李京胤

摘要：干部人事档案信息化是高校人事档案工作的必然趋势和重要任务。基于人事档案全流程视角，分析档案信息化在档案建立、档案保管、档案利用环节的意义，并结合高校干部人事档案的特点明确档案信息化的重点，在此基础上提出档案信息化的措施，具体包括：档案建立环节要保障信息化资源配置，制订科学的信息化方案；档案保管环节要加强技术应用，定期进行数据安全审计；档案利用环节要建立完善的档案信息系统，培育专业团队。

干部人事档案信息化是新时代干部人事档案工作的基本遵循，是全面从严治党落细落实的具体体现。《干部人事档案工作条例》明确提出，组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当运用大数据等信息技术，建立健全干部人事档案科学利用机制[1]。新修订的《中华人民共和国档案法》也增加了“档案信息化建设”这一重要内容，并对建设档案信息资源共享服务平台提出了新要求[2]。干部人事档案具有特殊性，如何做好干部人事档案信息化工作是高校面临的一项重要议题。

高校干部人事档案管理全流程概述和具体特征

高校干部人事档案管理全流程概述

高校干部人事档案管理流程通常分为收集、鉴定、整理、保管、查询、借阅、分析统计等多个环节，本文将其全流程概括为档案建立、档案保管和档案利用三个主要环节。

档案建立是整个档案管理工作的起点和基石。档案管理人员需通过对干部个人信息和相关资料的收集、鉴定与整理，构建真实可信的档案基础。在收集阶段，按照《干部人事档案工作条例》，干部人事档案需收集履历类、考核鉴定类、学历学位类等十类材料，在此过程中，需确保信息的完整性和准确性，避免出现遗漏或错误。鉴定环节是对收集到的档案资料进行真实性和可信度审查，以确保档案的准确性和可靠性。整理环节则是将收集到的干部档案按照一定的分类和顺序进行整理，可进一步细分为档案分类、排序、编目、技术加工、装订等步骤，以便后续保管和利用。

档案保管阶段是对档案建立的延续和保障。创建适宜的库房环境，采取合理的安全措施，对档案进行统计和保密管理，是保障档案安全性和完整性的重要举措。同时，要定期对档案数量、种类、存放位置等信息进行统计和管理，以便随时了解档案情况并进行调配。此外，除了对档案材料进行物理保管，档案保管阶段更重要的是对档案内容保密，档案从业人员必须严格遵守相关法规纪律，确保干部个人隐私和国家机密不被泄露。

档案利用阶段主要包括档案查询、借阅和分析辅助决策等利用方式，是档案全流程管理的重要环节。根据查档人的需求，为其提供便捷高效的查询和借阅服务，是档案利用的核心目标；而对档案进行深入分析和研究，从中发现规律和价值，为高校干部工作和人事决策提供支持，是档案利用的高级阶段。

高校干部人事档案的特征

结合干部人事档案相关条例、文献和实际工作经验，高校干部人事档案主要有以下特征。一是多元性。干部人事档案涵盖个人工作履历、职称职级、奖惩情况等多元内容，同时包括文字、图片、影像、实物等多元载体[3]。二是长期性。高校干部的任职周期通常较长，干部人事档案需要长期留存。三是真实性。档案材料要求真实准确，反映干部的实际情况，不得有虚假或伪造内容。四是机密性。高校干部管理涉及敏感信息，如人员选拔任用、绩效评价等。五是完整性。《干部人事档案工作条例》中明确规定了干部人事档案主要内容和分类，档案需保障内容完整和规范，从而真实反映干部个人情况。六是规范性。档案的建立、管理、利用和审核都有严格的规范和程序。七是权威性。干部人事档案是组织上考察、评价和任用干部的重要依据，具有较高的权威性。八是服务性。档案用于教育培养、选拔任用、管理监督和评价人才，服务于党的建设和干部队伍建设。九是跨部门关联性。高校干部管理涉及多个部门和岗位，干部人事档案需要跨部门建立和完善。

高校干部人事档案信息化的意义

提升档案管理效率

在档案建立环节，档案信息化可提升档案管理效率。例如，在收集环节，干部人事档案信息化可使档案收集更加系统化、自动化，能够随时随地与其他信息系统实现信息整合[4]。在鉴别环节，信息化系统可对档案内容的真实性和完整性进行高效准确审核，可通过形成各类档案的制式模板进行系统自动校验，减少人为错误；信息化系统还能规范档案审核流程，采用多人多级审核，同时电子化的审核流程便于追踪和记录。在编目环节，信息化可使档案编目更规范、更统一，有利于档案的检索和电子存储。

