服务质量提升策略。

在数字化发展浪潮与教育现代化改革的双重引领下，档案管理已经从传统的“资料存储、数据保管”角色向战略决策、文化传承与教学创新等角色升级转型，彰显着引领教育高质量发展、创新教育资源配置等深层价值。然而，当前高校档案管理服务存在技术应用落后、服务形式单一、资源开发运用不到位等问题，档案资源的教育引擎、活动引领与管理决策等价值并未充分发挥。如何打破传统档案管理框架，以用户需求为立足点，以技术创新运用为驱动力，搭建高质量、系统化的档案管理服务体系，已成为新时代高校档案管理人员需要重点关注的课题。通过系统剖析档案管理服务质量多维提升的路径，可以推动档案管理服务从“被动存储”向“主动赋能、系统服务”转型，从而深化档案管理成效。

档案管理服务的特性

档案管理服务是指围绕档案收集、存储、运用等全生命周期开展的系统化、专业化管理活动，旨在借助规范合理的技术手段、科学的管理方法，保证档案安全、提升档案价值、增强档案运用效率，进而为组织决策、科研、教学与文化传承等提供强有力、高质量支撑。从高校层面分析，其档案管理特征主要表现在以下四个方面。一是存储历史记忆，完整记录教学计划、教学活动实施过程、活动成果、学生学情等数据，形成可追溯、可运用的训练数据库。二是教学研究支持，档案服务是教学研究的“资源中枢”，可以通过系统化的历史案例库、教研模块等，为教研活动、教学革新等提供强有力支持。三是档案管理服务是学校决策的“数据库”，挖掘档案数据中隐藏的潜在规律，可以为招生政策优化、课程设置以及资源灵活配置等战略性决策提供参考依据。四是文化传播，档案管理服务承担着传承、弘扬校园文化的重任，通过建设文化展览平台、组织专题报告等手段，可以直观体现教学成果、英雄事迹与历史发展变革，逐步提升师生的归属感、获得感与荣誉感。

高校档案管理服务质量提升的重要意义

有利于促进档案从“静态资料”向“动态资产”转型

以往，档案资源以静态文本为主，仅关注档案的“存储、整理”，各管理环节处于孤立存在状态，难以发挥其优势。通过提升档案管理服务质量，可以引领档案从“静态资料保管”转变为“动态数据资产”。一方面，搭建覆盖档案全生命周期的闭环式、全链条管理服务体系，可以让档案形成、归档、开发与利用等环节深度衔接，进而实现“生成即归档、运用即增值”的目的。另一方面，以档案资料为核心，借助知识图谱、数据分析等新兴技术，延伸与开发教学辅助、决策支持等多元服务场景，可以将档案资料转变为珍贵的可预测、可量化资产。

有利于引领档案从“后勤支持”向“系统服务”升级

档案管理作为院校管理的重要组成部分，不断提升其管理服务质量，可以引领档案工作从“后勤保障性能”转变为“系统服务指导”。这一转变意味着档案工作在组织中的功能定位、核心特征逐步从“边缘后勤支持”向“系统服务赋能”升级。一方面，传统档案管理服务具有碎片化、被动性、低频次等特征，以事后查询为手段，不断提升档案管理服务质量，将其融入组织整体运行过程，可以形成“全程引领、主动预测、深度交互”的服务闭环系统，让档案工作与组织业务活动深度衔接。另一方面，不断突破传统档案“存管用”的限制，逐步向档案决策引领、知识创新优化、风险预防等维度升级延伸，从而构建完整、健全的服务框架，系统性提升档案价值。

有利于推动档案从“信息记录”向“文化传承”跃迁

档案是学校在入场活动中直接形成的具有存储价值的历史记录，是集体记忆的解码器、塑造者，蕴含着丰富的文化内涵，具有优异的文化属性。通过打破“资料保管”功能定位的限制，持续提升档案管理服务质量，可以进一步发挥档案的文化传承、精神熏陶与价值塑造等价值。通过深度关联档案中的符号、语言等隐性信息，揭示档案背后的社会语境、历史发展逻辑与精神内核等，可以使档案从“理论层”升级为“价值层”。例如，整理建校初期的档案，结合当时社会背景，深入挖掘学校“扎根基础、为国家战略服务”的办学传统，以此为依据组织校史主题展览活动，可以营造浓厚的校园文化氛围。

