米丹 梁德华

摘要：在当前高职教育全面拥抱数字化转型的浪潮中，学生档案管理普遍陷入纸质与电子“双轨并存”而“管理分离”的困境。这种模式不仅制约了管理效率的提升，更阻碍了档案数据价值的深度挖掘。要突破这一结构性瓶颈，必须突破单纯的技术升级视角，将其上升至管理范式重构的高度。为此，现系统性构建“载体―数据―服务”三维融合模型，旨在从根源上解决如何运用数智技术，突破物理载体壁垒、融通逻辑数据孤岛，最终实现档案服务的智慧化、个性化与前瞻性赋能。研究表明，这场变革的成功不仅亟须功能强大的智能平台作为技术基座，更必须辅以一套与之精准匹配的制度体系作为组织保障，从而为高职院校学生档案工作的现代化转型提供兼具理论深度与实践价值的参考框架。

在高职院校档案管理实践中，纸质卷宗与电子档案长期并存已成为普遍现象。这种“纸电共存”模式，其初衷是融合传统管理的严谨性与现代技术的高效性，但在现实操作中往往事与愿违，不仅未能实现优势互补，还导致了效率低下、管理割裂的“管理分离”局面。具体表现为：两套独立的管理流程和归档标准并行不悖，纸质档案遵循传统档案法规，而电子档案的生成与管理则依赖各类业务系统，二者在源头、过程与最终形态上均存在差异。这种分离未能充分实现数字化的预期优势，且因系统间的不统一、标准不一致，产生了新的数据壁垒和管理资源消耗问题。一方面，档案人员需耗费双倍精力维护两套系统；另一方面，用户在查阅时也面临信息不完整、流程烦琐的困境。已有研究明确指出，跨系统、跨形态的数据治理困难，正是阻碍当前档案管理效能提升、数据潜能释放的关键因素。

目前，学界已普遍认同档案信息化的重要性。很多学者对“单套制”管理模式的优越性展开了深入探讨。然而，现有研究仍存在局限性。它们大多侧重技术方案的构想或现状分析，忽略了“融合”的深层内涵。真正的融合不仅是技术的整合，更是一次系统性重塑，包括管理理念、业务流程和服务模式的重塑。现有研究也较少讨论数智技术如何从根本上重构档案管理逻辑。因此，学界尚未形成全面且系统的分析框架。多数研究仍停留在技术操作层面，只研究“如何扫”“如何存”，忽视了更深层次的战略问题，如“为何融”“融什么”，以及“融了以后做什么”。基于此，本研究尝试寻找新的战略突破口以驱动系统性变革。为此，创新构建了“载体―数据―服务”三维融合模型。这一模型为复杂问题提供了全新、多维度的解决方案，可以推动相关研究从战术层面走向战略层面。

困境剖析：档案管理陷入“三重割裂”

要找到破局方法，必须对当前系统的核心症结进行精准诊断。“纸电分离”的困境并非单一的技术问题，而是集中体现在三个相互交织、互为因果的维度，形成了一种难以依靠局部优化挣脱的“范式锁定”。

最直观的载体维度的“物理性割裂”

纸质档案作为原始凭证，被安置在档案室的密集架上，其生命周期――从归档、整理到查阅、核查，完全依赖人工物理操作。这导致其响应速度缓慢，难以满足现代教学管理对信息即时性的需求，跨部门、跨地域共享更无从谈起。而电子档案尽管以数字形态存储于服务器，看似便捷，却往往因与纸质档案的权威性管理流程脱节，导致其法律效力与“权威性”存疑。许多学校的电子档案仅仅是纸质档案的扫描件或信息系统中的零散记录，并未经过规范的电子签名或认证，最终形成了“线上查目录，线下找实体”的尴尬局面。这种物理载体的二元分离，是造成管理效率与用户体验双重低下的直接原因。

最具决定性的数据维度的“逻辑性割裂”

这是“物理割裂”更深层次的原因。学生的成长数据本质上是一个贯穿其在校生涯的连续、动态的整体，但现实中却被不同部门的业务系统切割、封锁，分散在招生、教务、学工、实训、档案等多个互不联通的“数据烟囱”中。例如，招生系统掌握着生源信息，教务系统记录着课程成绩，学工系统保管着奖惩记录，实训平台则沉淀着技能操作数据。相关调研显示，高校各部门之间的学生档案数据互联互通程度普遍较低，资源整合性较差。这导致任何试图全面了解一个学生的尝试，都变成了一项耗时耗力的跨部门数据“拼凑”工作，一份完整的“学生数字画像”变得支离破碎。档案作为核心数据资产的潜在价值，在这种逻辑割裂中被极大湮没和浪费。

