张兹磊

摘要：现聚焦西部高校文书档案收集整理工作，以高校党群、行政、教学、科研四类核心档案为切入点，首先，分析了文书档案收集整理工作的现状、问题与成因。其次，通过构建“制度规范―流程优化―技术赋能”三维管理体系，探索了纸质档案与电子档案双轨制条件下高校文书档案收集整理效率提升的路径。

高校文书档案是指高校机关、职能处室及教学科研单位等机构在高等学校党政管理、教学科研等活动中形成的具有保存价值的文件材料。高校文书档案的收集整理是一项系统性工作，主要包括收集、鉴定和整理三个环节。高校文书档案是重要的档案资源，对高校具有重要的服务价值。由于西部地区高校发展相对滞后，现行文书档案收集整理工作的运作模式较为传统，与档案数字化、智慧化建设要求之间存在较大差距。因此，探索适合自身办学特色的文书档案数字化整理方法对提升西部高校文书档案收集整理效率，促进学校评估、教学、科研及管理等方面的发展具有重要意义。

纵观国内研究现状，学界对文书档案收集整理的研究主要集中于两类。一类是关于大数据及信息化背景下文书档案收集整理工作存在的问题及优化路径。张继东（2024）认为，文书档案的收集整理方法与利用模式在大数据时代展现出收集体系不健全等新特点，需要系统构想和建立文书档案的治理体系与结构[1]。钱小燕（2024）提出，高校档案收集工作艰难的主要原因是单位和个人对档案工作的意识仍然停留在“重藏轻用”的陈旧观念上，从而影响了档案收集整理的速度与质量[2]。另一类研究提出创新档案管理模式，方法是将人工智能技术与档案收集整理工作相结合。李爱华等（2025）发现，DeepSeek大模型能够在档案收集和整理环节提供智能化支持并提升档案工作效率，最终实现档案资源的深度开发和利用[3]。孟诗雅（2024）认为，目前国内人工智能技术在档案收集、整理、鉴定、保管、利用和编研工作中均已取得初步的实践成果[4]。

本文立足西部高校档案管理实践场域，聚焦数字化转型背景下高校实体档案分类法的本土化应用，旨在构建契合区域发展实际的高校档案管理体系，为提升西部高校文书档案工作效能提供思路。

高校文书档案收集整理工作存在的问题与成因分析

纸质档案文件处理不规范、归档意识不强

文书材料是文书档案的雏形，行文规范、格式准确是其转化为文书档案的基本前提。依据现行公文管理规范，高校公文须遵循《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及其配套标准（GB/T 9704―2012）。然而，在文书材料的鉴定与整理过程中，众多档案工作者发现，以公文为代表的高校文书的规范程度存在差异。常见问题包括：公文基本要素缺失或错误，如文号重复或遗漏、文件未标注页码以及未加盖公章等；移交归档的高校红头文件以黑白打印件或复印件替代原件，仅存正文而缺失附件等。导致此类问题的客观原因错综复杂，主观原因则主要集中在相关工作人员身上。由于高校兼职档案员或文书工作人员与档案馆工作人员在业务内容及流程方面缺乏有效的沟通与衔接，致使归档单位对文件归档意义缺乏直观且深刻的理解和前瞻性思维。

对纸质档案归档范围理解不清晰、执行标准模糊

高校职能部门在归档工作中常出现“不愿归档”与“过度归档”两种极端现象，其本质是对归档范围理解不清晰、执行标准模糊。

针对“不愿归档”现象，通常存在以下四方面的原因。一是对档案工作的认知偏差导致对档案价值认同感低。高校文书员或兼职档案员更倾向于将档案工作视为“辅助性任务”，认为教学、科研等核心业务才是重点，归档工作的重要性与紧迫性低于教学和科研工作。二是缺乏对档案法律法规以及行业标准的学习与了解。例如，对《中华人民共和国档案法》中关于档案完整性的条款以及《归档文件整理规则》（DA/T22―2015）中关于归档范围等的有关规定研读不够，从而导致归档意愿低下。三是档案管理制度缺陷导致执行成本高于违规成本。在双轨制条件下，文书材料归档流程烦琐，需要手工分类、编号、装订。而未归档的处罚仅限于口头提醒或通报，违规成本几乎为零。四是硬件与技术支持的资源约束。多数职能部门档案管理空间有限且设备陈旧，兼职档案员需自行解决存储问题，增加了归档难度。一些高校的档案管理系统尚未实现与校园OA（办公自动化）系统对接，在纸质档案与电子档案双重管理情况下，归档工作量翻倍。

