李楠 张红芳

现以农业科研单位科研档案管理范畴为切入点，分析了农业科研档案数字化的优势，以及目前农业科研档案资源管理和服务利用存在的问题，并从实现农业科研档案信息资源利用共享方面，提出了推进农业科研档案数智化管理的优化措施。

在数字经济视角下，档案管理工作不断探索创新方式，档案管理数智化成为现代档案管理工作的新方向。现代档案管理工作以实现资源创新、管理创新、服务创新为目标，而农业科研档案作为科技档案管理中的重要组成部分，对提升农业科研水平、推进农业科技发展，以及确保粮食安全和推进乡村振兴战略具有积极的指导作用。农业科研单位在“三农”工作中承担着科技创新、科研成果转化的职责与使命，由此产生了种类繁多的档案信息材料。针对新时代科研档案管理现状，科研档案管理的工作重点正逐步转向“数据化”管理，为农业领域各项建设的可持续发展提供专业技术支撑。科研档案的数据挖掘既要着眼于传统农业科研档案的数字化开发，又要立足现代农业的数据化开发，通过对档案资源信息的深度挖掘和科学开发，开拓专业、精准的智慧化服务功能，加快推进档案资源信息共享与利用的进程，为农业科研档案管理高质量发展提供强劲支撑。

农业科研档案的范畴

农业科研档案

农业科研档案是农业科研工作的真实记录，是贯穿农业科研全过程，具有保存价值和长期利用价值的系统化信息资料，涵盖文字、图表、数据、标本、照片、音频、获奖证书、科技成果、电子文件等多种形式和载体。农业科研档案作为农业科技档案的重要组成部分，属于党和国家重要的科技档案资源，具有行业性、专业性和多元化价值。

农业科研档案归档范围

农业科研档案的科学规范管理属于档案管理范畴。近年来，随着科技的不断发展，我国档案管理法规、制度体系日趋完善。2020年，国家档案局颁布实施的《科学技术研究档案管理规定》明确了科研档案全过程的文件材料归档范围，强调了科研电子文件的管理要求，提出科研电子文件在具备条件的情况下，可仅以电子形式归档保存等内容。因地域、单位体制及行业标准规范要求不同，农业科研档案的归档范围通常结合实际情况，参照《科学技术研究档案管理规定》执行。以山西农业大学小麦研究所的科研档案归档工作为例，其归档范围即依据相关规定落实（如表1所示）。

由此可见，农业科研档案是一个全过程性的系统化档案管理类别，在传统档案管理模式中往往占用大量保管空间。采用数智化管理方式，不仅能显著减少空间占用、提高管理效能，还能实现农业科研档案的共享与利用。

数智化管理是农业科研档案管理的必然选择

数智化管理是信息化发展的客观要求

随着社会信息化进程加快，与传统科研工作相比，大数据技术的应用有效缩短了科研时间，使科研工作在短时间内实现了质量的跃升。信息资源的价值挖掘和社会化共享，将成为现代农业科研档案管理长期发展的重要目标。数智化管理顺应了信息化发展趋势，能高效实现科研档案高质量发展的中心任务。

数智化管理符合科研档案规范化管理要求

农业科研档案的管理具有鲜明的行业属性。鉴于农业生产本身具有地域性、季节性和周期性的特点，农业科研档案不仅具备信息资源的基本属性，还具备动态发展性、综合成套性、时效性、区域性、实用性、复用性等特征。数智化管理是用科学思维对农业科研档案工作发展规律进行探索，得出优化方案。它通过应用信息化技术和科学方法，让农业科研档案信息的真实性得以保证、完整性得以维护、可用性和安全性得以保障。在此基础上，以保障农业科研档案电子文件归档管理过程中的“四性”要求为基础，实现农业科研档案管理的高效化和规范化运转。

