江春燕

档案是办公室重要的信息资源，其管理水平直接影响办公室的工作效率。当前，办公室档案管理存在责任意识薄弱、流程缺乏标准化规范、信息化水平较低、安全保密措施存在漏洞等问题。现从文化视角切入，阐述办公室档案管理的文化内涵，剖析其目前的管理现状，提出树立现代管理理念、健全制度体系、创新管理方法、加强安全保密等优化策略，为新时代办公室档案管理的创新发展提供参考。

档案是办公室信息汇集、综合协调的基础，记录了办公室运行发展的各个方面，是宝贵的信息资源。加强办公室档案管理，对于提高办公室工作效率、保障信息安全及服务决策具有重要意义。在实践中，办公室档案管理工作未获得应有重视，亟须创新理念、改进方法，提升管理效能。办公室档案管理同样需要文化的滋养，档案工作者应树立科学的档案文化理念，将先进的管理思想、方法融入办公室档案管理全过程，激发办公室档案管理活力，彰显办公室档案管理价值。

办公室档案管理的文化内涵

办公室档案管理文化的概念

办公室档案管理文化是指档案工作者在长期办公室档案管理实践中形成的价值理念、行为规范、技术方法等。它是办公室档案管理活动赖以生存和发展的精神力量，对凝聚办公室档案队伍、规范管理行为、促进办公室事业发展具有重要意义。办公室档案管理文化既继承了中华优秀传统文化基因，如“修齐治平”的家国情怀、“述而不作”的客观态度等，又融入了现代管理理念，如开放共享、融合创新等，呈现继承创新、服务大局的时代特征。办公室档案管理文化内涵丰富，从载体形式看，既包括物化形态的档案信息系统、标准规范，也包括观念形态的价值理念、职业精神；从表现方式看，既有外显的工作流程、服务方式，也有内隐的思维方式、行为规范；从作用领域看，既涉及档案收集、整理、保管、利用等环节，也渗透至办公室档案事业发展的各个方面。由此可见，办公室档案管理文化无处不在、无时不有，构成了办公室档案管理的精神内核和动力源泉。

办公室档案管理文化的特征

办公室档案产生于办公室的日常活动，具有内容广泛、形式多样、时效性强等特点，其管理文化也呈现鲜明的特征。一是服务意识强。办公室档案直接服务于决策、协调，服务意识是办公室档案管理文化的灵魂所在。二是时效性要求高。办公室档案时效性强，随时为决策提供参考，对管理的高效性、精准性提出了更高要求。三是保密性要求严。办公室档案涉及办公室运转的诸多敏感信息，保密性是办公室档案管理文化的基本要求。四是信息化特征突出。随着大数据、人工智能等技术在办公室管理领域的广泛应用，办公室档案电子化、网络化趋势显著，信息化转型已成为管理变革的时代特征。

办公室档案管理文化的作用

办公室档案管理文化既是推动办公室档案管理与时俱进的精神动力，也是引领办公室档案工作科学发展的行动指南。其一，办公室档案管理文化有利于引领办公室档案管理观念变革。党的二十大报告指出，要加强互联网内容建设，建立网络综合治理体系，营造清朗的网络空间，这为办公室档案管理指明了方向。办公室档案管理文化通过宣传党的理论和路线方针政策，引导办公室档案工作者树立大数据思维、安全保密意识，推动管理理念从封闭走向开放、从粗放走向精细，为观念变革插上腾飞的翅膀。其二，办公室档案管理文化有利于规范办公室档案管理行为。办公室档案管理制度是办公室档案管理行为的基本遵循，而制度的生命在于执行，办公室档案管理文化通过营造“人人重视办公室档案、人人爱护办公室档案”的浓厚氛围，引导办公室档案工作者严格按章办事，自觉遵守档案法律法规，进而做到登记造册及时、整理保管规范、提供利用便捷，最终真正将管理要求内化为思想自觉、外化为行动自觉。

办公室档案管理现状分析

办公室档案管理的责任意识薄弱

思想是行动的先导。管理过程中责任意识的强弱决定着管理实践的成败。当前，办公室档案管理普遍存在“重业务轻管理”倾向，一些同志认为办公室档案管理是档案人员的“分内之事”，与己无关，这种错误认识导致办公室档案管理的责任意识薄弱、档案意识缺乏，办公室档案管理流于形式。办公室工作事务繁杂、节奏紧张，档案管理常被视为“锦上添花”，部分办公室为提高工作效率忽视档案管理，甚至出现档案随意堆放、任意处置现象，个别领导干部重签发文件、轻归档整理，认为办公室档案管理是“多余”的事，导致重要文件资料流失。电子信息时代，一些人错误地认为电子文件“来去自如”，忽视了对电子档案的规范管理，电子文件随意删除、存储介质随意丢弃等情况时有发生。

