吴玲

摘要：高校档案尤其是教学档案，不仅是教学过程的真实记录、教学经验的传承载体、教学文化的重要依托，更是教书育人中不可或缺的重要内容。现从狭义与广义两个维度概述教学档案的内涵，从形式多样性、形成周期性、内容专业性与材料成套性方面分析其典型特征；同时，结合地方高校特点，从分类、收集、存储和利用四个环节研究教学档案的管理模式，为地方高校教学档案管理规范化建设与模式创新提供实践参考。

档案育人是地方高校教书育人工作的重要组成部分。高校档案记录了高校在人才培养工作方面的重要信息，集中体现了其人才培养质量、管理服务水平与综合办学实力。唯有让档案“活”起来，让教学档案“说话”，让蕴含育人价值的档案资源充分发挥作用，将档案中承载的知识内涵、文化底蕴与价值理念传递给广大师生，才能在人才培养过程中切实彰显档案育人的重要功能。

教学档案的内涵与特征

教学档案的内涵

高校档案是指高等学校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成，对学生、学校和社会具有保存价值，以文字、图表、声像等不同形式存在于各类载体的历史记录。高校档案分为党群、行政、学生、教学、科研等11个类别[1]。

教学档案是高校在教学管理过程中形成的具有保存价值的材料，包括物理实体档案（主要是纸质档案）、电子数据或者相关纸质材料的电子化数据（如光介质档案、磁介质档案等）。作为高校档案的核心组成部分，教学档案真实记录了高校各项教学活动，集中反映了学校的教学历史、办学水平与教学质量。教学档案是地方高校各类档案中最重要的核心资源之一，具有专业性、广泛性、多样性、周期性、特色性等特点[2]。在教学档案管理中，必须重视原始教学档案的收集，这类材料是反映教学活动的最原始记录，具有不可替代性。由于原始教学档案种类繁多、格式多样，且数字化程度不高，需要建立电子目录化管理机制，以有效提高原始物理档案的管理和利用效率。

教学档案的具体组成可从狭义和广义两个维度理解。

从狭义概念看，教学档案是与教师教学活动密切相关的记录材料，包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料[1]，具体包括专业建设、课程教学大纲、课堂理论教学、实验实践教学、课程考试、毕业论文及教学改革等方面的材料。这些教学档案的原始材料基本由一线教学人员或二级教学院（部）的教学职能科室提供，直接与教学活动和人才培养相关。

从广义概念看，高校教学档案涉及范围极为广泛：在业务层面涵盖招生就业、教学科研、学生实践等内容；在部门关联层包括教务处、人事处、学生处、评估处等相关部门；在人员关联层面可涵盖教师、学生、教学管理人员、学生管理人员等群体。具体而言，包含以下几类：上级来文（与教学相关的规定、通知、指示、办法等）、招生工作材料（招生计划、简章、专业介绍、合同、新生名册等）、学籍材料、教学材料（教学计划、方案、大纲、教改相关材料等）、学生奖惩材料、教材相关材料、实践实习材料等[3]。

教学档案的特征

教学档案资源建设既是构建有效教学质量评估体系的基础，也是地方高校开展教育教学活动的重要内容。教学档案在教学过程记录、成效评估、教学反思与改进中，发挥着不可替代的基础性作用。教学档案具有形式多样性、形成周期性、内容专业性、材料成套性等特征。

1.形式多样性

教学档案形式的多样性体现在三方面：信息表现形态、数据载体形态、数据存取方式。档案的信息表现形态指信息的呈现方式，包括文字、图像、音视频等；档案的数据载体形态则是数据存储或传输所依附的物理媒介，如纸张、电子设备等；数据存取方式是指载体信息写入与读取方法，通常与载体形态相适配，如纸介质使用笔墨书写记录信息，磁介质则借助磁技术存取信息。随着信息技术的发展，档案的载体形态与存储方式已在技术的推动下发生了根本性变化。

2.形成周期性

我国高校教育教学工作本身就有鲜明的学期制周期特征，这导致教学活动安排具有明显的周期性，进而决定了教学档案的形成具有同步周期性。这一特征为教学档案归集整理提供清晰的时间规律，有助于相关部门和人员有序推进档案工作，及时完成教学材料归档管理任务。

3.内容专业性

高校教学档案的内容具有很强的专业性，这与高校课程的专业性高度契合。这一特性决定了教学档案材料的生成只能由教学任务执行者完成，其生成过程的替代性极低。因此，广大教师自然成为教学档案材料的直接生成者与第一责任人，对教学档案的内容真实性与质量规范性承担直接责任，这是由教学档案内容的专业性决定的。基于此，教师应将教学相关档案工作视为分内之责，本质上，教学档案工作本身就是教学任务中不可或缺的子任务。