高校档案管理服务质量提升的策略

革新档案管理服务意识，树立以用户为导向的服务理念

传统档案管理工作的重点通常放在资料收集、保管与整理上，对档案服务对象的多元需求重视程度不够，这种“重资源、轻运用”的管理意识，导致档案资源的价值难以得到充分发挥。对此，为提升档案管理服务质量，相关工作人员需不断革新管理服务意识，形成以用户为导向、服务对象广泛参与的工作理念，为用户提供高效、优质、个性化服务支持。一是树立以用户服务需求为导向的意识，档案传输与使用不仅局限于单一的管理部门，还涉及科研人员、教师、学生等，其服务对象具有多元化特征。大学档案部门需要确定以“服务为核心”的工作意识，围绕档案内容开发的精准性、运用的便利性、响应的实时性等要求，针对档案服务体系进行创新优化，最大程度地满足用户个性化、多样化的服务需求。例如，针对科研人员，需要结合技术研发、教学活动创新要求，为其提供海量、丰富的学术档案资料，逐步提升其服务满意度。二是档案服务质量的提升是一项复杂工作，不仅需要档案部门努力，也需要服务对象主动、积极参与。相关工作人员需要借助各种手段，引导服务对象参与档案管理服务计划设定、流程优化等环节。例如，定期开展“用户需求调研”活动，通过问卷调查、面对面访谈、在线互动等形式，收集教师、学生与管理者等不同主体对档案信息服务的意见与实际需求，建立兼具针对性及系统性的用户需求数据库，逐步提升档案管理服务的精准度。

融合运用新技术，构建智能化档案管理服务系统

信息时代，人工智能、大数据、云计算与区块链等新型信息技术快速发展，为档案管理服务质量提升带来巨大的机遇与挑战。档案部门可以将新型信息技术与档案管理服务工作有机结合，打破传统档案管理服务中的时空限制，搭建智能化、动态化、数字化档案管理服务系统，在逐步提升档案服务整体效率的基础上，促进档案资源“增值活化”。一是构建档案全生命周期管理体系。可以结合档案管理服务需求，面向档案生成、收集、整理与利用等各个环节，部署“电子档案管理系统EAMS”，支持不同格式档案的在线存储、系统归档与版本控制，使用图片、文档、3D模型与视频等替代传统物理存储的纸质档案；还可以依托集中存储需求，建立规范、高效的档案元数据标准，针对档案分类、关键词、标签等描述信息进行统一归档，为后续档案关键词、事件类型与时间等多维度检索提供支持。二是提供智能化检索服务。灵活运用AI技术、大数据分析技术，开发与设置智能检索引擎，支持模糊匹配、自然语言查询搜索与语义理解；搭建数字化、动态化的档案知识图谱，可视化、动态化呈现档案中的实体信息、关系等，保证用户能够直观、深刻理解档案背后隐藏的逻辑信息；部署档案信息智能推荐与服务系统，实时收集信息检索系统中用户的下载偏好、查询记录等历史行为数据，实现精准推送。例如，面向新入职的教师，可以为其推荐“教学案例库”“大学生学情分析库”等，逐步提升档案开发利用的主动性与有效性。三是加强数据安全管理。在档案资源开放共享、动态交互的基础上，运用分级分类管理技术，按照档案信息敏感度，规划设计信息收集、访问与利用权限；引入动态水印技术，针对用户下载、共享的档案信息，自动添加与设置专属的用户身份标签，避免出现非法传播的情况，最大程度地保证档案数据的安全性与稳定性。

