李菊莉

纸质档案凭借法律凭证效力和原始性特征，在行政单位文书档案与交通工程项目档案管理中处于重要地位。现通过分析国家档案局政策文件、典型案例及管理实践，系统梳理纸质档案分类管理的现状与问题。研究发现，纸质档案在真实性保障与长期保存方面具有独特优势，但面临检索效率低、保管成本高、标准执行不统一等问题。基于档案学理论与数字化协同视角，本文提出制度标准完善、技术赋能优化、人才队伍建设等改进路径，为构建纸电协同的现代档案管理体系提供实践参考。

纸质档案分类管理，是指对以纸张为载体的档案资料，按照一定原则和标准进行系统划分、组织和保管的过程。在数字化转型背景下，电子档案在存储便捷性、传输效率上占据明显优势，但纸质档案因其原始凭证属性和法律效力保障，加之电子档案存在易篡改、依赖设备的短板，使其无法被完全替代。尤其在云南省红河哈尼族彝族自治州综合交通发展中心主导的重大交通基础设施项目中，土地征用、工程招投标、质量验收等关键环节的原始凭证，仍需以纸质形式留存备案，以确保权责追溯的严谨性，这也凸显了纸质档案在行政单位文书档案与交通工程项目档案管理中的不可替代作用。2020年修订的《中华人民共和国档案法》强化了档案工作的法治化要求；2022年发布的《档号编制规则》（DA/T13―2022），进一步规范了分类标准。当前，纸质档案管理正处于从传统模式向纸电协同转型的关键阶段，系统研究其优势、不足及改进路径具有重要意义。

纸质档案分类管理的理论基础与价值定位

档案学经典理论为纸质档案分类管理提供了科学依据。来源原则要求分类工作必须尊重并体现文件形成机构职能，如行政单位文书档案按“年度―机构―保管期限”分类，交通工程档案按“项目―阶段―专业”划分。全宗理论强调纸质档案的系统管理，避免割裂档案间的历史联系。2023年，威海市交通运输局实行“三合一制度”，对11类档案进行系统分类，体现理论与实践的结合。随着数字化进程推进，纸质档案分类理念从“载体中心论”向“流程驱动论”转型，功能分类法的应用进一步推动科学化管理。在法律层面，《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等法律法规明确了纸质档案的管理责任与要求。高邮市档案馆与重庆市交通局的案例显示，纸质档案原件在工龄认定、房产继承及工程追责中仍具有不可替代的作用。

纸质档案分类管理的现状与优势

政策演进脉络与规范体系建设

纸质档案分类管理的规范体系，经历了从法律总纲到部门标准再到地方细则的层级演进。2020年修订的《中华人民共和国档案法》，确立了档案工作“法治化”与“现代化”的双重导向；2022年发布的《档号编制规则》（DA/T13―2022），进一步明确了纸质档案的类别代码。交通运输部2010年发布的《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》，对交通工程档案的形成、收集、整理与验收提出具体要求；根据《红河州档案局关于全面推行机关档案分类方案文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》，红河州交通运输局进行了档案的梳理工作，并于2023年6月完成此项工作（如表1所示）。

行政单位文书档案分类管理实践

行政单位文书档案的分类管理体现了“年度―机构（问题）―保管期限”复式分类法的实践逻辑。山东省威海市交通运输局2023年制定的“三合一制度”规定，文书档案以“件”为单位整理，采用“全宗号―档案门类代码―年度―保管期限代码―机构（问题）代码―件号”的结构编制档号。

榆树市档案馆在2025年组织94家行政单位档案员开展业务培训，使档案分类准确率从62%提升至91%，库房空间利用率提高35%。红河哈尼族彝族自治州综合交通发展中心积极参与此类跨区域业务交流培训，同步开展内部档案员轮训，邀请档案管理专家结合交通行业特性授课，经过培训，单位文书档案分类准确率从68%提升至93%，档案调阅响应时间从平均1小时压缩至20分钟，有效解决了以往因分类不规范导致的档案查找困难问题。此外，某市政府办公厅通过引入《档号编制规则》细化文件分类，并采用密集架分区存放的方式以提升调阅速度，有效解决了因分类标准模糊造成的处理延误问题。

交通工程项目纸质档案的分类特征

交通工程项目纸质档案的分类管理，呈现出明显的专业性和阶段性特征。重庆市交通局要求公路建设项目档案按照“立项―设计―施工―竣工”四级分类体系组织，并针对设计变更增设“变更文件”专项类目。蒙象高速二期工程是典型实践，其采用“项目―阶段―专业”三级分类体系，通过智慧管理平台实现纸质档案目录与电子文件元数据自动关联，使检索效率提升80%，节省库房面积100平方米，降低成本670万元。红河哈尼族彝族自治州境内的蒙自至屏边高速公路项目，借鉴该分类模式并进一步细化，对隧道工程、边坡防护等专项类目的档案划分进行优化，将施工过程中的地质勘察报告、安全监测数据等单独组卷；通过与智慧管理平台对接，实现纸质档案与电子监测数据的双向核验，不仅在项目竣工验收中一次性通过档案审核，还为后续养护维修提供了精准的原始数据支撑。

纸质档案分类管理面临的主要挑战

管理效率低下与保管成本压力

纸质档案管理在效率和成本方面面临显著挑战。一方面，管理效率显著偏低。行政单位文书档案需要按照多重属性手工分类并编制档号，全程耗时耗力。红河哈尼族彝族自治州部分偏远乡镇的交通项目档案管理也存在类似问题，个别小型农村公路项目因缺乏专业档案员，纸质档案仅简单装订后堆放于库房，未按规定分类编码，导致后期开展养护评估时，需耗费3天以上时间查找相关技术资料，严重影响工作效率。另一方面，保管成本持续增加。纸质档案对存储环境要求高，需要严格控制温湿度、光照等条件以防止载体损坏。国家档案局2024年统计数据显示，全国各级档案馆馆藏纸质档案总量达87亿卷（件），数字化率从45%提升至78%，但仍有22%的档案因涉密或载体老化未完成数字化。

