魏子博

本文围绕烈士陵园后勤工作档案的规范化管理，结合烈士陵园的规范化管理和烈士陵园建档工作的特殊性，论述档案规范化管理的重要性，明确烈士陵园后勤工作档案的特点和类目，确立规范管理体系，为烈士陵园改进档案工作、提高档案工作水平提供参考。

烈士陵园是祭奠先烈、弘扬先烈精神的关键场所，后勤工作可以为陵园运行提供支持，维系陵园内的纪念环境和良好秩序。后勤工作档案是对后勤工作的原始记录，烈士陵园后勤工作档案记录了陵园后勤运行涉及的设施维护、物资保障、安全维护等多方面内容。后勤工作档案管理能力决定着陵园后勤工作的质量和效率。研究烈士陵园后勤工作档案规范管理体系建设，有助于弥补档案管理现存不足，促进陵园后勤工作档案管理的规范化，确保档案信息全面准确安全的保存、管理和应用，为陵园后勤工作的统筹管理与合理开展提供基础保障，从而更好地服务陵园后勤工作。

烈士陵园后勤工作档案规范化管理的重要性

保障陵园后勤工作有序开展

后勤工作档案系统记录了陵园设施维修维护、物料供应、安全保卫、环境保洁等各项后勤工作的具体情况，并经过规范整理归档，确保档案信息条理清楚、有据可查。这便于工作人员查阅以往工作记录、总结工作成效、排查工作短板、汲取实践经验，为下一阶段后勤工作的部署与落实提供明确依据，推动后勤工作有章可循、有序推进。

守护陵园历史记忆与英烈荣誉

烈士陵园后勤档案不仅是日常后勤工作的记录，更包含英烈纪念设施建设、各类纪念活动后勤保障等相关资料，是烈士陵园发展历程的真实写照，更是守护英烈荣誉、维护烈士英名的宝贵史料。唯有做好烈士陵园后勤档案的规范化管理，严防档案毁坏、遗失与篡改，才能为弘扬英烈精神提供真实可靠的历史支撑。

提升陵园后勤管理标准化水平

档案标准化管理是后勤工作标准化建设的核心环节，通过对档案的整理、归档、保管、利用等环节制定明确规范，可以实现后勤业务工作的闭环管理，推动后勤工作流程更加规范化、精细化，助力烈士陵园后勤管理标准化水平稳步提升，为英烈纪念工作提供更优质的保障服务。

烈士陵园后勤工作档案的特性与分类标准研究

后勤工作档案的特性

烈士陵园后勤工作档案具有鲜明的特殊性，兼具严肃性与实用性双重特征。严肃性体现在所有归档的专业档案均与烈士纪念工作紧密相关，部分档案还记载了烈士纪念设施的历史数据，对其进行严格管理，是对烈士的深切缅怀与尊重。实用性体现在档案内容与烈士陵园后勤工作高度契合，全面覆盖设施维护、物资管理等核心业务，能够直接为后勤工作的开展提供精准支撑，满足实际工作需求。

后勤工作档案的分类标准

结合烈士陵园后勤工作具体职责与实际开展内容，严格遵循实用性、系统性原则，采用科学合理的分类标准，实现档案分类明确、层次清晰、便捷易用。立足烈士陵园后勤工作的职能作用，结合档案内容属性及使用特点，精准划分各类档案的管理范围，坚决杜绝档案范围重叠、交叉管理等问题，明确档案资料的层次划分，为后续档案科学化、规范化管理奠定坚实基础。

烈士陵园后勤工作档案规范化管理体系构建

体系构建的目标与原则

1.体系构建目标

体系构建的目标是管好、用好烈士陵园后勤管理专业档案，确保档案信息完善齐全、准确安全、可查可阅。依托体系建设，统筹档案归档整理、保管利用等全流程管理事项，明确档案管理主体及具体工作要求，提升档案质量管理成效，切实发挥档案服务后勤保障、服务英烈纪念工作的应有作用。推动陵园后勤工作档案与后勤业务工作衔接融通，实现同谋划、同推进、同落实，为陵园后勤管理高质量发展、英烈纪念事业有序开展提供有力支撑。

