张荣蓉

摘要：科研档案是医院科研工作的基础和支撑，是医院科研成果的积累和展示。然而，当前医院科研档案管理工作面临诸多挑战，包括科研档案意识淡薄、档案制度体系不完善、管理人员专业素质参差不齐以及科研档案管理工作力度不足等。现以PDCA循环理论为切入点，分析PDCA循环理论的各个阶段在医院科研档案管理中的应用，为医院科研档案管理工作提供指导，促进医院科研档案实现规范、科学管理。

科研能力作为衡量国家三级公立医院绩效考核的关键指标之一，不仅体现了医院在高质量发展道路上的重要地位，更是医院可持续发展的关键动力。医院科研档案作为医院在科研活动中直接形成，具有保存价值的文字、图片以及声像载体等文件材料，成为反映医院科研能力水平的直接历史证据。这些档案资料不仅记录了医院科研活动的历程，而且为未来的科研活动提供了宝贵的参考资料，有助于进一步提升医院的科研能力和整体水平[1]。

然而，在当前的医院科研档案管理工作中，仍然存在着诸多问题。如何规范和科学地管理这些科研档案，充分发挥其潜在价值，促进档案资源的开发利用，已经成为医院科研管理工作亟待关注的重要课题。PDCA循环法作为一种科学的管理方法，将其应用于科研档案管理工作，可以为医院科研档案管理工作提供理论支持和实践指导，帮助医院更好地规范科研档案管理流程，提升科研档案的开发利用效率，从而推动医院科研工作的持续进步和发展。

PDCA循环理论

PDCA循环也被称为“戴明环”，最初由美国质量管理专家沃特・阿曼德・休哈特博士在20世纪30年代提出，后经由美国质量管理专家爱德华兹・戴明博士在20世纪50年代采纳并大力宣传，从而广为人知，该方法作为一种行之有效的质量改进策略被广泛应用于医疗行业。这一理论的核心在于通过持续不断地改进，实现管理的优化和提升。PDCA循环具有三大显著特点――整体性、阶梯式上升以及重视总结。它通过将许多小的循环组合成一个大的循环，形成一个大环套小环的结构，从而共同推动事物持续向前发展。

具体来说，PDCA循环包括四个阶段：计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）和处理（Act）。这四个阶段紧密相连，形成一个不断循环的过程。在每个循环中，都会解决一些问题，而那些未能在当前循环中解决的问题，则会被带入下一个循环中继续处理。通过这种循环往复的过程，组织能够有效地发现问题、改进管理方式和措施，从而显著提高工作效率和质量。

将PDCA循环应用于医院科研档案管理，可以显著提升科研档案管理的工作效率和科研档案质量。通过在计划阶段制定详细的管理方案，在执行阶段严格按照计划进行操作，在检查阶段对执行情况进行全面评估，在处理阶段对发现的问题进行总结和改进，使医院科研档案管理工作变得更加系统化和规范化。这不仅有助于提高科研档案的整理和保存质量，还能确保科研数据的完整性和可靠性，从而为医院的科研工作提供有力支持。

当前医院科研档案管理的现状

科研档案意识薄弱，对科研档案缺乏足够的重视

由于科研档案工作不能直接带来经济效益，医院的领导层通常更加重视科研工作本身，而忽视科研档案的建设与管理工作。这种现象导致科研档案管理工作的资源和要素有限，科研档案管理工作难以开展[2]。

科研人员和科研管理部门以及档案管理部门的工作人员普遍缺乏对科研档案的重视。根据《科学技术研究档案管理规定》[3]，科研项目应当明确专人负责科研文件材料的收集、整理、审核，并在结题验收后按照规定及时归档。然而，在实际工作中，课题组常常会忽略科研档案工作，未将其纳入科研项目整体规划，也不会指定专人负责科研档案管理工作[4]。这导致科研材料存在归档不及时，以及归档材料不完整、不符合要求等问题。

在医院，尤其是基层医院，通常不会设置专职科研档案管理人员岗位，科研档案管理工作一般由其他人员兼任，如科研管理部门的档案员大多数由科研管理人员兼任。这些兼任的档案员并未经过专门的档案知识和技能训练，档案意识不强，且本职工作繁重，他们本着“多一事不如少一事”的态度，对科研档案的移交和归档工作没有足够的积极性，不会主动督促课题组提交科研文件材料。

科研档案管理制度体系不健全，管理粗放

调查研究发现，大部分医院的科研档案管理制度不健全，甚至缺乏科研档案管理制度，导致管理效果较差[5]，主要体现在以下几方面。首先，科研档案管理机构的权责不清，未明确课题组、科研管理部门和档案管理部门的职责，直接影响科研档案管理工作的落实。其次，科研档案制度不完善或过于笼统宽泛，在实际工作中操作性低，未能将制度落实到具体管理环节[6]。同时，尚未构建完善的科研档案管理工作监督管理体系，导致科研档案的管理状态难以得到实时掌控。最后，尚未结合档案数字化建设的基本要求出台相关的规章制度，难以为科研档案数字化建设提供支持。