4.材料成套性

档案工作在收集、整理阶段，通常都要进行归类组卷，以方便管理和利用。教学档案材料天生具备内聚成套的特征：教学材料直接源于具体教学任务，而教学任务的最基本单元就是课程。因此，以课程为单元的教学材料需依托专门的教学制度进行约束，其规范性与成套性直接由教学活动相关规章制度明确。课程教学材料的成套性既降低了教学归档的操作复杂度，又提升了归档审核效率，更便于教学档案的后期检索与利用。

教学档案管理模式分析

教学档案分类模式

档案分类是教学档案管理工作的关键环节，是提升教学档案管理效率的关键。为了保障教学档案管理效率，所有教学档案具有明确的“来源”与“事由”特征[4]，这是教学档案分类的重要依据。对于大多数地方高校二级学院而言，教学档案的收集通常采取“分散立卷、集中管理、定期归档”的模式[5]。其中，“分散立卷”必须以有效分类为基础开展相关立卷归档工作，绝不能形成“一盘散档”。

《高等学校档案管理办法》将高校档案划分为11个大类，为地方高校档案分类提供了指导性意见。其中，教学类档案具体涵盖在教学管理、实践和教学研究等教学实践活动中形成的相关材料。通常情况下，教学档案类目需以学校教学档案归档制度规定的类目为基础，同时结合各类检查及评估的特殊要求进行调整，以便于为各类评估检查提供快速有效的材料支撑，也能更好满足教学档案服务教学工作的现实需求。

教学档案收集模式

由于二级学院在学校教学档案管理中处于关键甚至是主导地位，教学档案信息系统必须在二级学院层面直接发挥作用[6]。

为保障教学档案质量，教学档案宜采用自动化、伴随式、节点式的数据采集模式，减少临时式、后补式的教学档案采集形式。同时，教学档案材料的规范审核是保障教学档案的关键措施。这种审核工作不仅包括形式审核，更涵盖内容审核，但这一要求意味着审核人员必须具备较强的教学专业能力与档案管理技能，而当前地方高校档案工作人员队伍面临“难以为继”的困境，显然难以完全满足这一需求。从现实情况看，地方高校的教学档案收集大多停留在“收缴+存放”的初级模式，缺少必要的审核环节，教学档案质量控制仍存在较大改进空间。

教学收集模式可以根据学校或二级学院实际情况，参照以下方法进行。

一是列表对照法。档案管理部门依据档案目录要求，定期要求档案提供者根据建议性目录，提交相关档案材料。档案管理部门通常会根据学校档案管理有关规定，采用档案清单列表的方式收集教学档案，这种模式通常带有制度性、建议性的强制要求，档案材料的形成部门或个人仅需根据列表完成档案生成与归集任务。然而，这种档案采集模式通常会导致档案工作形式化、简单化、死板化。列表清单通常冗长繁杂，既无形中加重档案收集的工作量，又易引发档案形成单位或个人的抵触情绪，为档案工作推进带来阻力。部分二级学院在收缴教学档案时，未结合实际情况研究优化，直接下发档案清单，导致责任人面对繁杂清单时无所适从、无从下手，最终只能随意整理几项材料应付。

二是常规标准法。对于常规教学活动，档案材料的要求已在相关制度中明确规定，或已经形成约定俗成的规范，此时可以按照既定的标准规范收集教学档案。例如，课程教学文件提交环节，教师可根据课程教学的内在要求，把反映教学活动过程与成效的相关材料整理归档。这种标准化的教学档案采集方式通常不会产生档案材料方面的理解偏差，档案形成效率较高；其缺点在于，固化的标准会约束档案形成人员的创造力，从而影响教学活动的深层次改革创新。

三是任务管理法。在高校档案工作中，该方法以教学工作任务为核心，进行分类管理和收集，其收集原则是在任务管理的全过程中，每个环节都对应配套的任务过程档案。这种方法适合任务导向型教学活动，如专业申请、学位评估等。每项任务从启动、执行到完成，均需同步开展材料收集与生成工作。这些材料是学校或二级学院的宝贵资源，归档后的有效利用将对教学工作各方面产生重要支撑作用。