数智化管理可以有效提升服务利用水平

农业科研档案是对农业科研活动各个环节的真实记录。科研人员通过对档案信息的分析，能在总结工作成果经验的同时获得启发，是提升科研工作专业水平的重要途径。农业科研档案的数智化管理在很大程度上突破了传统科研档案管理模式下信息资源难以共享与利用的技术瓶颈。通过现代科技手段对科研档案信息资源进行深度挖掘，不仅为农业领域的政策制定和粮食安全战略的实施提供了有力支持，还能更好地满足科研人员对信息数据的利用需求，提升档案工作的服务和利用水平。

农业科研档案管理的现状及问题

农业科研档案的管理受专业人才短缺、资金支持不足、技术条件有限等因素的制约，多数农业科研单位仍处于传统的收集、整理、编目等档案归档模式，档案归档材料不完整，管理体制不健全，难以满足科研人员的使用需求，导致科研档案信息资源的价值未得到充分利用。

档案资源分散，归纳整合难度大

农业科研档案是指围绕一个科研项目，从立项申报、中期检查到结题验收三个阶段所形成的具有归纳性和系统性的信息资源。我国的科学研究以项目立项制为依托，以山西农业大学小麦研究所承担的研究课题为例，按行政地域级别可以将所承担的项目划分为国家级、省级、校院级和市所级四类。不同级别的科研项目导致科研档案资料分散于对应级别的科研管理部门、承担研究的课题组、重点实验室及承担项目的研究单位。各部门根据自身职能收集与整理档案信息，但在科研档案的收集、整理、鉴定和保管过程中，会出现部门间工作交叉范围内重复性信息的收集，以及部分应归档档案信息的遗漏。由于科研项目环节较多、归档材料数量多、项目实施周期长，进一步加大了科研档案的收集难度。同时，各部门在科研档案的归档管理过程中缺乏有效衔接，导致科研档案彼此独立，加大了档案信息资源有机整合与深度开发的难度。这些因素在不同程度上影响了科研档案资源的共享与利用。

数据挖掘匮乏

深入挖掘农业科研档案数据资源的价值，可以形成产学研的良性循环，提高科研经费的利用率，大幅缩短农业科研项目成果转化所需的时间。但与之形成鲜明对比的是农业科研档案的利用仍局限于现场查阅、提供复印件的传统模式，科研人员获取信息的主要渠道多依赖互联网，忽略了对科研档案价值的挖掘。

档案资源信息化建设缓慢

目前，档案资源信息化建设在农业科研单位尚处于初期探索阶段。已启动档案资源信息化建设的科研单位，其档案信息化建设基本停留在基础层面的收集整理、目录库检索搭建阶段。多数农业科研单位的科研档案归档仍以传统的纸质档案为主，设备投入有限，档案资源信息化建设进展缓慢。以山西农业大学小麦研究所为例，科研档案归档工作以纸质材料的收集、整理、保管、组卷装订等环节为主，档案室仅配备专用电脑2台、扫描打印一体机1台，尚未开展科研档案的数字化工作，科研档案信息化建设任重道远。

缺乏有效资源管理，知识服务与管理脱节

大多数农业科研单位的科研档案管理仍采用传统的档案管理模式，档案管理人员对信息资源共享的认识尚不全面。与已具备专业知识服务管理的综合档案馆相比，农业科研单位的档案数智化工作仍处于起步阶段，难以满足社会化共享的需求。部分已开展科研档案信息化建设的农业科研单位，在数据库建设、网络管理系统开发及服务平台搭建等方面尚处于起步阶段，档案共享与利用功能尚不完善。同时，档案管理人员对档案数据开发利用方面的研究仍较为薄弱。以山西农业大学小麦研究所2022―2024年的科研档案查借阅登记为例，科研档案的查借阅分别占当年档案总查借阅量的23.2%、23.7%、24.3%，查借阅比例基本保持一致，查借阅用途主要以职称评审为主。