最亟待突破的服务维度的“价值性割裂”

受限于前两个维度的割裂，档案服务长期以来被固化为被动的“查档窗口”。其核心价值被极大地窄化为一种“事后凭证”，用于满足开具证明、核实履历等静态需求。它无法动态融入学生的成长过程，为学生提供发展性指导；更难以为教学模式改革、人才培养质量评价等宏观决策提供前瞻性数据支持。其巨大的潜力远未得到发挥。近年来，部分研究开始呼吁重视学生档案在学生发展性评价中的关键支撑作用，但这恰恰是当前被动式、静态化管理模式中最薄弱的一环，档案服务的价值未能实现从“保管”向“洞察”“赋能”跃升。

破局之道：构建“载体―数据―服务”三维融合模型

面对“纸电分离”的层层枷锁，“头痛医头、脚痛医脚”的局部调整已难以奏效，必须进行系统性范式重构。本研究认为，范式重构的关键在于利用数智技术，推动档案管理在三个基本维度实现深度协同与螺旋式演进。图1清晰展示了“载体―数据―服务”三维融合模型的内在逻辑。

载体融合：给纸质档案办一张“数字身份证”

载体融合的首要目标是打破纸质档案在物理空间中的“信息沉默”状态，使其可被数字系统感知、识别和管理。想象一下，当一份记录学生重要技能竞赛成果的纸质证书存入档案室后，它便几乎与广阔的数字世界隔绝。而解决方案则为每一份关键的纸质档案赋予唯一的、不可篡改的“数字身份”。这可以通过粘贴二维码或嵌入RFID标签等方式实现，再经由高速扫描和高精度OCR识别，使这份实体证书在信息系统中生成一个精确的“数字孪生”体。这一过程看似简单，但其核心在于确保数字副本与实体档案之间映射关系的真实可信与不可篡改，是实现两者真正融合的基石。此时，区块链技术便能大显身手。每一次档案的数字化、查阅、借出甚至物理位置移动，都可以作为一个包含时间戳和操作者信息的哈希值记录在链上，从而建立起一条全生命周期的、可信的追溯链条。这样，管理员在电脑前就能快速定位实体档案的具体位置，并安全调阅其数字副本，真正实现“纸”与“电”在管理层面的有效融合。

数据融通：从“填水库”到“修运河”

通过载体融合，我们可获得海量数字化档案数据，但如果仅仅将它们堆砌在一起，就可能形成新的、更大规模的“数据沼泽”或分散的“数据水坑”。数据融通的战略目的就是将这些孤立的“水坑”连通治理，形成一片具有内在流动性的“数据湖”。这不仅需要建立全校统一的数据标准和元数据规范，更关键的是要主动“修运河”――即通过标准化的API接口或数据中台技术，彻底突破档案系统与教务、学工、实习实训等核心业务平台之间的壁垒。例如，学生在企业实习平台填写的项目评估报告，应能通过数据接口自动、实时归档至其个人档案“数据湖”中，而非事后由学生提交纸质材料。然而，在汇集数据的同时，我们必须警惕“数据肥胖症”。有研究尖锐地指出，过度或无目的地收集学生信息，不仅会增加数据管理与存储成本，更会埋下隐私泄露的巨大隐患。因此，数据融通必须秉承“必要且最小化”原则，在规划之初便明确数据收集边界、使用目的与用途，确保汇入“数据湖”的每一条信息都具有明确的服务导向与价值锚点。

服务融智：让档案“开口说话”

前两个维度的深度融合，最终都是为了服务价值的升华。当一个完整、动态、高质量的学生“数据湖”形成后，便可以利用人工智能（AI）与大数据分析工具，让沉睡的档案真正“开口说话”，实现服务的智能化与前瞻性升级。例如，传统的档案服务无法回答“哪些前置课程的学习效果对学生在特定技能大赛中获奖的贡献度最高”这类复杂的关联性问题。数据融通有助于构建学生全景数字画像，有助于将课程成绩、实训操作数据、竞赛记录以及第二课堂表现等多元数据进行深度关联分析，从而为教学改革提供以往无法获得的精准数据，而不再仅仅依赖宏观、模糊的统计报告。又如，面对用人单位对毕业生核心能力的核验需求，可以基于区块链技术生成一份不可伪造、可在线验证的“可信数字凭证”，学生在线授权后，企业可秒级完成背景验证，极大提升了就业服务的效率与社会公信力。由此，服务便从被动响应转变为主动、前瞻性的智慧赋能。

