林鹭

在现代信息技术快速发展的背景下，学校档案管理模式逐渐由人工管理向数字化方向转型，有助于挖掘档案应用价值，提高档案管理水平。文章以数字化赋能学校档案管理创新发展为研究对象，阐述了学校档案数字化转型的意义。基于数字化档案管理原则，针对学校档案数字化转型问题，提出几点建议，希望为相关人士提供参考。

学校档案数字化转型的意义

提高档案管理效率

互联网时代，学校档案数据数量呈爆发式增长，纸质档案管理模式无法满足信息保存、检索及学校职能部门数据共享的需求。相较于纸质档案管理，数字化档案管理模式能节约档案管理空间，提高信息检索和存储效率，保障档案信息的完整性。通过在数字化档案管理信息系统中设置信息收集、筛选、归档、存储和检索等功能，与其他系统集成管理，实现对学校档案资料的全生命周期管理。学校作为现代教育体系的重要组成部分，经营管理和决策过程中需要大量数据支撑，数字化档案管理转型能挖掘档案潜在价值，支撑管理者决策，提升学校内部管理水平，为学校健康发展创建良好环境。数字技术的应用，能减轻档案管理人员的工作负担，解决因人工误差导致的资料不完整问题，实现档案管理自动化，提高档案管理效率。

保障档案数据安全

学校在运行中会产生大量数据，如教职工个人信息、财务数据等，若出现信息丢失情况，将会存在较大安全隐患，不利于学校数据安全管理和隐私保护。在档案数字化管理中，技术人员需做好安全防护工作，利用防火墙、加密技术、身份识别等手段，维护档案系统中数据的安全，防止信息丢失、泄露等。当前，我国大部分学校在档案数字化转型中应用了安全防护技术，包括密钥技术、数字水印等，以保护档案数据安全，预防数据丢失风险。这一举措能提高学校数据安全管理水平，营造良好的档案管理氛围，为学校数字化转型提供丰富的经验。

提高学校教学水平

档案管理数字化转型后，可以通过大数据技术收集学校各部门产生的数据，使管理者了解学校运行情况、教职工队伍建设情况及学校财务状况，并根据教育部门要求制定管理策略和学校未来发展规划方案。在具体操作中，学校可通过信息技术分析教育未来发展趋势，结合当前管理问题健全管理制度，优化并创新学校内部管理模式，以提升学校教学质量，培养更多优秀人才，为社会和国家发展输送新时代人才。例如，学校可以借助档案管理系统了解教职工的教学能力、教学水平、科研成果，基于此制定教职工队伍培训方案，利用个性化培训活动夯实教职工的理论基础，培养其创新能力，使学校教育工作高效运行。

实现资源信息共享

资源共享是数字化档案管理的功能之一，数字化管理系统可整合多个部门的信息，包括学科教研、教职工队伍建设、资源分配、教学成效等。由于学校信息数据多，涉及多个部门，所以在数字化档案管理过程中，可以根据学校需求构建协同机制，明确档案管理部门的责任及其他部门的义务，减少信息重复和交叉现象。同时，避免出现“数据孤岛”，以防影响档案数据管理。此外，学校可以与政府部门、第三方机构共同参与档案管理系统的开发和相关工作，维护档案系统稳定运行，实现档案资源共享。为防止档案资源共享中出现质量或者其他问题，应制定数据管理标准，签订数据交换协议，规范参与数据共享的机构（部门）的行为，加快数据流通速度，提升档案数据的应用效果。

学校档案数字化管理原则

服务性

档案数字化管理的目的是为学校提供优质服务，使学校依托丰富的档案数据实现更健康的运行。为实现档案管理的目的，在数字化建设中应坚持服务性原则，以满足师生管理需求为前提，根据档案事业发展趋势，构建符合学校实际情况的档案管理模式，对接学校其他信息系统，提高档案管理质效，为学校师生提供更精准的服务。

创新性与共享性

学校建设数字化档案时，以智慧校园为依托，以提高档案管理水平为目的，通过创新档案管理系统的服务模式并拓展功能，满足用户多元化需求，使档案资料在管理中发挥最大效能。同时，档案管理部门应主动与其他部门沟通，建立沟通机制，及时获取其他部门的档案数据，实现档案资料共享共治。

循序渐进

学校档案资料多，涉及多个部门和领域，这就需要档案管理人员遵循循序渐进的原则，按照档案类型和特点有计划地开展工作，确保档案数据及时处理。在具体操作中，可以借助信息技术将纸质档案转化为数字形式，这既便于档案管理人员获取、管理数据，又能推动档案数字化建设有序进行。