科研档案工作人员专业素质有待提高

当前，医院的科研档案管理工作多由科研管理部门的工作人员兼任，缺乏专职的档案管理专业人才[7]。这些管理人员通常对科研档案管理缺乏全面认识，难以在实际工作中根据科研工作的特性有效管理科研档案。此外，科研管理人员缺乏与档案管理工作相关的专业能力，缺乏创新的档案管理知识和管理理念，在一定程度上影响了科研档案的搜集、整理和归档工作，限制科研档案自身价值的开发和利用。

档案设施配备不足和缺乏信息化管理

医院科研档案管理工作普遍存在场所小、设备不全、缺乏规划等难题，对档案信息化的发展和新形势的需求难以适应。档案设施配备是否齐全，对档案工作的质量与效率具有重要的影响和作用。随着科研项目数量的不断增加，需归档的文件数量随之攀升，纸质资料归档不仅占用大量空间，且对存储环境有较高要求，不当存储易导致档案发生霉变、破损，且在档案信息检索和查阅时颇为耗时费力。在此情形下，信息化管理对繁杂的科研档案管理有着巨大的帮助。然而，众多医院对档案信息化管理的重视不足，缺乏相应的信息化软件和设备，仍沿用传统的纸质档案管理方式，导致科研档案管理效果不佳，效率低下。

科研档案开发利用率低

当前，医院科研档案的服务能力与日益增长的科研需求之间存在明显的差距。首先，档案利用服务机制不完善。目前，医院的科研档案利用服务仍然停留在提供基础的“查询服务”阶段，科研人员往往是在人事晋升或需要提交相关的佐证材料时，才会利用科研档案。其次，医院的科研档案编研能力较弱，编研成果单一，编研成果的服务效能有待进一步提升。最后，档案开发模式相对滞后，科研档案开发主要局限于传统的出版、展览、音视频制作等方式，方法单一且服务效果并不显著。同时，科研服务与科研诚信建设的能力水平不足，未能充分利用档案资源推动科研诚信的建设。

PDCA循环在医院科研档案管理中的应用

在医院科研档案管理中，PDCA循环的应用可以显著提升档案管理的质量和效率。PDCA循环即计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Act）四个阶段的循环过程，是一种科学的管理方法，能够帮助医院在科研档案管理方面不断改进和优化。

计划阶段――分析问题，制定计划

在计划阶段，医院需要对现有的科研档案管理工作进行全面的审视和分析，找出存在的问题及根本原因。

通过对本院科研人员进行座谈和问卷调查，了解科研人员在科研档案管理中存在的问题和对档案利用的需求。调查发现，科研人员缺乏档案归档意识和科研档案管理的相关知识，不了解科研档案归档的范围和要求。并且，在科研材料的收集和积累过程中，科研人员为了日后使用方便，通常会自己保管科研材料，不会主动归档。因此，可以邀请专家进行现场指导，发现医院科研档案管理存在的问题以及解决措施。

科研档案管理面临的主要问题包括科研档案管理制度不够完善、管理方式较为粗放、权责界限不明确；科研档案归档资料不完整，尤其是研究过程中形成的实验记录、数据、结果、图纸等核心材料严重缺失；档案管理人员缺乏必要的专业知识；档案设施设备和信息化水平不足；科研档案开发利用率低等。针对这些问题，医院应确定科研档案管理的关键环节和重点领域，并从管理制度、管理流程、人员培训等方面入手，制定切实可行的改进计划，以期提高科研档案的质量和管理人员的工作效率。

执行阶段――实施计划，解决问题

在执行阶段，医院需要将计划阶段制定的计划付诸实践。

1.完善科研档案管理制度、优化档案管理流程

科研档案管理制度是科研档案管理工作的基础，也是提高工作效率和质量的关键。医院应健全和完善科研档案管理制度，包括科研档案管理办法、保密制度、安全制度和查借阅制度等。针对科研档案工作的重点环节，制定符合本单位实际的规范化流程，从科研档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和提供利用等环节入手，建立逻辑合理、环节严密的工作流程，使工作更加精细化和规范化。明确负责各环节的部门及人员职责，确保档案管理人员能够各司其职，避免越位或缺位现象的发生。

2.开展档案宣传引导，增强科研档案意识

通过宣传展览、内网、微信公众号、专题讲座等形式，广泛宣传档案法律法规，不断强化科研档案工作的重要性，提高管理者、科研部门、档案管理部门和科研工作者对科研档案工作重要性的认识，使医院领导重视科研档案管理工作，形成科研人员主动提交科研材料，档案管理人员积极主动、创造性地进行科研档案管理工作的良好氛围。

3.开展档案相关培训工作，打造高素质的科研档案管理队伍

由于医院的科研人员和档案管理工作人员大多未接受过专业的档案知识培训，缺乏必要的专业知识。因此，需要根据实际情况制定档案年度培训计划，对科研人员、档案管理工作人员等进行档案专业知识培训，使他们更好地理解和掌握档案管理相关法律法规和制度要求，提高档案专业知识素养和管理能力，增强档案意识和责任意识。同时，应将档案管理人员纳入医院进修计划，支持他们到相关单位进行档案专业进修学习。培养科研档案管理人员的创新思维和解决问题的能力，以便更好地应对科研档案管理中遇到的新情况和新问题。

