陈政

近年来，信息化与数字化技术已在多领域普及应用，将其应用于高校档案管理，不仅能为高校各项管理工作的实施提供坚实保障，还能提高档案利用率，减轻档案管理人员的工作压力。因此，高校档案信息化管理与数字档案馆建设已成为未来发展的必然趋势。但就目前而言，高校档案信息化管理与数字档案馆建设仍存在不足。对此，高校可从完善档案收集制度、加强信息化手段应用、强化信息安全保障角度出发推进创新实践，以提升高校档案信息化管理与数字档案馆建设水平，提高高校档案管理工作成效。

经济社会飞速发展带动了我国信息科技领域的创新与进步，现如今各类数字化技术及设备日益成熟。现阶段，各高校已认识到高校档案信息化管理与数字档案馆建设的重要性，并采取了一系列管理与创新措施。但在具体工作落实过程中，仍存在档案收集制度不完善、信息化水平待提升、信息安全较薄弱等问题。随着数字化校园建设的不断深入，数字档案馆建设的必然性日益凸显。如何提升高校档案信息化管理与数字档案馆建设工作成效，强化建设环节的规范性与标准性，已成为高校领导层研究的重点。

高校档案信息化管理与数字档案馆建设意义

为高校各项管理工作的实施提供坚实保障

近年来，高校数量呈逐年上升趋势，竞争日趋激烈。档案管理作为支撑高校各项管理活动的重要基石，其质量和效率直接影响高校的正常运行。因此，加强高校档案信息化管理与数字档案馆建设，可充分释放档案资源价值，为高校各项管理工作的实施提供坚实保障。例如，财务管理人员可根据财务档案制定决策，提升高校资金利用效率，为高校教学管理及内部改革等活动提供资金保障。再如，人事档案管理涵盖教职工基本信息、业绩、能力、奖惩等资料的整理、归档、保存、维护和利用，人力资源管理人员可根据人事档案掌握各教职工的优势与不足，科学分配人力资源，提升人员调动与岗位设置的合理性，为高校发展提供充足的人才保障。

提高档案资源整合利用水平

现阶段，高校档案管理已经形成数字档案与纸质档案并存的局面。随着数字档案占比逐年增长，纸质档案占比持续降低，档案的收集、整合及利用日趋便捷，为高校档案信息化管理与数字档案馆建设的落地提供坚实支撑。在高校档案信息化管理与数字档案馆建设中，可将人工智能、云存储等技术融入档案管理全流程，助力档案管理人员高效完成档案汇总、整理及分析。例如，档案管理人员可借助人工智能技术对高校档案信息进行深度发掘与分析，梳理档案间的内在关联，提升其综合利用水平。

降低档案管理人员工作压力

随着教育行业的飞速发展，全国高校在读学生数量逐年增长，档案总量随之攀升，档案使用需求同步提升，导致档案管理人员工作压力加剧。高校通过加强档案信息化管理与数字档案馆建设，借助功能完善的档案管理平台替代重复单一的档案管理工作，可有效减轻档案管理人员负担。例如，在传统档案调取环节，档案管理人员需耗费大量的时间查找信息；而在档案信息化管理与数字档案馆支持下，档案管理人员仅需输入关键词即可快速调取档案。此外，部分档案管理系统具备自动备份、信息自动审查功能，进一步降低了档案管理人员的工作强度。

高校档案信息化管理与数字档案馆建设现状

档案收集制度不完善

在高校档案信息化管理与数字档案馆建设中，档案收集为基础环节，档案收集制度是开展各项相关工作的核心依据。但目前，部分高校仍存在档案收集制度不完善的现象，具体体现在以下几点。第一，档案收集范围模糊。部分高校未明确档案收集范围，未制定档案收集标准。针对各类新兴活动，如学生创业资料、线上教学记录等，档案管理人员不知是否需要收集，这会影响高校档案信息的完整性。第二，档案收集环节不规范。部分高校未针对档案收集制定明确的标准与操作流程，导致档案收集工作缺乏约束、随意性强。部分档案管理人员未按规定时间完成档案收集任务，直接影响档案的时效性。此外，在档案交接过程中，部分高校缺少规范的交接流程，未做好对应的交接记录，易导致档案丢失。第三，缺少明确的监管环节。部分高校未成立专业监督部门对档案收集环节进行全过程管控与效果评估，对工作失当的部门及人员缺乏警示与惩戒机制，直接影响档案收集质量。