强化档案安全保障

在档案保管环节，档案信息化可强化档案安全保障。一方面，档案信息化有利于加强保管安全，传统纸质档案管理方式易引发档案丢失、散落和磨损等问题，而实现档案信息化可有效降低这些风险。另一方面，档案信息化有利于加强使用安全，在利用电子档案信息时，需要登录权限并留下各环节的操作数据记录。

提升档案服务水平

在档案利用环节，档案信息化可提升档案服务水平。一方面，干部人事档案信息化提高了档案利用效率，以往利用档案需要线下提交档案查阅审批单，走完相应签章手续后才能查找复印。档案信息化可实现线上提交和审核，并能高效调取档案。另一方面，干部人事档案信息化可形成全面的干部信息数据库，借助智能系统可实现对干部信息的多维度、实时分析，为开展干部选拔任用、队伍宏观管理等工作提供数据支撑。

高校干部人事档案全流程信息化的重点

保障档案信息化数据质量

在档案建立环节，要保障档案信息化数据质量。一是要保障档案数字化的完整性和一致性，即确保信息得到全面、准确的记录。二是要保障档案数字化的及时性。高校干部人事档案具有内容多元、长期性、跨部门关联性等特点，涉及的材料、人员和部门较多，需要及时将档案数字化，以便高效提供服务。三是要保障档案数字化的标准化，为确保数据的一致性和互操作性，需要对各类干部人事数据进行标准化处理，包括统一的数据格式、分类体系和索引标准等，以便数据的存储、检索和分析。

保障档案信息化数据安全

在档案保管环节，要保障档案信息化数据安全。一是要保障数据不被泄露。干部人事档案具有机密性、规范性、权威性等特点，其中涉及大量高度敏感的个人隐私信息，包括个人信息、工作履历、家庭情况等，此类信息一旦被泄露，将对干部造成极大影响，甚至威胁个人安全。二是要保障数据不被篡改和丢失。干部人事档案的真实性和完整性是干部档案管理工作的基础，如果数据被篡改或丢失，将直接影响干部的选拔任用、考核评估等重要工作，甚至导致决策错误。三是要保障档案信息化的硬件环境安全。按照相关国家标准和管理条例，配置符合标准的保存环境，避免设备损坏导致档案数据受损。

提升档案利用的便利性和开发效能

在档案利用环节，要提升档案利用的便利性和开发效能。目前，多数高校干部人事档案管理系统为单机版，具有封闭性，无法及时进行档案信息共享[5]。因此，为提升档案利用的便利性，需建设完善的档案信息化系统，实现档案线上收集、转递、审核、利用等功能。提升档案资源开发效能，即深度开发档案内容，提升档案利用价值，一方面需要系统的支持，如对档案数据进行深入挖掘，揭示干部发展趋势、工作绩效，形成干部画像，进行智能信息比对；另一方面需要专业的档案人才对档案内容进行深入分析，从而为干部管理、选拔任用、考核等决策提供重要的信息支持。

高校干部人事档案全流程信息化对策

保障资源配置，制订科学方案

在档案建立环节，要保障资源配置，制订科学方案。结合该环节档案信息化重点，即保障档案数据的完整性、一致性、及时性和标准化，具体措施如下。

资源配置是档案信息化的基础，一是保障档案信息化的资金配置。高校需对本校档案信息化所需资金进行详细的预算评估，包括软硬件采购、系统开发、人员培训、后期维护等方面的费用。为确保资金充足，高校领导需加深对干部人事档案信息化的认识，意识到其重要性、必要性、价值和意义。同时，为保障专款专用，可建立专项资金账户和透明的资金使用及监督机制。二是保障档案信息化的软硬件及环境配置。在硬件方面，高校档案信息化需要配置高性能服务器和网络存储设备，以确保数据处理和存储的稳定性和高效性；配备高分辨率扫描仪和计算机，用于纸质档案数字化，还应部署防火墙、入侵检测系统和不间断电源（UPS）等安全设备，以保护档案数据免受网络攻击，并保障在断电情况下能正常运行。在软件方面，需配置具备档案录入、存储、检索、借阅、统计和备份等功能的档案信息系统，安装防病毒软件和数据加密软件，保护档案数据免受恶意软件威胁，确保数据存储与传输的安全性，还需配备备份与恢复软件，用于定期备份和快速恢复档案数据。在环境配置方面，需配置高速网络连接和虚拟专用网（VPN），确保档案数据的快速传输与远程用户的安全访问，以及符合国家标准的恒温、恒湿档案存储环境。