4.加强科研档案开发利用水平

首先，提高档案管理人员信息检索、数据整合与分析、知识挖掘等技术能力，以满足科研档案利用的需求。其次，建立完善的科研档案检索系统，便于科研人员快速准确地查找所需档案。最后，积极推广科研成果的转化应用，通过档案信息的挖掘和分析，发现科研成果的潜在价值，促进科研成果的产业化。此外，加强与高校、科研机构等外部单位的合作与交流，共享科研档案资源，拓宽科研档案的利用渠道。

检查阶段――持续检查，跟踪问效

检查阶段主要是对执行过程进行监督和评价，并将检查中发现的问题及时进行汇总。首先，建立科研档案管理监督机制，包括日常监督机制和定期监督机制，建立以档案管理部门、科研人员和科研档案利用者为主的科研档案评价主体，重点对科研档案收集、整理、归档和利用，以及档案培训工作等方面进行监督管理。其次，构建科学合理的监督评价指标体系，从档案制度的执行情况、档案的归档进度，以及归档档案的完整性、档案查找率、借阅率、档案利用满意率等方面构建评价指标体系，对科研档案进行全方位评价，通过设定明确的量化标准和评价方法，对科研档案管理工作的效果进行客观评估。此外，还应定期组织专家对科研档案管理进行评审，确保评价结果的公正性和准确性。通过这些措施，发现科研档案管理工作中的问题，为持续改进科研档案管理工作提供支撑。

处理阶段――提炼标准，总结经验

处理阶段是对检查结果进行分析和处理，并对检查阶段发现的问题提出解决办法，并进行落实和改进。在此阶段，通过对科研档案管理工作进行常态化跟踪和评估反馈，对科研档案管理的各个环节进行深入分析，识别出科研档案管理工作中的不足之处和潜在风险，确认制定的计划是否有效完成，执行阶段是否存在其他问题。针对检查阶段发现的问题，应及时进行分析讨论，并制定科学合理的解决方案，将未解决的问题纳入下一个PDCA循环，为下一阶段的工作指明方向。同时，对成功经验和做法进行总结，将其整理成一套标准化的操作流程，为今后的科研档案管理工作提供可借鉴的范例。此外，将执行阶段的经验教训归纳整理，形成案例库，以便在未来遇到类似问题时能够作为参考和快速应对。

在科研档案管理过程中，可以考虑将信息化技术与PDCA循环理论有机结合。在计划阶段，信息化技术可以帮助管理者制定基于数据的科学计划，确保目标的可实现性和资源的合理配置。在执行阶段，信息化技术可以对任务进展实时监控，确保各项措施得到有效实施。在检查阶段，通过数据分析工具，能够迅速而准确地识别出存在的问题和偏差，从而为制定改进措施提供有力的数据支持。最后，在处理阶段，信息化手段可以迅速传达改进方案，确保所有相关人员能够及时调整工作方法。通过将信息化手段应用于PDCA循环的每一个环节，实现更加精准和高效的管理。

实践证明，PDCA循环理论作为一种科学有效的管理手段和方法，将其应用于科研档案管理工作，可以在科研档案管理过程中发现存在的问题，并采取相应的改进措施，显著提高科研档案在收集、整理、归档等环节的工作效率和规范性，从而确保科研档案的真实性、完整性和准确性。

在医院科研档案管理过程中，PDCA循环理论与信息化技术手段结合，不仅提高了科研档案管理的透明度和可追溯性，还能够通过持续性反馈和调整，不断优化科研档案管理工作的流程，提高工作效率和质量。

在今后的工作中，应继续深化PDCA循环管理在医院科研档案管理中的应用，不断优化和完善这一管理方法，推动医院科研档案管理工作朝着科学化、系统化、规范化的方向迈进。医院可以更高效地运用科研档案资源，进而为科研人员提供更加高效和便捷的服务，推动医院科研事业的持续进步和发展。

（作者单位：杭州市儿童医院）

参考文献：

[1]赵希彦,房鑫,张雨桐.PDCA循环在医院科技档案管理中的应用[J].黑龙江科学,2020,11(07):132-133.

[2]何志丽.昆明市三甲医院科研档案管理研究――基于三所医院的实证分析[D].昆明:云南大学,2018.

[3]科学技术研究档案管理规定[N].中国档案报,2020-10-29(002).

[4]杜静,罗瑞丽.关于科研院所科研档案管理的探析[J].北京档案,2020(12):35-37.

[5]王洪涛.医院科研档案规范化管理现状及建议[J].办公室业务,2021(08):149-150.

[6]郑富豪.医院科研档案管理现状及改革分析[J].兰台内外,2023(15):11-13.

[7]胡桂周,吴志华,鲁鸿,等.医院科研档案管理存在的问题与建议[J].中国病案,2013,14(01):17-19.