针对“过度归档”，主要有以下三方面的原因。一是归档制度中关于“重要文件”“具有保存价值”等表述主观性偏强，对科研数据、多媒体资料等新兴档案归档范围的界定也缺乏明确标准。为避免遗漏，兼职档案员更倾向于采取“宁多勿缺”的态度。二是问责机制引发的责任焦虑倒逼兼职档案员采取保守策略。例如，高校相关部门未明确归档范围或者归档范围执行力度不够，但对档案丢失、损毁的情况问责严格。而且，在跨部门协作中，其他部门可能以“已归档”为由推卸责任，这些都会进一步加剧过度归档现象，导致兼职档案员为规避风险而选择全部归档。三是技术滞后导致智能筛选工具缺失。例如，一些高校档案管理缺乏自动化分类工具，兼职档案员因需手动筛选海量文件而导致效率低下且易出错。有的高校档案馆对元数据管理不善，导致档案检索困难。

缺乏与电子档案收集整理配套的软硬件设施

当前西部高校档案馆与电子档案配套的软硬件设备配置存在四大核心问题。一是西部高校对电子档案配套设施的资金投入不足。高校资源向教学科研倾斜，档案管理经费优先级低且专项预算少，部分档案馆仅能维持纸质档案管理而无力购置高性能设备。二是西部高校电子档案管理机制有待完善。部分高校缺乏电子档案管理专项制度，软硬件配置缺乏系统性规划。高校档案部门与信息化部门协作效率不高，造成资源重复购置或存在兼容性问题。三是西部高校档案馆存在资源配置矛盾的问题。高校档案馆的“重硬件轻软件”倾向会引发数字化流程断裂，同时设备采购又容易出现与档案业务脱节的现象。四是西部高校档案馆存在基础设施适配性不佳的问题。例如，档案库房存在缺乏恒温恒湿系统和电力负载不足等问题，一定程度上限制了电子档案保管设备的部署。

缺乏电子档案收集整理工作流程

规范化流程与电子文件特性的结构性脱节是当前西部高校电子档案收集整理面临的核心矛盾，这一矛盾致使档案完整性与可用性持续受损。具体表现在：一是收集环节普遍存在全周期管理机制缺位，大量原生电子数据因归档流程缺失而流失；二是标准体系缺失加剧系统性失效；三是管理机制缺陷放大操作风险，责任虚置与流程断层叠加。以上三类问题体现出顶层设计缺位下电子文件管理断层对机构资产与决策的实质性损害，亟须系统性流程重构。

电子资源不丰富且开放性不足

一是档案馆资源建设滞后，主要体现为档案数字化基础薄弱且整合利用不足。西部高校档案馆的采集与保管能力有限且资源覆盖范围窄。多数地方高校档案馆以静态存储为主，电子资源类型单一，缺乏多媒体、特色数据库等多元化内容，且开发利用处于封闭或半封闭状态，流通渠道狭窄。二是高校各部门资源整合与共享机制缺失。主要体现为重复保存现象普遍和深度加工能力不足。高校各部门（如教务处、图书馆）独立保存电子文件，导致资源分散、管理成本高昂。三是档案馆技术应用薄弱。多数西部高校存在系统对接困难，档案管理系统与协同办公系统未实现有效对接，电子文件流转不畅，进一步加剧资源孤岛现象。

缺乏兼具档案知识与信息管理技能的专业人才

西部高校档案工作人员在专业能力与认知层面存在一定的局限性。一是档案工作人员技能不足。部分高校档案工作人员缺乏信息技术知识，无法有效操作扫描仪、数据库管理系统等设备，出现设备闲置现象。二是对档案馆重视度有待加强。部分管理者对《电子档案管理办法》的要求认识不足，延缓了诸如设备更新、人员配置等有关决策的制定。

文书档案收集整理效率提升路径

高校档案馆须完善或重构归档制度

一是制定分级归档标准。首先，档案馆要明确核心档案（如学籍档案、科研成果）、重要档案（如会议记录、教学计划）、一般档案（如临时通知）的分类标准；其次，对新兴档案类型制订专项指南，如科研数据需包含原始数据、分析报告、伦理审查文件等。二是建立动态调整机制。首先，档案馆要定期评估归档范围，根据高校发展需求（如学科评估、双一流建设）调整归档重点；其次，设立“归档白名单”与“黑名单”，明确必须归档与无需归档的文件类型。三是构建有效的沟通与衔接机制。高校档案馆有义务协助相关业务工作者明确文书工作与档案工作的关联性，确保两者在流程上的紧密衔接。通过邀请兼职档案员和文书工作人员参与档案管理工作会议，增强相关业务工作者对档案工作的理解和支持。四是高校档案从业人员须提升公文素养与档案意识。高校档案馆应定期组织兼职档案员、文书工作人员和档案管理人员进行业务培训，确保公文格式规范、档案专业知识及法律法规的学习与时俱进。同时，将档案意识纳入高校文化建设，利用多种终端做好宣传，并通过开展科普讲座等形式提升全校师生的档案观念。