实践进路：平台筑基与制度护航的协同

理论模型的应用价值最终要在实践层面体现。技术平台的建设与制度层面的保障在推动“纸电融合”过程中必须紧密配合并形成合力。区块链技术提供的安全共享机制是关键因素，其为数据的可信流转与价值应用提供核心技术支撑。具体流程如图2所示。

该流程显示了从学生授权到用人单位可信核验的端到端闭环：学生通过私钥授权发起数据访问请求；智能合约自动执行身份验证与加密逻辑；分布式存储与哈希校验则确保了数据的完整性与真实性。这一系列复杂而精密的流程表明，三维融合模型的成功落地，必须依托一个强大的智能管理平台才能实现，同时也对现行的管理制度改革提出了要求。

一方面，平台筑基，打造“一体化”智能基座。三维融合模型必须依托强大、统一的智能管理平台才能平稳落地。这一平台绝非原有独立系统的简单拼接或接口叠加，而是需要从顶层进行统一规划与重新设计。其至少应具备以下几大核心能力：首先，“可信存证”能力，深度集成区块链模块，确保档案生命全周期数据的真实性与不可篡改性；其次，强大的“数据治理”能力，能够高效对接并清洗来自各业务系统的异构数据，建立统一的数据模型；再次，“智能应用”能力，平台需内嵌AI工具或支持灵活的数据分析，以支撑“学生数字画像”、学业预警、能力评估等创新应用。在建设策略上，建议采取“小步快跑、迭代上线”的敏捷开发方式。例如，可以优先消除毕业生档案转递与核验这一最高频痛点，率先开发基于区块链技术的核验模块，在取得实效、积累经验后，逐步将学生奖惩、实训记录等更多业务场景纳入融合范围。

另一方面，制度护航，重塑管理的“游戏规则”。缺乏制度保障的技术平台，犹如缺少交通规则的高速公路，必然会陷入混乱与风险之中。图2中的每一次授权和访问都必须在明确的制度框架下安全、合规运行。首先，必须从根本上修订档案管理办法。从制度层面明确电子档案与纸质档案的同等法律效力，并详细规定在“纸电融合”新模式下的归档范围、业务流程与数据标准，为流程图中的每一个数字化环节提供坚实的合法性依据。其次，必须重构组织职责与协作流程，这可能是实践中最大的挑战。档案部门角色需要从传统的“库房管理员”向“数据治理者”“服务设计师”转型，这要求档案部门人员不仅要懂档案业务，更要具备一定的数据素养、IT技能和跨部门协作能力。最后，必须筑牢数据安全与个人隐私防线。在享受数据融通带来便利的同时，必须建立严格的数据分级分类与访问控制制度，并对学生敏感信息进行脱敏处理。平台应实现如图2所示的精细化、可审计的权限控制与授权机制，确保学生对其档案数据的知情权、访问权和授权权，在赋能管理与保护隐私之间找到最佳平衡点。

如图3所示，这项改革要求技术平台的搭建必须与相关制度的更新同步进行，并采取从试点到逐步推广的实施策略。要让“纸电融合”的新模式真正落地，技术和制度缺一不可，这是成功转型的基本条件，也是后续充分发挥学生档案数据价值的基础。

结论与展望：一场尚未完成的转型

高职学生档案管理正面临从传统“纸电并存”模式向“纸电融合”模式转型的挑战。这场挑战不只是文件扫描、系统采购等技术操作，还涉及管理思想、工作流程乃至组织角色与文化的根本性调整。本文提出的“载体―数据―服务”三维融合模型，可以为这一范式转变提供系统性分析工具。

当然，这个模型要想在复杂的实际工作中发挥作用，仍面临诸多不确定性。不同学校的信息化基础、组织文化和资源投入各不相同，一套方案不可能解决所有问题，需要各校在实践中探索更具适应性的技术方法与实施策略。如何界定数据的共享边界、如何有效保护学生隐私、如何界定数据所有权与使用权等伦理与法律问题，都需要在操作层面建立清晰、严谨的规则。

同时，学生档案管理的角色定位也要改变。档案管理员不能仅停留在资料的被动保管层面，而是应转向主动的数据驱动与价值创造。这种改变既顺应了数智技术的发展趋势，也对高职教育自身的内涵式发展具有战略意义。这一转型进程不可避免地面临技术适配、制度衔接与观念更新的三重壁垒。而一旦转型落地见效，不仅能为高素质技术技能人才的培育筑牢根基，更能推动档案工作从传统模式到现代化形态的系统性跃迁。

2025年度江西省档案科技项目“数智赋能视域下高职学生档案‘纸电融合’一体化模式构建研究”（2025-jd-08）。

（作者单位：江西旅游商贸职业学院）