刘莉

摘要：高职院校电子档案承载着学校的历史轨迹、文化积淀与教育成果，具有重要的历史、文化和教育价值。利用数字化技术构建电子档案管理体系，能够实现档案资源的高精度记录、多元化展示与互动式传播，精准满足文化传承对档案管理的需求。现对高职院校电子档案管理体系的构建路径进行探讨，分析借助智能化手段增强文化传播力的实现方案，以期助力高职院校在全球化与数字化背景下实现文化的可持续发展与创新性传承。

近年来，文化创新与传承诉求愈发迫切，高职院校需积极承担文化传承使命。在此过程中，其档案通过记载学校发展历史、科研成果、师资发展以及校园文化等内容，既是学校发展轨迹的真实见证，也为爱国主义教育和社会主义核心价值观提供有效媒介。对高职院校档案的文化内涵进行深层次挖掘，并将其贯穿于人才培养的各个环节，可以有效发挥档案文化的教育功能，满足文化创新与传承要求。在信息化、数字化技术发展日益迅猛的背景下，高职院校电子档案管理要求愈发严格。实践表明，电子档案资源建设与文化传承之间具有十分密切的关系，二者相互支撑，应用数字化技术构建的电子档案管理体系，既能革新文化记录存储方式，又能为高职院校开辟文化传播及教育的新渠道，为文化可持续发展注入强劲动力。基于此，本文以文化传承为视角，探讨高职院校电子档案管理体系的构建。

文化传承视域下高职院校电子档案的重要价值

高职院校电子档案真实记录着学校的发展轨迹，能够客观反映学校各项办学活动，为学校文化研究提供最直接的原始资料。从文化传承视角看，电子档案是高职院校文化的载体，不仅记录了办学历史与校园文化，还通过持续利用与记录动态生成新的文化内涵，为文化传承提供支撑。采取有效措施深层次挖掘电子档案文化价值，实现其历史传承、文化传播和教育启迪等重要功能，不仅可以加快高职院校文化建设进程，还能实现对中华优秀传统文化的弘扬。

历史价值

在高职院校发展进程中，电子档案的作用非常突出，它记录了学校的发展历程，具有独特而正规的历史研究意义。高职院校自成立之初，各类档案资料便持续积累，客观完整地保存了学校成长的关键过程，为后续研究者探寻学校发展规律及演变过程提供真实可靠的素材。档案管理人员对早期的校园建设规划文件、专业学科布局方案等档案材料进行梳理，能够准确还原高职院校在各个历史时期的办学思路和发展重点。通过系统且详细地记录学校发展过程中的关键节点事件、重要人事变动以及校园文化建设等内容，电子档案能够全面立体地勾勒出高职院校的整体发展框架。此外，高职院校电子档案保存了大量文献典籍、实物档案和历史照片等珍贵资料，这些资料是学校历史记忆的重要组成部分，承载了办学关键节点与文化传承信息。例如，一些具有年代感的电子照片能够生动再现不同年代的校园风貌和师生风采；各类文献资料可真实反映学校发展历程和重大活动轨迹，它们承载的历史记忆可在学术研究与文化传承领域发挥重要作用。通过校庆等重大活动对电子档案展览进行精心策划，可以让广大师生和校友直观地感受高职院校的发展成就，增强他们对学校的认同感与归属感，最终提升学校的向心力和凝聚力。

文化价值

作为学校文化传承的关键媒介，电子档案能够全面反映高职院校的教学科研发展历程、特色文化氛围以及思想价值导向，属于彰显高职院校综合实力的核心要素，在延续校园文脉、发挥教育功能方面的重要作用不容忽视。概括而言，高职院校电子档案可以对学生社团运作、艺术表演活动、周年庆典仪式等各类文化实践的历史轨迹进行保存，在彰显学校文化的同时，展示其文化育人的独特路径，其不仅能够充实师生的文化生活，还可以在推动校园文化生态构建方面发挥积极作用。正是在电子档案这一重要载体的支持下，很多高职院校的校训精神、校歌旋律等标志性文化元素均得到延续，不断演变为学校文化认同的关键组成部分。此外，高职院校电子档案蕴含的教育思想、办学传统、师生价值取向等既是精神要素，也是重塑校园精神的关键内容，能为师生持续发展与积极创新提供重要的支撑。