优化执行流程：从“烦琐”到“智能”

第一，严格归档时效管理。建立健全归档时效管理制度，明确各类档案的归档时间节点，制作《部门归档动态责任清单》，实施动态责任管理。对未按时归档的部门进行督促和通报，确保归档工作及时进行。例如，每年3月随归档通知下发《部门归档动态责任清单》至各部门负责人，配合实施“事前预警―事中催办―事后通报”的三级人工干预机制。第二，对于历史档案补充归档可制订符合高校实际情况的补档流程。例如，部门申请―分管校长审批―档案馆核验―加盖“历史补档”专用章或归档目录备注“补归”―单独序列归档或归入对应年度、对应门类档案。第三，设置补归档案‌窗口期。如2025年3―6月集中受理2019年后缺失文件补交。

技术赋能：从“孤立”到“协同”

针对西部地区高校档案馆普遍存在的技术基础薄弱、专业人才短缺等现实问题，建议采用“分步实施、分层赋能”的渐进式改革方案，重点构建以下三方面支撑体系。

第一方面是分步实施系统对接。西部高校档案馆应优先推进档案管理系统与校内教务、科研等核心业务系统的标准化对接，采用模块化改造方式分阶段完成数据互通。有条件的高校可以实施“三步走”策略，第一步：实现档案管理系统与校园OA系统对接。采用RESTful API或SOAP协议开发双向数据接口，确保OA系统中的公文、审批记录、表单等数据实时同步至档案系统。将OA中的文号、标题、签发人等字段与档案中的档号、题名、责任者等元数据自动匹配，从而减少人工干预。在OA流程结束时（如文件签发完成），将系统设置为自动触发归档指令，并在OA流程查询界面添加“归档”按钮以允许用户对遗漏文件补充归档。同时，对档案系统按角色配置访问权限，如普通教职工仅可查公开文件，档案员可操作全文归档。第二步：整合档案业务数据。在纸质档案和电子档案双轨制管理前提下，对存量档案应采用“OCR识别+元数据补录”的模式，在实现纸质档案数字化的同时，补充关键字段如文件形成时间、保管期限等。增量档案可推行“预立卷”机制，即业务部门在文件生成时即录入基础元数据，档案馆人员审核通过后自动入卷。第三步：开放公众查询。实行分层权限开放，校内人员通过统一身份认证登录可查询全文档案，针对公众与校友则开放受限内容，需通过“手机号验证+人脸识别”授权后方可查询。将档案管理系统与微信公众号集成，开发查档轻应用，支持校友在线申请学籍证明、成绩单，并选择快递邮寄。同时，在校园公共区域部署终端机，校内人员扫描身份证即可打印加盖电子章的档案证明。

第二方面是在地化人才培养模式。西部高校档案馆应建立“内部造血+定向输送”的人才保障机制。在‌业务骨干培育层面，建议选拔馆内3年以上工龄人员参与档案管理部门组织的相关培训，重点掌握电子档案校验、多载体存储等实用技能。例如，可通过“1名导师+N名馆员”的结对培训模式提升档案著录准确率；在‌跨校协作机制层面，可联合区域内高校组建档案技术共享联盟，高校集群可通过轮流派驻技术人员的方式降低成员单位年均系统故障率。

第三方面是轻型化资源共享机制。在硬件投入有限的情况下，西部高校档案馆可在两个方面进行重点构建。一是引入移动端查档系统。基于微信公众号搭建档案查询轻应用，降低师生使用门槛，有效缓解档案窗口压力。二是建立灾备联盟网络。相邻高校采用互为备份存储点的合作模式，既符合《中华人民共和国档案法》的异地备份要求，又节省独立建设成本。

本研究基于当前纸质档案和电子档案双轨并行收集整理工作的现实情况，从两个角度分析了西部高校文书档案收集整理工作存在的问题和成因。一是纸质档案收集整理效率有待提高。原因是档案工作者文件处理不规范、归档意识不强，对归档范围理解不清晰以及执行标准模糊。二是电子档案收集整理效率有待提高。原因是缺乏配套的软硬件设施、相应的工作流程、专业人才以及电子资源不丰富且开放不足。因此，在数字化背景下，西部高校文书档案收集整理效率的提升路径包括三方面。首先，高校档案馆应构建清晰的归档制度并通过培训、讲座等形式提升档案从业人员的公文素养与档案意识；其次，高校档案馆收集整理部门应优化归档流程，实施动态责任管理；最后，通过构建“分步实施系统对接―在地化人才培养模式―轻型化资源共享机制”的支撑体系，打破技术基础薄弱和专业人才短缺的现实制约。

（作者单位：内蒙古农业大学档案馆）