科学的信息化方案是档案信息化顺利开展的保障。一方面，高校要加强顶层制度设计，明确档案信息化的总体目标、发展路径及实施步骤，建立档案信息化的管理体制和运行机制，确保各项工作有章可循。在机构设置上，可以成立干部人事档案信息化工作领导小组，统筹协调各部门工作。另一方面，高校要制订具体的信息化方案。一是制定统一的数据标准，可参照国家、行业相关标准及政策文件制定本校档案信息化标准文件，并建立数据标准更新机制，根据实际需求及时调整。二是建立信息录入机制，采取激光扫描和人工输入结合的方式，逐一扫描、修图，实现入库信息与纸质档案内容一致并符合国家标准。三是建立档案审核机制，建立严格的质量控制标准，实行采集、核实双人双保险，并定期抽查，保障档案信息长期可靠。

加强技术应用，定期安全审计

在档案保管环节，要加强技术应用，定期进行安全审计。结合该环节档案信息化的重点，即保障档案信息化数据安全，可采取如下措施。

首先，加强技术应用。一是应用多层访问控制技术，实施基于角色的访问控制系统，严格限制访问权限，仅允许授权人员按需访问相关数据。二是采用先进的数据加密技术，对敏感档案数据进行加密处理，以保障数据的传输和存储安全。三是运用网络安全防护技术，部署防火墙、入侵检测系统等安全设备，及时发现并阻止网络攻击。鉴于技术不断发展进步，技术人员需要不断学习新技术，定期评估现有系统的升级需求。其次，定期进行安全审计。一是定期进行数据备份，并建立完善的数据恢复机制，以应对数据丢失或损坏的情况，确保档案数据的完整性和可用性。二是建立审计和监控机制，记录档案数据的访问和操作情况，及时发现和阻止异常行为，保障档案数据安全。三是定期开展安全培训和意识教育，提高档案管理人员的安全意识和技能水平。

建立信息系统，培育专业团队

在档案利用环节，要建立信息系统，培育专业团队。结合该环节档案信息化的重点，即提升档案利用的便利性和开发效能，可采取如下措施。

首先，建立信息系统。结合干部人事档案机密性、内容多元性、跨部门关联性、服务性等特征，档案信息系统应具备以下功能：一是具备完善的权限管理和数据加密机制；二是能够提供文字、图片等多样化的内容展示和检索功能；三是能够与学校其他相关系统进行有效关联和数据交换；四是具备智能化检索、定制化推荐以及数据分析、统计、对比等功能。档案信息系统的建立，可以通过学校内部开发、与企业合作等形式实现。在建设前期进行全面的需求分析，中期进行系统测试、建立统一的数据模型和标准以及开展用户培训，后期定期进行系统维护、安全审查和风险评估。其次，培育专业团队。干部人事档案工作是一项政策性和专业性较强的工作，需要建设一支政治好、专业强、作风正、素质优的复合型档案管理专业人才队伍作为支撑。此类人才既需要具备扎实的档案管理知识，精通计算机相关软件操作，又需要具备档案数据应急处理能力、数据分析决策能力及较高的信息素养。为此，高校可通过开展知识培训、建立健全评价体系等方式，提高其专业性和创新性。

随着信息技术的发展，干部人事档案信息化成为必然趋势，这有助于干部人事档案管理工作与时俱进。基于档案全流程视角，可将档案管理过程视为档案建立、档案保管、档案利用三个关键环节。明确各环节的信息化工作重点，并提出相应对策，可为干部人事档案信息化工作提供具体指引，推动干部人事档案管理实现科学化、制度化、规范化、智能化。

（作者单位：江苏第二师范学院）

参考文献：

[1]新华社.中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》[EB/OL].(2018-11-28)[2024-06-03].https://www.gov.cn/zhengce/2018-11/28/content_5344196.htm.

[2]中华人民共和国国家档案局.中华人民共和国档案法[EB/OL].(2020-06-20)[2024-06-03].https://www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml.

[3]左丽娜.新档案法下高校干部人事档案信息化思考[J].黑龙江档案,2021(05):86-87.

[4]徐丽娟.浅议新时代事业单位干部人事档案信息化问题[J].河北企业,2021(10):80-82.

[5]范颖.浅谈如何做好干部人事档案信息化建设[J].黑龙江档案,2023(03):100-102.