多维度开发档案资源，凸显档案的文化潜力与价值

档案资源具有显著的文化、历史、社会与经济价值，对科研、教育等活动的开展具有促进作用。为进一步发挥档案资源的功能，充分释放档案的价值，档案部门与相关工作者可以遵循深度处理、主题规划、跨界交互的原则，多维度、系统化挖掘档案资源的文化潜力、知识价值，将档案转化为可运用、可传播、可弘扬的服务产品。一是结构化处理档案资源，提取有鉴赏价值的信息，形成可复用、可推广的知识产品，实现从“原始档案”向“知识资源”转变。例如，借助文本分析技术、关联规则开发挖掘技术、数据处理技术等，深入提炼与总结档案中的事件脉络、高频词，整理档案中的名人手稿、历史文献等，形成一系列专题丛书，如《近代教育思想辑录》《校史人物传记》等。同时，可以搭建多元化档案数据库，包括“科研成果库”“教学案例库”“管理决策库”等，支持相关用户按关键词、按主题进行提炼、检索与运用。二是开发特色档案文化品牌。可以结合档案资源的文化价值，规划设计系列化、主题化档案展示活动，逐步强化档案资源的文化影响力、号召力。例如，定期更新校史馆展陈内容，利用AR技术还原学校历史场景，包括展示建校初期的训练室模型、宿舍模型等；还可以开发与档案主题相关的文创展品，包括“校史老照片拼图”“校史特色明信片”等，营造良好的文化氛围。三是组织开展场景化服务，将档案管理服务与高校重点工作深度融合，从而提供强有力的数据支撑。例如，为教师提供“学生作品档案”“学科发展档案”“历史教学档案”等，支持教师组织开展课程设计、教学案例开发、教学经验总结等活动。

搭建档案与业务深度融合机制，实现全流程服务

为解决档案管理与高校业务工作孤立存在的问题，进一步凸显档案管理服务价值，高校需要建立档案服务与核心业务，包括科研、教学、管理等深度融合交互机制，通过流程优化、技术驱动等措施，促进档案服务从“末端支持”转变为“全方位服务”。一是档案化改造业务流程，持续提升档案管理的有效性。例如，在教学评估、课程设计与学业指导等环节，规划设计具有针对性的档案信息采集节点，实时抓取、整合课堂教学视频、作业反馈信息与学生互动数据等，在提升档案完整度的基础上，为教师备课、教学设计提供服务。二是搭建核心业务档案库，可以围绕学校核心业务领域，建设专题档案数据库，每个数据库需要涵盖业务工作分析报告、原始档案数据库、衍生产品等。例如，建设课程教学档案库，设置学情分析、课堂教学实录、教学方案与计划改进建议等不同模块。三是合理引入业务档案智能分析工具，如Python、SPSS等，借助智能分析工具的关联分析、预测趋势、类型分析等功能，实时动态分析档案数据，为管理决策提供依据。例如，针对学校历年招生档案进行实时分析，预测学校各个专业的招生趋势、报考热度变化。同时，需要监测业务档案中的异常数据，自动生成预警报告，助力教学管理、学生管理等业务的开展。

完善管理机制，形成长效发展体系

档案管理服务容易受到基础条件、外界环境等因素的影响。对此，需要围绕档案管理各个环节，搭建规范化、高质量的管理服务机制，逐步规范档案管理服务行为，提升工作的规范化、系统化、科学化与标准化水平。一是建立规范的管理制度，明确档案管理服务标准与要求。例如，结合本校档案收集、运用情况，制定《档案收集与归档规范》，精准界定本单位档案收集范围、格式要求以及档案归档的时限，如在教学活动结束后1个月内将活动档案归档；制定《档案利用审批流程》，围绕敏感档案复制、查阅、共享等操作行为，设置严密的审批权限。二是健全档案管理监督考察机制，制定规范化、系统化的档案考核指标体系，定期组织档案审计、监督活动，检查与评估档案资源的安全性、完整性以及开发利用状态。同时，将档案考核结果、开发成果与档案工作人员绩效有机结合，如针对档案工作人员在文化活动组织、档案类出版物编研等工作中取得的优质成果，建立专项奖励机制，激励档案工作人员创新档案服务形式。三是完善档案人才培养机制，打造一支专业知识丰富、技术优异的专业团队。例如，规划技术培训活动，包括数据分析、区块链应用培训，提升档案工作人员的技术运用能力，为档案服务质量的提升打下坚实基础。

综上所述，档案管理服务质量的提升是高校适应时代发展的重要举措，可以促进档案资源从“静态材料”“后勤支持”“信息记录”向“动态资产”“系统服务”“文化传承”升级转型，最大程度地发挥档案的文化价值、知识潜能，为高校决策管理、教育活动提供强有力支持。相关工作人员需明确档案管理服务质量提升的重要性，革新档案管理服务理念，健全档案管理服务保障机制，多维度开发挖掘档案资源内涵，搭建数字化、智能化档案管理服务系统，逐步提升档案管理服务的有效性、规范性与专业性。

（作者单位：陆军工程大学训练基地）