信息化水平待提升

尽管各高校已认识到档案信息化管理与数字档案馆建设的重要意义，并开展了系列创新，但信息化水平仍有较大提升空间，具体体现在以下几方面。首先，大数据技术应用存在局限。部分高校尚未构建统一的数据采集标准，各部门的档案数据格式不统一，直接影响后续数据整合；未结合用户行为构建数据收集及分析机制，难以精准把握用户档案使用需求，导致档案推送缺乏针对性。其次，云计算技术应用存在短板。部分高校硬件设施投入不足，本地服务器存储容量有限、计算能力薄弱，无法满足档案管理信息化需求；未建立弹性资源分配机制，导致业务高峰期系统卡顿、运行效率低下。再次，人工智能技术应用有待深化。纸质档案数字化转换中，OCR技术识别准确率较低，难以准确处理模糊文字或手写文字；智能系统因缺乏档案知识语料库支撑，回答内容准确性及全面性不足。最后，区块链技术应用尚未成熟。跨机构合作未有效推进，区块链技术应用标准与规范不统一，导致各高校与其他机构间的档案数据难以实现高效共享；未结合区块链技术构建档案数据操作记录管理机制，影响数据操作的可追溯性。

信息安全较薄弱

现阶段，互联网技术已在高校档案信息化管理与数字档案馆建设中得到了广泛应用，这为各项工作的开展提供了便利条件。虽然部分高校已培养档案管理人员的安全意识并搭建了专项局域网，但信息安全问题仍时有发生。例如，部分档案管理人员安全意识薄弱，导致高校档案系统与外部网络不当连接，增加了病毒及黑客入侵的风险，不仅会导致档案损坏或丢失，还会使高校受到损失，损坏其形象。

高校档案信息化管理与数字档案馆建设路径

完善档案收集制度

应从前期阶段着手完善档案收集制度，为各项活动提供参考及约束，具体可从以下层面入手。第一，明确档案收集范围。档案管理人员应制定科学合理的档案收集清单，明确不同类型档案的收集范围与具体内容。针对各类新兴档案，如线上教学档案、学生作业档案、学生创业档案等，需及时收集，从而提高档案信息的全面性。第二，规范档案收集流程。档案管理人员应明确档案收集流程，规范各环节步骤及档案收集时间节点，确保各档案管理人员能够在规定时间内完成相关档案收集工作。完善档案交接流程，出具交接清单及相关手续，在交接过程中做好签字确认，从而保障档案安全。第三，建设完善的监督管理机制。高校内部应成立专业的档案收集监督小组，加强档案收集环节管理及效果评估；并根据不同的工作内容，制定差异性考核要求，将考核结果与档案管理人员岗位晋升、福利待遇等相结合。针对工作完成较好的部门及人员，需给予表彰奖励。针对表现较差的部门及人员，需给予批评与惩罚。