2.体系构建原则

一是合法合规原则。严格遵循档案管理相关法律法规及行业规范，结合烈士陵园英烈纪念服务和后勤工作实际，制定契合烈士陵园发展需求的管理规范，确保管理体系建设合法合规、科学合理。二是高效便捷原则。立足后勤工作业务需求和档案管理现状，精简冗余流程，保障祭奠烈士等重点活动期间相关档案可快速查阅调取，有效解决当前档案管理混乱、查阅不便等难点痛点问题。三是安全可靠原则。将档案安全置于体系构建首位，完善档案保管防护措施，有效防范档案损坏、遗失、篡改、泄露等安全风险，确保档案信息安全可控。四是完整性原则。统筹规划档案管理各环节、全流程，明确各环节衔接要求，构建闭合管理体系，确保管理体系的完整性和系统性，推动档案管理工作全员参与、全面覆盖，不遗漏任何关键环节。

后勤工作档案归档范围明确

1.设施维护类档案归档范围

设施维护类档案涵盖烈士陵园内所有设施的建设、改造、修缮相关资料，重点包括各类英烈纪念设施（如墓碑、纪念碑、纪念馆、英烈雕塑等）的建设维护资料，如修缮方案、设计图纸、施工合同、施工记录、验收报告、日常维护记录、巡查记录等，还包含园区基础设施维护资料，涵盖园区道路、绿化树木、水电路、消防、排水、照明等设施的日常维护记录、定期检修记录、设备故障处理记录等。设施维护全流程资料均需归档存备，确保有据可查，为后续设施维护完善、责任追溯提供保障。

2.物资管理类档案归档范围

物资管理类档案涵盖后勤工作所需各类物资的全流程相关资料，具体包括物资采购、储备、发放、使用、报废等各环节材料，如物资采购计划、采购申请审批文件、招标文件、投标文件、中标通知书、采购合同、履约证明等，以及物资出入库及库存管理资料，如入库单、出库单、库存台账、定期盘点记录、物资保管记录等。重点归档与英烈纪念有关的各类物资管理资料，包括英烈纪念用品、祭祀用品、安保物资、保洁物资、维修物资等的管理资料，实现物资管理全流程档案留存、全程可追溯，规范物资管理流程，提升物资利用效率，杜绝物资浪费与管理混乱。

3.其他类档案归档范围

其他类档案涵盖后勤工作中除设施维护类、物资管理类外的所有相关资料，主要包括三大类：一是后勤工作管理制度资料，如后勤管理总则、档案管理制度、岗位操作规程等；二是人员管理资料，包括后勤工作人员岗位职责、招聘资料、培训记录、考核结果、奖惩记录、考勤档案等；三是纪念活动后勤保障资料，包括各种英烈纪念活动的后勤保障方案、执行记录、物资调配记录、人员安排记录、活动总结报告等。

后勤工作档案整理规则制定

1.文书类档案整理规则

文书类档案整理需按照文件形成先后顺序分门别类开展，明确文件排序、编号、装订标准。对每份文书文件进行精准分类，赋予唯一且能够准确反映文件内容的编号，统一编号格式以便检索；每份文件需标注形成单位、形成日期、文件题名、文件份数等关键信息。按照统一规范格式装订成册，确保装订整齐、不易散开；装订完成后，编制归档文件目录，明确标注文件编号、文件题名、形成单位、形成日期、保管期限，确保文书类档案整理有序、清楚明了，便于长期保管与查阅利用。

2.图纸类档案整理规则

图纸类档案主要为陵园各类设施建设、改造、修缮过程中形成的图纸，整理时需按专业类别、项目名称、形成时间、分类排序，确定统一的图纸分类排序标准，避免混乱。结合所属项目、专业类别，对图纸进行统一编号，确保与相关资料对应；按照档案保管标准规范折叠图纸，统一折叠为符合档案柜存放标准的尺寸，折叠后装订存放。每张图纸需标注图纸名称、比例尺、绘制单位、绘制日期、图纸编号、项目名称等信息；保管过程中采取防破损、防潮湿、防霉变措施，谨慎妥善保管，杜绝图纸损坏。

3.电子类档案整理规则

电子类档案包括电子文档、照片、视频、音频等，整理需遵循与纸质档案一一对应的原则，按照纸质档案的整理方法同步整理，确保电子档案与纸质档案信息一致。可随时核对查阅。首先，明确电子文件定名、存储格式及备份规则。定名需统一规范，标注与纸质档案一致的关键信息，确保通过文件名可初步判断文件内容；选择较为稳定、不容易损坏的存储格式，避免出现电子档案无法打开的问题。其次，采取加密存放与定期备份双重措施。加密存放可有效预防电子档案泄密，定期备份可有效规避设备故障、不可抗力等因素导致的档案损坏。