真实性

数字化档案管理须坚持真实性原则，确保档案信息的真实和完整，防止数据不完整影响档案价值。档案中记录了大量真实事件和资料，如果出现虚假信息或不完整的数据，会降低档案的应用价值，难以发挥档案资料在学校管理中的作用。因此，为确保档案数据的真实性，档案管理部门可以从基础设施、数字化技术等方面入手，做好档案信息的收集和筛查工作，保证档案数据的真实性，加快档案数字化建设进程。

学校档案管理数字化转型存在的问题

软硬件设施更新不及时

档案管理数字化建设的前提，是学校具备稳定运行的硬件设备和现代化软件系统，以满足海量档案信息存储的需求。尤其是智慧校园环境下，学校更需要做好软硬件设施的升级和管理工作，通过建设数据库，确保档案管理系统稳定运行。纸质档案侧重信息管理，对软硬件设施需求不高，因此，学校容易忽视软硬件设施的更新升级，导致现有系统无法满足档案管理需求。在数字化档案建设中，应明确软硬件设施更新的重要性，结合智慧校园建设要求及时更新设备，营造数字化工作环境。

档案管理人员素质参差不齐

数字化档案的建设，需要工作人员具备数字化管理意识，能熟练运用信息系统完成档案的收集、分析、归档、存储等工作。学校档案管理人员素质参差不齐，主要表现在以下两方面。第一，部分档案管理人员对数字化工作认知片面。档案管理数字化转型的前提是档案管理人员具备数字化工作意识，能根据上级要求主动创新档案管理模式。部分管理人员认为数字化管理就是利用计算机工作，忽视档案系统的维护、纸质档案数字化转型，制约数字化档案建设进程。第二，专业人员匮乏。部分学校缺少专业的档案管理人员，由其他岗位人员兼职档案管理工作，其素质难以满足数字化档案管理需求。数字化档案管理工作的专业性较强，管理人员需主动提升自身的业务能力和综合素质，能够根据数字化管理需求开展工作，完成对学校档案资料的全过程管理。若档案管理人员不具备数字化工作的意识和能力，将会影响学校的数字化发展，进而不利于智慧校园的建设。

缺少明确的档案管理标准

学校未针对数字化档案管理制定统一的标准，数字化档案管理体系不完善。学校各部门档案数据存在标准不统一、格式差异大的情况。学校在数字化管理中需统一各部门的数据处理标准，通过规范档案格式确保档案资源共享的高效性。档案管理标准不统一，增加了档案管理人员获取数据的难度，加大了管理负担，降低了数字化工作效率。究其根本，是学校对数字化档案管理的重视不足，忽视数字化建设投入，造成标准不统一、考核制度不完善、监管不到位等问题，严重影响档案管理的服务效果。

档案数据安全管理不到位

学校档案数字化管理主要以计算机、互联网和大数据技术为主，由于依赖现代技术，档案管理系统在运行中容易出现数据损坏、泄露等安全问题。若档案管理人员不能及时发现安全问题，将会对学校发展造成重大影响。此外，部分学校会聘请第三方进行安全管理工作，容易忽视自身在档案安全管理中的作用，如果出现黑客攻击或安全防护失效情况，会导致重要信息泄露，给学校带来损失。

数字化赋能学校档案管理创新发展的路径

健全智慧系统架构

学校智慧系统架构的完善，能有效对接档案管理系统与其他信息系统，推动智慧校园的建设和发展。档案管理工作比较复杂，涉及多个部门。信息系统建设需要考虑其他系统的数据接口和信息处理标准，通过顶层设计提高档案管理水平。第一，学校需依托智慧校园系统平台，设计档案管理平台，为档案管理人员获取其他部门的档案数据提供便利。大多数学校智慧校园系统平台运行相对成熟，可以满足跨部门获取信息的需求，比设计全新的档案管理平台更有性价比。技术人员可以将该平台作为智慧系统架构，根据档案管理需求，不断完善和优化该系统的功能，推动档案数字化转型。第二，学校需成立专项基金。档案数字化建设需要投入大量人力、物力，资金不足会影响数字化建设效果，无法实现纸质档案的数字化转型。因此，学校可以针对档案数字化建设成立专项基金，使其成为档案数字化建设的物质基础，确保智慧架构建设工作顺利进行。第三，通过开展校内调研，了解师生的需求，构建个性化档案管理系统。受教育理念、教学环境等因素的影响，师生的档案管理需求呈现多元化趋势。校内调研能更精准地掌握师生对档案的需求，构建符合学校发展需求的档案管理系统，满足师生基本需求，提高档案服务水平。第四，及时更新和优化智慧系统架构。信息技术更新速度较快，对数字化档案管理要求较高。如果学校不能及时更新和升级信息技术，会影响档案管理系统的稳定运行。所以，技术人员应根据学校需求，主动更新技术，将人工智能、区块链等现代化技术应用到档案管理系统中，维护系统稳定运行，确保档案数字化建设的前沿性。