教育价值

在人才培养过程中，高职院校电子档案的独特价值不容忽视，其不仅可以为课程教学提供多样化的参考资料，还能在思政教育中发挥重要的载体作用。从教学资源角度看，高职院校电子档案中的珍贵史料及科研成果可以为课堂教学提供有益补充，让师生更加全面地掌握学校发展脉络、办学沿革和学术动态。例如，在组织开展新生入学教育活动时，教师通过整理电子档案中的校史文献开展专题教学，将学校的办学历程与文化积淀生动地呈现给学生，增强其对学校的归属感与荣誉感。从专业课程教学角度看，电子档案在教学中的合理运用不仅能拓展学生的知识面，还能有效锻炼其实际操作技能，并为其学术研究提供可靠依据，让其从真实的历史文献中获取灵感，实现科研素养的有效提升。从思想引领角度看，电子档案中记载的优秀人物事迹和校友成长经历等均是思政教育的生动素材，在为学生提供学习典范的同时有效发挥激励作用，让学生刻苦钻研、奋发向上，在潜移默化中增强对母校的情感和责任意识。

文化传承对高职院校电子档案的需求

电子档案建设与文化传承具有相辅相成的互动关系。信息化、数字化技术的发展及应用既改变了文化的记录及存储模式，又拓展了其传播与普及渠道，为文化活态传承及创新发展提供新的技术支撑。进入数字时代，文化的创新性传承对高职院校电子档案建设提出更加严格的要求，既要求档案管理应用先进的数字化采集技术，确保文化的原真性及保存的可持续性，还要求构建多样化的呈现载体及传播渠道，以此增强文化影响力。

高精度记录需求

文化传承要求高职院校电子档案利用先进技术设备，如三维建模、动态捕捉、超高像素摄像等进行精准记录，在保证文化原生态特征的同时，准确还原其细微要素。在实际操作过程中，需重点做好以下几方面工作。一是利用光学字符识别技术将传统纸质资料转换为数字化文本格式；二是借助高像素成像设备执行精细化图像采集任务；三是通过专业音频录制器材对文化声效资料进行完整保存；四是使用高规格摄像设备完成对文化项目完整流程的动态化记录工作；五是在激光三维扫描或多角度摄影测量技术的支持下构建文化立体化、数字化模型，实现全方位、数字化保存文化要素的目标。

通过采用上述先进数字化采集手段，精准记录高职院校校园文化，完整保留优秀文化在数字化转换过程中的文化内涵及历史价值，对文化传承具有重要意义。在专业技术的支持下，实现文化资源由实体形态向数字形态转化，能有效保存其中文化特质及重要历史信息，为后续文化研究、展示、传承工作奠定坚实基础。

多元化展示需求

文化传承要求高职院校电子档案建设与管理利用多样化呈现载体，如数字资源库、VR沉浸系统、AR技术、交互式网络平台等，以生动展示文化内涵，促进传承。从技术实现上看，要求高职院校使用信息存储系统对大规模电子档案资料进行组织与维护，构建标准化元数据框架、规范化描述数字资源的内容特征、文件格式等关键信息，为提升检索效率及管理效能提供保证。此外，还要建立健全数据容灾机制，确保电子档案存储安全性及系统稳定性，以此满足数字化文化资源的长期可访问性及完整性要求。

多样化的呈现载体既能全面展示文化的历史渊源、技艺特点和深层价值，又能在沉浸式技术的支持下给予师生身临其境的体验，如感受校园庆典的独特氛围，通过多维度展示提升文化感染力，拓展文化的传播广度与深度，最终让更多师生接触并领略高职院校文化的精髓及独特魅力。

互动式传播需求

文化传承要求高职院校电子档案建设与管理中的参与式传播机制借助智能化导览平台、网络教学模块、交互式学习工具以及文化主题游戏等现代信息技术，实现文化资源与师生的双向互动，在扩大文化覆盖面、增强其影响力的同时，通过丰富的视觉呈现和交互设计保证文化内容感染力，由此优化师生参与体验，深化师生对文化的认知，从而扩大文化传承范围。

具体而言，高职院校可搭建专门的电子档案网站，实现文化资源在线查阅与智能检索。在技术应用上，可借助虚拟现实技术为师生打造身临其境的体验环境，将电子档案嵌入虚拟场景，或通过增强现实技术融合数字内容与现实空间，增强师生参与感。此外，高职院校可开发移动应用、手机App等，让师生突破时空限制获取文化资源，为其提供灵活多样的学习渠道，促进文化在当代语境下的创造性转化，真正通过移动化与智能化传播手段增强文化可及性，为文化注入新活力。