办公室档案管理流程缺乏标准化规范

规范是提高工作效率的基础前提，更是夯实工作质量的根本保证。然而，在办公室档案管理实践中，存在流程缺乏标准化规范的问题。一是制度建设滞后。部分办公室对档案管理制度的研究缺少深度、落实不到位，管理制度存在语焉不详或照抄照搬的问题，缺乏可操作性。二是分类不科学。档案文件种类繁多，但分类方法较为随意，忽视了办公室档案的专业性、系统性，导致查找不便等问题。三是收集欠完整。一些部门和个人档案意识淡薄，文件移交不及时，甚至随意销毁，致使办公室档案收集内容存在缺失。四是保管有疏漏。档案室设施简陋，温湿度控制尚未达标，虫蛀鼠害时有发生，办公室档案安全隐患突出。

办公室档案信息化水平较低

随着数字化、智能化建设步伐加快，电子文件、大数据资源日益成为办公室档案的重要组成部分。党的二十大报告提出，要推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合，这对办公室档案管理信息化提出了新的要求。当前，多数办公室档案管理仍停留在简单利用计算机代替人工管理的阶段，“信息孤岛”问题严重，电子档案管理制度缺失，元数据标准不统一，电子档案长期保存、开发利用困难重重。办公室档案管理信息化不仅是技术问题，更是文化问题。当前，办公室档案管理信息化文化尚未真正确立，创新发展动力不足。部分领导干部思想观念陈旧，习惯于传统的纸质文件模式，档案人员知识结构老化，缺乏信息化技能，传统的办公室档案管理文化难以适应数字时代要求。因此，需树立与时俱进的信息化文化理念，加快推进办公室档案管理与信息技术的深度融合。

办公室档案安全保密措施存在漏洞

办公室档案是办公室的核心机密。安全保密工作直接影响办公室声誉，但在现实中，一些办公室对档案安全保密重视不够、管理不严，埋下明显的安全隐患。硬件设施方面，多数档案室较为简陋，报警、消防等设备老化，安防水平较低；软件管理方面，保密审查随意，档案借阅使用登记尚未规范化，泄密防范措施落实不力。特别是在电子档案时代，办公室档案面临技术更新、存储介质损坏、病毒入侵、黑客攻击等新的安全挑战，更加需要未雨绸缪。

文化视角下办公室档案管理优化策略

树立现代办公室档案管理文化理念

思想是行动的先导，理念是文化之魂。推进办公室档案管理优化创新，必须从树立先进管理理念入手，以文化的力量凝聚共识、指引方向。办公室档案工作事关办公室事业发展全局。树立大局意识、坚持服务观念，是新时代办公室档案管理文化的重要内涵。办公室档案虽常被视为“辅助性”工作，但其地位和作用不可小觑。以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，准确把握新时代对办公室档案工作的新要求，自觉将办公室档案管理置于办公室发展大局中谋划推进，充分发挥办公室档案在服务决策、助推发展中的基础性作用；同时，坚持与时俱进，创新工作理念，将办公室档案管理融入业务工作的各个环节，从而全面提升服务决策、服务管理的能力和水平。

创新是引领发展的第一动力。树立创新文化是新时代办公室档案管理文化的鲜明特征。当前，大数据、云计算、区块链等现代信息技术发展日新月异，为办公室档案管理带来新机遇的同时，也给传统管理模式带来挑战。对此，要敢于打破思维定式和路径依赖，主动拥抱新技术、新模式，在优化流程、创新方法方面下功夫，推动办公室档案管理与信息化深度融合，加快数字化档案管理系统建设。例如，创新办公室档案收集、整理、保管、利用的方式方法，打造集存储、管理、检索、利用于一体的现代办公室档案信息化平台，不断推动办公室档案管理理念、制度、机制创新，为建设数字化办公提供优质档案服务支撑。

问题是时代的声音，改革是时代的要求。树立问题意识、坚持改革创新是新时代办公室档案管理文化的应有之义。办公室档案管理工作需对标新时代的新要求，打破制约办公室档案事业发展的体制机制障碍，找准深化改革的着力点、突破口，以问题为导向，充分调动广大办公室档案工作者的积极性和创造性，鼓励办公室大胆探索、积极创新，在重点领域和关键环节改革上取得突破。通过树立鲜明的创新文化导向，推动思想观念、政策措施、管理手段等方面创新，为办公室档案管理现代化注入强大动力。