例如，我国某学校的智慧校园系统平台包含OA系统、教务系统、学生成长导航平台、网络教学平台、爱数云文档、教师档案管理系统、教师专业发展平台、学徒制管理系统、图书馆OPAC、实训室管理系统、数据可视化平台、实训平台等，在档案数字化建设中，以智慧校园平台为基础，构建档案管理系统，通过对接该平台，实现教师、教学、学生等方面信息的自动收集，保证信息收集的全面性，提升数字化档案管理的质效。

加强人才队伍建设

数字化档案管理模式下，学校需做好人才队伍建设工作，转变档案管理人员对数字化转型的认知，引导其主动学习数字化档案管理相关知识，提高档案管理人员的数字化工作能力。培训是建设数字化档案管理人才队伍的方法之一，学校可以根据数字化档案管理需求，组织多元化培训活动，将信息系统使用方法、相关法律法规、数字化档案管理要求等融入培训内容，利用理论与实践案例结合的方式，帮助档案管理人员正确认识数字化档案，提高其专业能力。例如，结合学校数字化校园建设规划、档案数字化系统建设项目实施内容、档案管理系统具体功能等内容，立足学校档案管理需求，重点对档案管理系统与OA协同办公、OA电子文件采集、学校智慧校园平台办公系统数据对接进行详细讲解，对收集、录入、查借阅实物档案与电子档案的流程等进行实操演示，使参与培训人员在学习中掌握信息系统的操作方法。此外，学校可以组织人才招聘活动，解决专业人才不足的问题。为引进专业人才，学校需确立数字化档案管理岗位招聘标准，明确应聘条件，面向社会和校内进行招聘，选择符合数字化管理需求的人才，充实学校数字化档案管理人才队伍。为激发档案管理人员工作热情，学校应制定奖惩机制，对积极参与数字化建设、按时完成档案管理任务的员工给予奖励，对消极怠工、数字化工作能力差的员工进行惩处。

确定数字化档案建设标准

针对档案数字化建设中标准不一致、管理体系不完善的问题，学校应采取以下措施。第一，统一思想。为加快档案数字化进程，管理者应转变思想观念，明确数字化档案与传统档案管理模式的差异，发挥带头作用，主动参与数字化档案建设，落实数字化档案管理建设责任。第二，及时创新档案管理模式。新时代背景下，学校应主动创新档案管理模式，利用现代化技术手段革新档案管理理念和模式，拓展档案管理系统功能，挖掘档案资源价值，激发学校档案管理的内部发展动力。第三，立足互联网，健全档案管理现代化工作体系。学校在构建现代化档案管理工作体系时，应主动应用互联网技术，完善档案管理流程，提高档案管理人员信息化工作能力，推动档案管理规范化进程。第四，构建安全管理体系，营造安全管理氛围。为确保档案资料的完整性，学校可以组织宣传活动，培养档案管理人员的安全意识，减少安全管理问题，推动档案事业可持续发展。

加大档案安全管理力度

为凸显档案管理在学校发展中的作用，应做好档案安全管理工作，借助数字技术构建智慧防御机制。一方面，监督档案管理全过程。档案管理人员应具备互相监督的意识，控制档案管理细节，主动规避档案管理风险。另一方面，提高技术人员的安全管理意识。档案管理人员应针对已经构建的档案管理系统，设置安全防护技术，并定期检查信息系统和硬件设备的运行情况，防止因软硬件问题出现安全隐患。此外，档案管理部门应制定密级处理机制，约束档案管理人员的行为，维护档案信息的安全。

综上所述，档案管理作为学校管理工作的一部分，应加快数字化转型。根据智慧校园建设需求构建数字化档案管理系统，通过人才队伍建设、档案安全管理、智慧系统架构等措施，解决纸质档案管理效率低、工作量大的问题，提高档案管理质效，推动学校档案管理向自动化、数字化方向发展。

（作者单位：三明市列东中学）