文化传承视域下高职院校电子档案管理体系的构建

进入新时代，高职院校必须提高对电子档案管理体系的重视程度，明确图1所示的电子档案管理体系构建重点，充分释放电子档案价值，满足文化传承对其提出的要求。

增强文化传承意识

出于对现阶段文化传承重要诉求的考虑，高职院校电子档案管理体系的构建应增强文化传承意识，明确宣传推广与责任培养两方面重点。一方面，宣传推广。高职院校应提升电子档案的战略地位，组织开展档案主题展览、校史文化展示、档案知识讲座等多样化活动，向师生系统性地展示电子档案蕴含的历史价值、文化内涵和学术成果，并在此过程中搭建全媒体宣传网络，对校报、校园电台、官方网站及新媒体平台等传播渠道进行有机整合，打造电子档案宣传的立体化传播格局。另一方面，责任培养。高职院校可将电子档案文化和校史教育内容纳入课程体系，特别是与通识课程和思政课程有机融合。例如，在思政教学中穿插典型事例和模范人物等电子档案内容，在丰富教学内容的同时加强爱国主义和集体主义教育。为了有效提升电子档案的影响力，培育师生的文化自觉与传承意识，高职院校还应积极引导师生参与电子档案文化建设实践，组织电子档案文化调研等实践活动，让师生在亲身体验中深化对电子档案价值的认知，自觉承担起文化传承的使命。

创新电子档案管理

高职院校应对电子档案管理模式进行优化，并重点做好以下工作。一是制定电子档案管理制度，建立健全覆盖档案全生命周期的规范化管理体系，保证电子档案工作各个环节均有明确的规范指引。二是加强技术创新，着力推进档案管理数字化转型，构建智能化的档案信息管理平台，为档案资源的数字化加工与智能化管理提供重要平台支撑，为师生和社会公众提供查询、借阅、咨询等全方位电子档案服务；同时，借助人工智能、大数据分析等前沿技术对电子档案数据价值进行深入挖掘，为高职院校文化建设提供科学决策支持。三是建设电子档案资源共享平台，对分散在各院系、部门的档案资源进行系统性梳理和整合，成立统一的电子档案资源数据中心，对全校电子档案实施集约化管理，在提升电子档案数据库运行效率的同时，优化师生使用体验。

优化档案利用服务

为了实现对文化传承诉求的有效满足，高职院校应对电子档案服务进行创新，秉持开放共享理念，面向校内不同群体提供差异化的服务方案。对于学术研究人员，可为其提供专题档案汇编服务，根据其研究主题，在数据库中对文化资料进行精准筛选，形成系统化的研究素材库；对于文化传承人，可为其提供电子档案建设指导服务，对传承谱系、技艺特点和授徒情况等关键信息进行系统性记录，建立关联文化要素的专题电子档案。此外，高职院校可定期组织“三街两巷”等主题式电子档案展览活动，在文化场所对专题展区进行设置，采用历史图片、文献资料等电子展品生动呈现街区变迁和文化发展轨迹，增设文化互动体验区，让受众通过虚拟现实技术体验打金工艺、糖画制作等活动，感受文化的独特魅力，由此提升电子档案宣传的吸引力及感染力。

整合电子档案资源

为了有效发挥电子档案的历史、文化与教育价值，对文化传承形成助力，高职院校应对电子档案资源进行整合与共享，搭建覆盖档案全流程管理的综合性数字平台，赋予平台对档案由生成至归档全周期数据进行管理的功能，在保障资源可及性的同时建立完善的版权保护体系，实现电子档案资源开放利用与权益保护的有机统一。此外，高职院校还应按照国家标准规范提升档案资源的兼容性，加强与其他相关机构之间的资源共享及合作，在此过程中，要建立健全相关管理制度，完善管理流程，提高电子档案工作效率，以档案精准性、系统性为前提，为文化传承赋能。考虑到数字化时代信息面临较为突出的安全风险，高职院校还应采取数据加密措施。通过访问控制、安全审计等多元化手段加强电子档案安全管理，避免未经授权的访问，将档案信息恶意泄漏率最小化。此外，高职院校还应在电子档案管理体系构建过程中清晰界定各环节的工作职责、管理权限和标准化操作程序，为档案管理工作规范性、统一性提供保证，配合落实风险预防、应急处置和问题整改长效管理机制，定期开展数字化系统安全检测与隐患排查工作，及时识别和消除可能存在的安全隐患，为电子档案工作安全稳定运行提供保证。

在当前全球化与数字化浪潮中，文化传承应与时俱进，在科技创新的支持下持续开拓新局面。对此，高职院校可构建电子档案管理体系，以数字化技术为支撑，为文化传承提供创新性的解决方案，在实现文化资源系统性保存的同时，为其传播与共享创造重要机遇，使文化在当今数字时代焕发新的生命力。

陕西能源职业技术学院校级课题“高职院校电子档案工作研究”（课题编号：23RWP05）。

（作者单位：陕西能源职业技术学院）