健全办公室档案管理制度体系

制度是管理之本、效率之源。当前，办公室档案管理制度建设参差不齐，存在制度不健全及流于形式的问题。因此，办公室档案管理工作需将制度建设摆在优化工作的重要位置，在总结实践经验的基础上，系统梳理管理短板，完善制度体系，发挥制度的规范引领作用。同时，全面建章立制，根据分类科学、程序规范、责任明确的要求，结合办公室工作特点，制定办公室档案收集、整理、保管、鉴定、统计等环节的工作制度，做到管理工作无死角、全覆盖。

此外，办公室档案管理过程中，需强化制度执行。再好的制度，也要落到实处才能发挥作用。加大对档案法律法规、规章制度的宣传力度，组织开展办公室档案知识培训，推动档案法治意识入脑入心。建立健全责任追究机制，明确办公室档案工作“一岗双责”，将办公室档案管理纳入绩效考核，对违反办公室档案管理规定的工作人员，从严从重处理。通过完善并实施一系列督查督办、考核问责等配套措施，使履行办公室档案管理制度成为一种自觉，进而形成尊重制度、遵守制度的良好氛围。

创新办公室档案管理方式方法

新时代呼唤新作为。改进工作方式方法是优化办公室档案管理的重要路径。借助现代信息技术，创新传统的办公室档案管理模式，方能激发管理活力，彰显时代价值。立足信息化时代特点，大力实施数字档案资源建设工程。运用大数据、云计算等新技术，加快推进办公室档案数字化进程，实现办公室档案信息资源的数字化采集、智能化管理、网络化利用。同时，统筹规划，分步实施，坚持需求导向，聚焦办公室档案管理急需、利用频繁的重点领域，实现纸质档案与电子档案协同管理、无缝衔接。

紧扣服务中心，创新拓展办公室档案服务的内容和方式。坚持“以用为本”，围绕中心、服务大局，主动对接办公室决策需求，积极开展档案编研、情报开发，提炼汇编决策参考。同时，创新服务手段，开发掌上档案、自助查档等线上服务，让办公室档案“触手可及、一键直达”。针对办公室工作热点和难点，策划开展系列档案文化活动，讲好办公室档案故事，传播办公室档案文化，在服务大局中彰显办公室档案价值。

加强办公室档案安全保密管理

保密和安全是办公室档案工作的生命线。办公室档案资料通常涉及办公室机密，必须警钟长鸣，时刻绷紧安全保密这根弦。健全安全保密制度需按照全面、系统的要求，制定办公室档案收集、整理、保管、利用、移交等环节保密管理制度，明确保密要求和责任。首先，加强电子档案安全管理，制定数据安全、系统运维、灾备管理等配套制度，为电子档案安全筑牢制度防线。其次，加强安全保密教育，采取集中培训、警示教育、典型引路等方式，组织开展形式多样的办公室档案保密教育，强化工作人员“红线”意识和保密意识，筑牢思想防线。最后，定期开展办公室档案安全大检查，及时消除安全隐患，加强保密知识和技能培训，提高工作人员识别和处置泄密事件的能力，通过常抓不懈，推动档案安全保密工作健康、高效发展。

此外，强化安全防护措施，需立足办公室实际。加大办公室档案信息化安全防护投入力度，完善身份认证、访问控制、数据加密、入侵防御、灾备容灾等安全技术手段，为电子档案安全保驾护航。针对重要文件、定密档案等重点档案，实行专人专柜、双人双锁管理，严格执行涉密载体全程管控和信息系统定级保护制度，加强计算机、光盘等涉密设备管理，严防泄密事故发生。

方向决定道路，道路决定命运。面向新时代新征程，办公室档案管理需以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，牢牢把握为办公室事业发展服务的根本方向，以满足人民日益增长的美好生活需要为己任，在传承创新中赓续中华优秀传统文化血脉，在守正创新中彰显时代价值，进一步解放思想、与时俱进。同时，统筹发展和安全两件大事，加快构建科学规范、务实管用的制度机制，积极运用现代信息技术赋能办公室档案管理，推动办公室档案管理工作实现高质量发展，不断创新服务理念、丰富服务内容、优化服务方式，从而在服务大局中体现价值、在服务基层中凝聚力量、在服务群众中赢得民心。办公室档案管理事关办公运转、事关服务、事关历史传承，让我们坚持以人民为中心，坚持与时俱进、开拓进取，为不断开创办公室档案事业新局面而努力奋斗！

（作者单位：泰宁县宗教事务服务中心）