档案归档意识薄弱，制约科研信息共享

农业科研单位的科研人员通常专注于本专业领域的研究工作，对科研档案归档范围及工作流程缺乏深入了解。在科研过程中产生的数据资料，由于涉及专业领域学术研究成果，并出于对课题内容的保密及数据安全的考虑，多数情况下由科研人员自行保管，未能主动或及时移交档案管理部门。这既不利于科研档案构成的完整性与系统性，又在一定程度上制约了科研信息的有效共享与利用。

农业科研档案数智化采取的优化措施

优化农业科研档案管理制度，提升档案意识

农业科研单位应立足本单位科研实际，针对农业科研档案种类多、范围广的特点，量身制定清晰的科研档案收集范围、归档整理、目录检索、借阅查阅、保密规定等规范制度，并对“三农”推广项目相关档案材料的收集工作制定专门的管理制度。农业科研单位应在实际工作中不断健全档案管理规章制度，在标准化、规范化指导的基础上实现农业科研档案的全流程规范化管理。通过完善的管理制度，形成院所两级联动的监督与指导体系，提升科研人员和管理人员的档案意识，定期开展档案人员专业能力培训，明确管理人员在科研档案各形成阶段的职责分工，确保科研档案归档管理工作高质量、有序进行。

构建农业档案资源体系，推进信息化建设进程

随着大数据技术在科研项目中的广泛应用，档案数智化成为未来科研档案的发展方向。农业科研单位的档案管理需紧跟发展趋势，构建完善的农业档案资源体系，加快实现智慧农业战略目标建设任务。通过应用计算机技术和数据处理技术，达成存量科研档案电子化的目标，推动档案管理信息化建设，实现科研档案的高效管理，提升档案信息资源的共享与利用价值。在信息化建设过程中，应注重现代化库房的升级改造、局域网的安全连接、数智化管理所需硬件设施的配备，以及对专业人员现代化管理技能的培训。结合农业科研工作的特性，打破传统科研档案管理“重保存、轻利用”的观念，注重挖掘信息资源的共享与利用价值，建立符合农业科研档案数智化管理的规范制度及实施细则，助力智慧农业体系建设，全面提升农业科研档案管理的系统化、知识化服务价值。

重视档案数据挖掘，优化人才评价体系

档案数据挖掘技术的有效性依赖于完善的档案资源体系，以实现对科研档案数据的深度分析。通过计算机技术，从信息库中提取有价值的农业科研发展趋势信息，可为国家农业相关职能部门制定政策方针、学科研究方向提供参考。

除此之外，档案数据挖掘的针对性在农业人才评价体系的构建中也发挥着重要作用。通过数据挖掘技术，围绕人才识别目标，从信息库中检索和提取农业新质生产力相关人才的关键特征数据，并基于这些数据对人才的科研能力、取得的成果、成果转化能力等关键信息进行深入分析。依据分析结果，对筛选出的人才进行分类，并制定人才培养计划，预测其发展潜力。通过对信息数据的有效整合，构建全面的人才综合评价体系。农业科研档案数智化管理的最终目标是实现信息资源和农业人才信息的双向互动与共享。以数据驱动为核心，建立农业人才信息共享平台，实现农业人才的动态化管理；建立高效的评估机制，以维护科研档案数据的完整性和准确性为抓手，形成高效协作的农业科研档案数智化管理新模式。

完善科研档案开发利用机制，实现信息共享

数智化标志着社会信息化进程加快，推动社会信息进入共享时代。农业科研档案信息资源共享不再局限于狭义的农业科研档案数据共享，其覆盖范围更广，除了科研档案数据，还包括科研人才档案数据、科研档案管理服务平台的共享与利用。通过优化和完善农业科研档案的开发利用机制，充分发挥大数据技术的优势，可有效保障农业科研档案信息资源的安全性、完整性和可用性，促进对档案数据的高效监管，提高档案信息资源共享的效率，实现农业科研档案的知识化服务。

（作者单位：山西农业大学小麦研究所）