四是系统预警法。借助档案管理信息系统，系统管理员根据档案提交计划，将应缴档案材料以“待完成事项”形式直接分配给档案责任人，确保责任人能在截止日期前预留充足时间知晓要求并准备相关归档材料。该方法可以将档案归集工作有效前置，给归档责任人提供充足的档案准备整理时间，进而提高归档质量。但需注意的是，系统预警信息可能因各种原因不能顺利到达档案责任者，因此除系统预警外，需补充人工提醒方式，确保预警信息及时传达。

教学档案存储模式

教学档案存储是档案管理工作有效开展的基础，其存储模式直接决定了档案管理与利用的效率。教学档案存储模式涵盖物理介质载体、内容信息存储方式、存储策略等维度。

一是物理介质载体选择策略。无论何种档案材料，其档案实体均存在多种物理形态，包括纸质材料、实物、U盘、光盘、磁带、计算机硬盘等。档案物理介质的形态将对档案管理方式产生直接影响，档案的保存、管理与安全等考量均与档案的介质载体密切相关。在选择物理介质时，应以保障档案原始性为核心原则，选用有效可靠的存储载体，确保档案信息可以有效存取、便捷利用且安全可控。

二是档案实体保管策略。无论是纸质档案还是电子档案，最终均以物理实体形式留存。档案实体保管的科学性，是保障信息有效与安全的重要环节。在实体档案保管方面，制度设计、分类存储、集中保管、加强物理防范、优化存储环境都是档案实体保管策略的重要内容。此外，原始档案的备份工作至关重要，不仅包括纸质档案的数字化备份、数字档案的实体化归档，还涵盖电子档案的多份复制存储。在实际工作中，通常采用物理与电子同步存储、异地备份存储等多重策略，构建档案安全保障体系。

教学档案利用模式

档案利用是档案工作的核心和落脚点，脱离档案利用，档案建设便失去了存在的意义。教学档案利用主要表现在以下几方面。

一是实体教学档案借阅。这是教学档案价值发挥的主要途径，也是档案服务最基本的路径。教学档案管理部门通常会为广大档案利用者提供档案借阅服务，充分发挥“档案育人”功能。如果教学档案归档后便束之高阁、无人问津，档案工作便无法体现，其存在意义也会大打折扣。

二是基于档案的教学评价。档案服务于教学评价，既是许多地方高校最为看重的利用场景，也是学校领导深化档案工作重要性认识的关键因素。许多高校在面临上级检查、专业评估、重要项目申报时，才意识到教学档案工作的重要性。“建档―评价―改进”的标准化流程，已成为高校推进档案工作的重要依据，在一定程度上推动了教学档案建设的规范化发展。

三是教学档案在线服务。档案在线服务是传统档案服务在信息时代背景下的拓展，旨在为档案用户提供不受时空限制的全方位服务。《中华人民共和国档案法》规定，档案部门有依法向社会开放相关档案，并公布开放档案目录，为社会提供优质档案服务的义务。同时强调，任何社会主体都有依法利用档案的权利，“单位和个人持有合法证明，可以利用已经开放的档案”。可见，档案在线服务不仅是档案开放的主要拓展途径，还是档案部门的法定义务，更是高校档案工作面向社会、扩大影响力的重要手段。

教学档案是地方高校所有教学活动的真实记录，贯穿教学活动的全过程，是教学全过程监控的重要依据、教学质量提升的重要抓手、教学文化传承的重要载体。本文从分类、收集、存储与利用四个维度对教学档案管理模式进行分析，对于促进地方高校教学档案管理规范化建设具有参考意义。

江苏省教育科学规划重点课题“元认知视角下地方高校线上线下教学融合改革研究”（B/2023/01/187）；江苏高校哲学社会科学研究一般项目“地方高校档案管理数智转型与服务创新研究”（2025SJYB1486）。

（作者单位：盐城工学院校办档案馆）

参考文献：

[1]教育部,国家档案局.高等学校档案管理办法[EB/OL].(2008-08-20)[2025-11-28].http://www.moe.gov.cn/srcsite/A02/s5911/moe_621/200808/t20080820_81841.html.

[2]周银珠.浅谈高校二级学院教学档案的管理与开发利用[J].教育教学论坛,2020(37):21-22.

[3]初庆华.高校教学档案的数字化及信息化管理探讨[J].兰台世界,2013(14):24-25.

[4]张青,尚世宇.教学质量评估与高校教学档案整合管理策略[J].办公室业务,2021(21):58-60.

[5]师莹.加强教学档案管理促进高校教学评估[J].文学教育(下),2015(09):158-159.

[6]吴明发.面向大数据的高校档案信息化建设研究[J].信息系统工程,2023(08):108-111.