标准执行不统一与分类质量参差

纸质档案分类标准的执行不统一直接影响管理质量。档案管理体系不够完善，导致项目档案管理采用的标准不统一。例如，不同地区、行业对“问题分类法”的理解存在差异，如在交通工程档案中，“施工文件”类目在部分省份包含试验检测报告，在另一部分省份则将其归入“监理文件”。国家档案局数据显示，50%的基层单位存在分类标准不统一问题，30%的交通项目纸质档案未单独设立类目。

专业人才短缺与安全风险并存

专业人才短缺制约了纸质档案分类管理的质量提升。在历史档案数字化项目中，明清档案、民国档案等因历史语境差异、文言文表述不易理解，手写体字迹潦草、文字褪色模糊，对工作人员专业素养要求极高。当前，基层从业人员参与意愿不强，流动性较强。交通工程项目档案涉及大量专业技术术语和规范，需要档案人员具备专业知识背景，这类复合型人才相对稀缺。纸质档案的安全风险贯穿保管和利用全过程。纸质载体易受温湿度变化、光照、虫蛀、霉变等损害。此外，纸质凭证的物理可接触性与复制不可追溯性，易引发信息泄露等安全隐患。

上述纸质档案分类管理存在的主要问题具体归纳后如表2所示。

纸质档案分类管理的改进措施

数字化协同管理提升效率与降低成本

数字化与纸质档案协同管理成为提升管理效能、降低保管成本的重要路径。重庆市交通局规定，已竣工项目需同步移交纸质档案及对应数字化副本，既保留纸质档案的原始凭证价值，又通过数字化手段提升档案可利用性。浙江嘉兴市档案馆构建“纸质档案与数字档案双轨并行”体系，实施“增量电子化强制归档、存量数字化分批迁移”策略。红河哈尼族彝族自治州综合交通发展中心在此基础上进一步优化，搭建州级交通档案协同管理平台，整合全州在建、已建交通项目的纸质档案目录信息，实现“一键检索、属地调阅”；同时，对纸质档案进行数字化扫描后加密存储，设置分级查阅权限，既保留纸质原件的凭证价值，又通过数字化手段打破地域限制。2024年以来，该平台已为3个跨县交通项目提供远程档案查询服务，平均节省异地调档时间2天。卡拉水电站项目开发了纸质扫描文件离线上传接口，利用第三方在线签章平台加盖电子公章，进行文件级脱密封装和“四性”检测，有效解决非在线原生电子文件的归档问题。

制度标准化建设保障分类质量

制度标准化建设是提升纸质档案分类质量的基础保障。威海市交通运输局通过建立“三合一制度”，对11类档案进行详细分类，明确档号结构和标识规则；榆树市档案馆通过“理论+案例”模式，划分保管期限，使档案分类准确率从62%提升至91%。跨行业、跨地区的分类标准统一工作亟待推进，需要由国家档案局牵头制定相关档案分类指南，明确核心类目，并推广“分类方案智能匹配系统”，通过人工智能自动识别文件内容、推荐类目，降低人为分类误差。某省高速公路扩建工程引入归档办法后，增设“变更文件”专项类目，使档案验收通过率从65%提升至98%，调阅时间从2小时缩短至15分钟。

技术赋能与人才培养强化安全保障

技术创新为纸质档案管理注入了新活力。在技术赋能方面，人工智能技术在档案管理中的应用涵盖质量校验、精准分类、自动著录等方面。利用光学字符识别（OCR）、图像识别和自然语言处理（NLP）等技术，能够自动提取纸质档案关键信息并智能纠错，显著提升数字副本的数据质量。物联网技术通过实时监测档案库房的温湿度、光照、空气质量等安全指标，智能算法在环境异常时自动启动预警机制或调控设备。红河哈尼族彝族自治州综合交通发展中心档案库房已全面部署物联网监测设备，实现温湿度数据实时上传、异常自动报警，配套安装智能除湿、通风系统，使库房环境达标率稳定在98%以上，近三年未发生档案霉变、虫蛀等问题，有效延缓纸质档案老化速度。在人才培养方面，人才队伍建设是提升管理质量的核心要素。历史档案数字化项目通过设立“党员示范岗”“青年先锋岗”拓宽人才来源，吸纳本地专业从业者及退休档案技术人员参与，并支持员工参与专业培训、考取相关资质证书。针对纸质凭证的信息安全风险，需要对包含个人信息的纸质单证在外借或公开前实施遮蔽或匿名处理，建立档案借阅审计日志。

上述纸质档案分类管理的改进措施具体归纳后如表3所示。

在数字化转型背景下，纸质档案分类管理虽面临管理效率、保管成本、标准执行等多重挑战，但也迎来通过技术赋能、制度完善实现转型升级的发展机遇。纸质档案在法律凭证效力、原始性特征、长期保存可靠性方面的独特价值，决定了其在关键凭证保存、历史记忆传承等领域具有不可替代性。未来，通过数字化协同管理、制度标准化建设、技术创新应用与人才队伍培养的有机结合，将推动纸质档案管理向更高效、更安全、更可持续的方向发展，形成与数字档案优势互补、协同发展的现代档案管理新格局。

（作者单位：红河哈尼族彝族自治州综合交通发展中心）