加强信息化手段应用

为充分发挥信息化技术的重要作用，可以从以下层面加强信息化手段的应用。首先，深化大数据技术的场景化落地。高校需统一教学、科研、管理等各类档案的数据采集标准，明确数据格式、采集流程等。构建用户行为分析系统，利用埋点技术收集用户行为数据，借助关联规则挖掘算法分析用户行为偏好，以此为基础构建个性化档案推送模型，提升服务精准度。其次，优化云计算技术的支撑能力。高校应加大基础设施建设资金投入力度，积极引进功能更为丰富的硬件设施，如性能优越的服务器、存储设备等，为档案信息的处理及存储提供坚实基础。积极应用云计算平台展开档案数据集中化存储及管理，结合档案数字化任务需求、用户访问需求等，灵活调整存储空间及计算资源。再次，拓展人工智能技术的应用深度。在纸质档案数字化环节，不仅需要借助OCR技术，还应引入卷积神经网络（CNN）优化识别模型，通过大量手写体及模糊文本样本训练，提升特殊文字的识别准确率；同步加强档案知识语料库建设，利用自然语言处理技术完善智能问答系统，实现用户与档案系统的精准语义交互，提升服务智能化水平。最后，拓展区块链技术的安全应用场景。高校应借助区块链智能合约与共识机制保障数据传输安全可靠，从而实现跨机构认证。利用区块链加密算法对档案数据进行加密存储，将档案数据操作记录以区块链形式进行存储，实现数据操作行为的可追溯性。

强化信息安全保障

高校档案信息化管理与数字档案馆建设环节涉及大量的数据信息，对数据信息安全性要求更为严格，应强化安全保障，避免数据信息损坏或丢失。第一，高校应强化档案管理人员的安全意识，规范档案管理人员的日常工作流程。明确禁止档案管理人员使用内部设备接入外部网络，严禁档案管理人员随意将移动硬盘等外接设备接至内部系统，从操作源头降低安全风险。第二，高校应加强网络安全防护技术的系统性应用，借助防火墙、杀毒软件等构建多层级网络安全防护体系，抵御外部攻击以降低网络安全事故发生率；同时建立定期网络安全维护及检测机制，及时排查并修复防护系统漏洞，确保其持续稳定运行。第三，升级身份验证技术以筑牢访问防线。高校在强化传统密码验证的基础上，引入指纹识别、面部识别等生物识别技术，提升身份核验精度，通过规范严格的验证环节，有效防范黑客非法入侵与档案信息泄露。

高校档案信息化管理与数字档案馆建设案例分析

以某高校为例，在档案信息化管理与数字档案馆建设过程中，该高校积极落实上述建设措施，取得了显著成效。

在完善档案收集制度过程中，该高校档案管理人员结合调研结果制定了档案收集清单，明确了线上教学视频、学生创业项目策划书等新型档案的收集范围。此外，该高校还明确了档案收集流程，规定每月20日前提交上月档案。在档案接收中，档案管理部门严格按照交接清单展开档案核对，并由双方签字确认。在实施上述举措后，档案收集更加完整全面，收集及时率提升至95%。

在信息化手段应用中，该高校统一了数据采集标准，明确了档案数据格式，引入大数据分析工具展开档案数据挖掘。在纸质档案数字化转换中，该高校与专业技术团队进行合作，将OCR技术识别率提升至95%。构建档案知识语料库以满足智能问答系统运行，显著提升了用户满意度。该高校还结合大量档案数据展开机器学习模型训练，显著提升了档案利用趋势预测精度。在实施上述举措后，档案管理压力大幅降低，档案管理效率提升约30%，档案服务满意度提升至90%。

在信息安全保障中，该高校通过双重举措强化防护能力，一方面，定期组织档案管理人员参与安全培训，系统提升其风险防范意识与规范操作能力；另一方面，加大网络安全投入，引入性能更为先进的防火墙与杀毒软件，升级技术防护体系。在实施上述举措后，该高校档案数据安全性得到显著提升，成功阻断百余起网络攻击事件。

文章阐释了高校档案信息化管理与数字档案馆建设的内涵及意义，梳理了高校档案信息化管理与数字档案馆建设现状，并从完善档案收集制度、加强信息化技术应用、强化信息安全保障等维度，系统阐述高校档案信息化管理与数字档案馆建设路径，以期减轻高校档案管理工作压力，优化档案管理流程，充分释放高校档案资源对推动高校发展所起到的重要作用及价值。未来，高校应进一步深化档案信息化管理与数字档案馆建设路径研究，以顺应时代发展潮流，满足日益复杂的高校档案管理工作要求。

（作者单位：清远市技师学院）