后勤工作档案保管制度完善

1.保管场所规范

严格规范档案保管库房建设，设立专门的档案保管库房，库房选址远离易燃易爆、易湿易污区域，确保库房环境安全稳定。按照档案保管要求，将库房温湿度控制在标准范围内，保持库房环境通风干燥；安排专人负责库房检查维护，定期检查各类防护设施，及时排查安全隐患；做好库房保洁工作，保持库房整洁，为档案保管提供舒适、安全、稳定的环境，全力保障档案安全。

2.保管责任明确

明确档案保管责任主体，细化责任人职责，由专人负责档案入库、出库、保管、维护、清点、核实等工作，实现责任到人、层层落实。一是建立健全档案保管台账，详细记录档案入库时间、档案名称、查阅记录等信息，确保保管各环节有据可查。二是明确档案保管的具体操作规范，明确档案入库核对整理、存放分类标记、日常维护及检查防护等要求，要求保管人员严格按照规范操作，杜绝因操作不当导致的档案丢失、损毁等问题。

3.档案损毁处置

一是编制档案损毁、丢失应急处置预案，明确应急处置组织机构、责任划分、补救措施等内容，针对自然灾害、操作失误等导致的档案损毁、丢失情况，制定相应处置流程，确保发生问题时能够迅速应对、妥善处置，最大限度降低损失。二是建立档案定期清点制度，明确清点时间、清点方法、清点责任，定期对库房内所有档案进行全面清点，逐一对档案数量、编号、保管状况进行核对，确保账物相符、档案完好；对清点中发现的破损、问题档案，及时进行补救修复处理；对无法补救修复的，按规定履行审批手续后规范处置，并做好处置记录存档备查。

后勤工作档案利用制度构建

1.利用申请规范

明确档案利用申请程序与审批规范，规范利用申请事项，档案利用者必须提前提交利用申请，在申请书中注明利用档案的目的、范围、方式、期限等信息。建立分级审批机制，根据档案重要程度、敏感程度划分不同审批权限，普通档案由档案管理人员批准即可查阅利用，敏感信息档案、涉密档案利用需经更高层级领导审批，严格审核利用人身份及利用目的，把控档案利用途径，确保档案利用合规合法，杜绝违规利用档案行为。

2.利用过程管理

一是建立档案利用登记簿制度，档案利用者经审批同意后，需在档案利用登记簿中详细登记个人信息、利用用途，登记完成后方可查阅利用档案。二是明确档案利用规定，禁止利用者随意涂抹、转借、泄露档案信息，严禁擅自复印、摘抄档案内容；采取权限分级管理，根据利用者的工作需求、岗位职责，分配不同的访问、操作权限，限制电子档案的修改、复制、下载等操作，防范电子档案泄露、篡改、丢失风险，保障档案利用安全。

3.利用反馈机制

完善档案利用反馈机制，规范反馈渠道，通过设置意见箱、开通反馈电话、公共账号留言等方式，广泛收集利用者对档案管理标准、检索便捷性等方面的意见建议。安排专人负责反馈信息收集、整理、分析，定期汇总反馈情况，排查档案管理存在的问题与不足，明确整改主体、整改时限，及时整改完善；持续优化档案管理流程，提升档案整理、检索水平，不断提高档案利用服务质量，满足后勤工作及其他相关工作的档案利用需求，充分发挥档案资源服务价值。

烈士陵园后勤工作档案规范化管理体系建设，是加强烈士陵园后勤档案管理、守护英烈历史记忆、促进英烈纪念事业发展的重要举措。本文通过明确后勤工作档案特点与分类，建立涵盖目标原则、归档范围、整理规则、保管制度、利用制度的全流程规范化管理体系，为各烈士陵园后勤档案管理工作的制度化、规范化开展提供参考。未来，可结合各烈士陵园实际工作，持续完善管理体系，妥善应对体系建设中的新问题、新情况，进一步推进档案管理标准化、规范化发展，助力烈士陵园更好地成为缅怀英烈、教育后人的神圣场所。

（作者单位：兰州市烈士陵园）